YouSendIt biedt ondernemers de mogelijkheid om veilig grote bestanden per e-mail te versturen. In plaats van de bestanden als bijlage mee te sturen, plaatst YouSendIt de bestanden tijdelijk online, zodat de ontvanger deze kan downloaden. Naast de online software biedt de SaaS-aanbieder een aantal plugins voor bijvoorbeeld Microsoft Outlook en Photoshop om met één muisklik grote bestanden of gehele mappen te kunnen versturen.
Als ondernemer komt het nog wel eens voor dat je een groot bestand moet versturen. Bijvoorbeeld een opgemaakte folder voor de drukker, een uitgebreid rapport met veel afbeeldingen of een bedrijfsfilm. E-mail is dan niet een juiste oplossing. Veel e-mailservers kunnen bestanden groter dan 10 of 20 MB niet aan. Maar ook biedt e-mail weinig beveiligingsmogelijkheden. De online software van YouSendIt speelt op deze nadelen van e-mail in.
Functionaliteiten online software YouSendIt
Na het inloggen biedt de online software van YouSendIt de mogelijkheid om bestanden tot 2 Gigabyte te versturen. Naast het schrijven van een e-mailbericht, zijn de mogelijkheden in YouSendIt:
Een of meerdere bestanden selecteren die verstuurd moeten worden. De ontvanger kan deze downloaden via een URL die in de e-mail staat.
Geldigheidsduur van het bestand aangeven. Tot welke datum kan een ontvanger het bestand downloaden? Ook is het mogelijk om aan te geven dat een bestand maar een X aantal keer kan worden gedownload.
Wachtwoord beveiliging zodat een ontvanger alleen na het invullen van een password het bestand kan downloaden. Deze moet natuurlijk niet in de YouSendIt-e-mail staan, maar bijvoorbeeld telefonisch worden doorgegeven.
Gebruikersregistratie: door het aanklikken van deze optie moet een ontvanger eerst een account aanmaken op YouSendIt, voordat hij de bestanden kan downloaden.
Bevestiging van de download per e-mail ontvangen wanneer een ontvanger een bestand heeft gedownload.
Afhankelijk van de ingestelde geldigheidsduur slaat YouSendIt de bestanden ook online op. Via 'MyFiles' kunnen alle verstuurde e-mailberichten worden teruggekeken en eventueel worden doorgestuurd. Bij het doorsturen van een bericht biedt de online software de mogelijkheid om andere bijlagen toe te voegen of eerdere bestanden te verwijderen. Op deze manier hoeft een bestand niet opnieuw te worden geüpload.
YouSendIt: gemakkelijk in gebruik
De interface van YouSendIt blijkt tijdens de test overzichtelijk en duidelijk. Het versturen van een e-mailbericht gaat zonder poespas. De online software biedt de mogelijkheid om een niet-opgemaakt tekstbericht te schrijven en de bestanden toe te voegen. Wanneer er op send wordt geklikt, worden de verschillende bestanden naar de YouSendIt server geüpload. Hoe lang dit duurt is afhankelijk van de grootte van de bestanden en de internetsnelheid. Zo lang dit proces gaande is, moet het scherm (uiteraard) open blijven.
YouSendIt biedt ook een aantal plugins en een losse applicatie voor haar online dienst. Het programma (voor Mac en Windows) biedt dezelfde functionaliteiten als de website. Alleen kan deze een upload hervatten wanneer bijvoorbeeld de internetverbinding wegvalt. De SaaS-aanbieder heeft plugins gemaakt voor:
YouSendIt slaat eerder gebruikte e-mailadressen wel op, maar het biedt geen mogelijkheid om alle contactgegevens uit een bestaand adressenbestand te importeren. Ook biedt de online software geen koppelingen met bijvoorbeeld Gmail of andere web-based e-mailservices.
De Software as a Service maakt gebruik van een beveiligde (https) verbinding. Daarnaast biedt YouSendIt verschillende beveiligingsopties rondom de te versturen e-mail. Niet alleen door een password te vragen voor het downloaden van de bestanden, maar ook door bijvoorbeeld in te stellen dat een bestand maar 1 keer te downloaden is. Zo kan voorkomen worden dat bijlagen worden doorgestuurd.
Data die wordt geüpload naar YouSendIt wordt automatisch geback-upt naar een tweede server. Alle bestanden worden geëncodeerd opgeslagen onder een scrambled naam, zodat ze niet te herleiden zijn. Hoe lang de bestanden beschikbaar zijn, is afhankelijk van de instellingen tijdens het versturen van de e-mail. Standaard wordt een bestand 14 dagen opgeslagen (of 7 dagen bij een gratis account).
Kosten YouSendIt: abonnement of betalen per gebruik
YouSendIt biedt verschillende abonnementen. Zo kan de online software gratis worden gebruik. Alleen biedt YouSendIt dan geen functionaliteiten, zoals het beveiligen met een password. Ook is het niet mogelijk om bestanden groter dan 100 Mb te versturen. Deze mogelijkheden kunnen per keer worden afgerekend. De kosten voor het gebruik van YouSendIt zijn:
Grote bestanden tot 2 Gigabyte versturen: 10 dollar
Downloadbevestiging: 4 dollar
Password: 4 dollar
Registratie voor dat een ontvanger een bestand kan downloaden: 4 dollar
Voor 15 dollar per maand, per gebruiker, kunnen al deze functionaliteiten van YouSendIt ongelimiteerd worden gebruikt.
Eindoordeel online software YouSendIt
YouSendIt is eenvoudig te gebruiken online software om snel grote bestanden mee te versturen. Voor ondernemers die op zoek zijn naar een service die goede beveiliging biedt, is YouSendIt perfect. De mogelijkheid om voor de uitgebreide beveiligingsopties per gebruik te betalen zijn handig. Niet ieder document heeft dezelfde beveiligingsprocedure nodig.
Ondernemers die op zoek zijn naar een gratis manier om grote bestanden te versturen, kunnen beter voor een andere SaaS-aanbieder kiezen. De gratis versie van YouSendIt kan bestanden van slechts maximaal 100Mb aan.
Emiel (1984) is een freelance multimedia journalist. Hij heeft een achtergrond in de ICT en schrijft regelmatig over digitale ontwikkelingen voor websites en magazines.
CloudTools is het platform voor online software en SaaS. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
data, filesharing, e-mail, bestanden, yousendit, ftp
