De online software Yam (Yet Another Meeting) is qua opzet anders dan vergelijkbare producten als Spreed en WebEx. Waar andere leveranciers zich met name focussen op de ondersteuning van (online) meetings met audiovisuele tools binnen de software, draait het bij Yam om de life cycle van een webmeeting of fysieke bijeenkomst. Het digitaal indelen van de fasen van een vergadering en het vastleggen van notities, conclusies en vervolgacties staat in deze Software as a Service (SaaS) centraal. Helaas heeft de online software nog de bèta status en er is nog niet veel bekend over het prijsmodel en de mate van beveiliging en integratie.
Voor het testen van de Engelstalige online software Yam moet tijdens het aanmeldproces een naam, e-mailadres en wachtwoord opgegeven worden. Na de verificatie wordt de omgeving binnen een paar minuten opgebouwd.
Wat kan er met Yam?
Met Yam kunnen (online) vergaderingen gemanaged worden. De levenscyclus van een vergadering staat hierbij centraal. Alle informatie wordt realtime gedeeld en direct opgeslagen in de database. Deze informatie, in Yam activity genoemd, is op een later tijdstip weer terug te vinden. De digitale omgeving bestaat uit diverse tabbladen:
Calendar. In deze grafische kalender worden alle meetings getoond. Met de button Integration kan de gebruiker de Yam agenda synchroniseren met de Google kalender.
Address Book. Hier worden alle gesynchroniseerde en handmatig aangemaakte contacten getoond. Dit kunnen collega’s, klanten en partners zijn. Relaties kunnen via de e-mail button (handmatig opgeven van e-mailadressen) direct uitgenodigd worden om van de samenwerk tools binnen Yam gebruik te maken. Synchronisatie met Google Contacts is vanuit dit tabblad ook mogelijk.
Action items. Gebruikers van Yam kunnen acties voor zichzelf of voor anderen aanmaken. In dit tabblad zijn alle aangemaakte actieve en afgehandelde acties zichtbaar.
Workgroups. Teams binnen de organisatie of specifieke thema’s of onderwerpen kunnen als werkgroep in de online software aangemaakt worden. Om vergaderingen specifieker in te delen, kan de organisator een werkgroep koppelen aan de vergadering.
Meetings. Elke vergadering krijgt een eigen tabblad. Een vergadering kan in verschillende vergaderitems onderverdeeld worden waarbij het mogelijk is per vergaderitem notities vast te leggen. De eigenaar van de vergadering kan collega’s en partners uitnodigen om aan de vergadering deel te nemen en online samen te werken.
Is Yam gebruiksvriendelijk?
De online software is absoluut gebruiksvriendelijk te noemen. Door de afwijkende benadering van een vergadering moet wel een mentale knop omgezet worden. Echter, de knop is snel om. Het naar eigen wens indelen van een vergadering (vergaderitems) en het direct kunnen vastleggen van notities en vervolgacties zijn mooie functionaliteiten. Door de realtime interactie krijgen deelnemers aan de vergadering de kans direct te reageren op opmerkingen van anderen. Alles wordt digitaal opgeslagen en is later weer terug te vinden in plaats van het apart moeten opslaan van vergaderstukken.
Hoe zit het met gegevensbeveiliging en integratiemogelijkheden?
Over hoe het met de gegevensbeveiliging is gesteld, is nog weinig informatie beschikbaar. De intentie om met andere systemen te integreren is wel zichtbaar. Tijdens het aanmaken van een vergadering is het mogelijk de vergadering te koppelen aan de online notitie-tool Evernote. Vanuit de tabbladen Calendar en Address Book kan respectievelijk met Google Calendar en Google Contacts gesynchroniseerd worden. Daarnaast moet het mogelijk zijn een koppeling te maken met Outlook, WebEx en Skype. De bèta versie lijkt echter nog niet in de laatstgenoemde functionaliteiten te voorzien en zijn dus buiten de scope van deze review gebleven.
Wat kost de online vergadersoftware?
Doordat de SaaS nog de bèta status heeft, is over de prijsstelling weinig bekend. In de Algemene Leveringsvoorwaarden op de website wordt summier ingegaan op de (mogelijke) abonnementsvormen. Welke dit zijn en welk prijskaartje hieraan hangt, is echter nog nergens terug te vinden. Na aanmelding is Yam voorlopig nog gratis. Wordt het maximum aantal aan te maken vergaderingen overschreden dan wordt alle informatie binnen de online software op alleen-lezen gezet totdat het aantal weer teruggebracht wordt (oftewel verwijderen van vergaderingen).
Eindoordeel van de online vergadersoftware Yam
Yam is een veelbelovend stukje online software voor het efficiënt managen van vergaderingen met een sterke focus op de levenscyclus van een vergadering. Dit in tegenstelling tot andere leveranciers zoals Spreed en WebEx, die zich met name richten op het ondersteunen van online vergaderingen met gebruik van audiovisuele middelen. Het feit dat de oplossing nog de bèta status heeft, geeft aan dat de leverancier nog druk bezig is met het vervolmaken van Yam. Over de prijsopbouw van abonnementen, de beveiliging van data en integratiemogelijkheden met andere systemen is helaas nog niet veel bekend.
Alexander is eigenaar van Houthuyse Consultancy en adviseur/trainer van de afdeling Informatiemanagement & ICT bij een landelijk kenniscentrum. Implementaties van bedrijfsbrede software oplossingen (ERP) bij organisaties in de opleidingsbranche vormen de basis van zijn ICT achtergrond. Daarnaast houdt hij zich bezig met website en webshop ontwikkeling, Open Source CMS en Internetstrategie.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
yam, online samenwerken, collaboration, webmeeting, online vergaderen, online vergadering, yet another meeting
