Welke taken zijn vandaag het belangrijkst? Deze vraag staat centraal in de online takenmanagement software Teamly. Teamly is een cloud computing tool waarmee gebruikers taken en prioriteiten bijhouden. Deze online takenmanagement software is ook een collaboration tool voor collega´s. Online samenwerken via Teamly kan met teamleden die dezelfde e-mailextensie hebben. Teamly biedt integratie met Yammer, e-mail en de social media netwerken Twitter, Facebook en Google+.
ZZP-ers en MKB-ers die graag hun productiviteit verhogen met takenmanagement software kunnen veel voordeel behalen met Teamly. Na een snelle registratieprocedure kunnen gebruikers een onbeperkt aantal taken invoeren en aangeven of de taak prioriteit heeft. Teamly vraagt nauwelijks persoonlijke informatie en voor gebruik van de gratis versie van de online software vraagt het geen creditcard-informatie. Alle Teamly-gebruikers kunnen hun team uitbreiden met meer teamleden. Alleen teamleden op hetzelfde e-maildomein zien via de company feed de live berichtenstroom met alle teamactiviteiten.
Wat kan Teamly takenmanagementsoftware voor mij betekenen?
Taken invoeren en prioriteiten aangeven. In Teamly worden nieuwe taken standaard blauw weergegeven. Andere kleurcodes voor de status van een taak zijn:
Grijs. Set aside. Voor het tijdelijk negeren van een taak.
Geel. Started. Voor taken die al in gang zijn gezet.
Groen. Completed. Voor afgeronde taken.
Taken kopiëren. Taken kunnen eenvoudig naar de volgende dag gekopieerd worden.
Teamleden uitnodigen. Gebruikers kunnen een onbeperkt aantal contacten uitnodigen voor online samenwerking in Teamly via e-mail, Google en Yammer. Teamleden kunnen taken toevoegen, commentaar geven en elkaars takenlijsten inzien. De uitnodigingen voor teamleden deden er tijdens onze test helaas een half uur over om in de inbox van de ontvanger terecht te komen.
Commentaar toevoegen. Aan iedere taak kunnen teamleden commentaar toevoegen waardoor discussies per taak plaatsvinden. Afgeronde taken worden gearchiveerd waardoor discussies toegankelijk blijven. Er kunnen geen bestanden aan taken toegevoegd worden.
Taken suggereren. Teamleden kunnen elkaar taken suggereren. Taaksuggesties worden per e-mail verstuurd. Gebruikers kunnen ook taken suggereren aan contacten die (nog) niet met Teamly werken.
Statistieken. Rapportages die de productiviteit van gebruikers per tijdsdeel weergeven in kolomdiagrammen. De productiviteit is het percentage afgeronde taken en zegt dus niet zo heel veel. Met Teamly kunnen gebruikers geen aan taken bestede tijd bijhouden.
Rapportuitvoer. Rapportages tonen de performance van medewerkers uitgedrukt in het aantal afgeronde taken. Gebruikers kunnen rapportages ook printen om mooi opgemaakte papieren 'to-do' lijsten te hebben.
Integratie met social media. Gebruikers kunnen taken en rapportages delen via e-mail, Twitter, Facebook en Google+.
Integratie met Yammer. Teamly is een aanvulling op het sociale platform Yammer dat online samenwerken, filesharing en content management biedt. Gebruikers van Teamly kunnen takenlijsten (to-do lists) delen met collega's via Yammer. Het afvinken van afgeronde taken dient echter in Teamly te gebeuren. Gereedmeldingen kunnen vervolgens vanuit Teamly weer op Yammer gedeeld worden. Het is dus eenrichtingsverkeer van Teamly naar Yammer. Er zijn geen verdere gegevens uit te wisselen vanwege de beperkte functionaliteit van Teamly.
Hoe gemakkelijk is Teamly in het gebruik?
Op het moment van testen maakte Teamly de overstap van de oude default lay-out naar de nieuwe lay-out. In de oude lay-out lukte het tijdens onze test niet om een rapport te genereren van de takenlijsten. In de nieuwe lay-out lukte dit wel. Het lukte ons ook niet om de taken die in de nieuwe lay-out voor 4 juli geprogrammeerd waren in de oude lay-out voor die dag netjes op een rij te krijgen. In de oude lay-out was het echter weer gemakkelijk om een lijst met alle zaken, ongeacht de urgentie ervan, in één lijst weer te geven.
Het grootste voordeel van de nieuwe lay-out is dat de volgorde van taken gemakkelijk aangepast kan worden door deze omhoog of omlaag te verslepen, of direct naar de komende week, maand of kwartaal. Alhoewel de nieuwe lay-out nog in bèta fase is, was onze keuze voor het hanteren van de nieuwe lay-out snel gemaakt!
Aangenaam is het Settings menu waar gebruikers kunnen instellen op welk tijdstip dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse herinneringen en rapportages verzonden worden. Uiteraard kunnen gebruikers er ook voor kiezen geen e-mailherinneringen van Teamly te ontvangen. Teamly biedt goede customer support, toegang tot FAQ-s en een knowledge base en hulp via e-mail. Een nadeel is wellicht dat Teamly Engelstalige software is. En helaas zit de tour, die prominent aanbevolen wordt om kennis te maken met de software, nog vol met zeer oude screenshots die zelfs in de oude lay-out niet meer voorkomen, zoals de rode Abandoned task vermelding.
Zijn mijn taken, contacten en discussies veilig bij Teamly?
Gebruikers werken met deze takenmanagementsoftware via een SSL-beveiligde verbinding op een HTTPS-beveiligde verbinding. Betalende gebruikers beschikken over betere beveiliging met IP range protectie zodat alleen bezoekers vanuit het eigen computernetwerk toegang hebben tot het Teamly account. Teamly geeft geen informatie over uptime. Betalende gebruikers kunnen back-ups maken van hun taken, contacten en discussies. Teamly biedt apps in bèta fase voor Apple, Android, Blackberry en Windows Mobile, en heeft een API. Een minpuntje voor Europese gebruikers is wellicht dat de servers van Teamly in de VS staan. De Amerikaanse overheid heeft via de Patriot Act dus toegang tot de data op cloud servers in de VS.
Wat kost de Teamly persoonlijke productiviteitssoftware?
Teamly Starter is de gratis versie. Teamly Professional kost $ 8,- per gebruiker per maand. De betaalde versie biedt betere beveiliging met SSL-encryptie, IP range beveiliging en statistische informatie over de productiviteit van alle teamleden. Ook biedt Professional versie de mogelijkheid de gebruikersdata te exporteren en back-ups te maken en telefonische support. De volledige verschillen tussen de twee versies is op de website te vinden.
Wat is ons eindoordeel over Teamly takenmanagement software?
Een minpunt van Teamly is dat alleen teamleden op hetzelfde e-maildomein de activiteitenstroom van collega´s kunnen zien. Het is dus niet mogelijk alles uit Teamly te halen voor een projectteam met leden uit diverse organisaties als het projectteam niet beschikt over een eigen domein met een e-mailadres voor alle teamleden. Teamly richt zich daarmee, net als Yammer, op organisaties. Teamly is een waardevolle tool voor managers die via deze online software direct willen zien welke medewerkers hun taken al afgerond hebben en hoe de taken over het team verdeeld zijn.
Voor ZZP-ers is Teamly geen complete collaboration tool, maar wel een nuttige tool om de persoonlijk productiviteit te verhogen. In vergelijking met Nozbe zijn de mogelijkheden om taken te specificeren beperkt. Ook blijft Teamly bij Nozbe achter als het gaat om de beschikbaarheid van mobiele applicaties.
Saskia is freelance consultant Intelligente Systemen en informatiemanagement en ontwikkelt chat bots. Zij schrijft over haar bevindingen met de nieuwste technologieën op het gebied van Marketing, CRM, Data management en Samenwerkingstools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
