Collaboration software voor ondernemers, ZZP´ers en IT´ers die projectmatig werken. Voor wie veel contacten in de sociale netwerken heeft, is de nieuwste versie van Teambox het proberen waard. Met Teambox 4 kunnen gebruikers samenwerken in projecten, activiteiten toekennen en bestanden delen. Contacten zijn bereikbaar via de centrale kalender, een conversatie-tool en de sociale media. Teambox biedt integratie met Dropbox, Google Docs, Google Calendar, Google Apps, Microsoft Outlook, Github, Twitter, Facebook en LinkedIn.
Registeren gaat met een e-mailadres of een Twitter-, Facebook- of Google-account. De software heeft ook een Nederlandse versie. Voor het goed functioneren van de kalender is het van belang de juiste tijdzone in te stellen. Teambox adviseert gebruikers een moderne webbrowser te gebruiken, zoals Firefox, Safari of Google Chrome, omdat de gebruikersinterface in HTML 5 gemaakt is.
Wat kan er allemaal met de online collaboration software Teambox?
Projecten organiseren. In Teambox maakt ieder project deel uit van een ‘Organisatie’. Bij het aanmaken van een nieuw project kunnen gemakkelijk de al binnen de organisatie actieve personen uitgenodigd worden. Het is ook mogelijk om projecten naar een andere ‘Organisatie’ te verhuizen.
Takenlijsten. Een takenlijst definieert een mijlpaal binnen een project. Er kunnen geen taken aangemaakt worden zonder dat ze deel uitmaken van een takenlijst.
Bestanden toevoegen. Aan ieder project kan een onbeperkt aantal bestanden toegevoegd worden, bijvoorbeeld tekstbestanden, afbeeldingen of video's.
Pages. Projectmedewerkers kunnen ‘Pages’ aanmaken binnen het project. Deze Pages bevatten voor het project relevante content. Pages kunnen zichtbaar zijn voor alle projectmedewerkers of alleen specifieke contacten binnen het project.
Conversaties. Projectmedewerkers kunnen discussies voeren binnen ieder project in Teambox.
Activiteitenstroom. Activiteiten binnen projecten waaraan gebruikers deelnemen, worden getoond op het openingsscherm van de software.
Google sync. Synchronisatie met Google Docs, Google Calender en Google Apps. Het linken van het Google-account aan Teambox is voldoende om de accounts te integreren. Vervolgens kunnen met enkele muisklikken Google Documenten toegevoegd worden aan een conversatie. Bij het toevoegen van een gebeurtenis aan Google Calendar verschijnt 'Teambox' in het drop-down agendakeuze menu.
Time tracking. Gebruikers kunnen bijhouden hoeveel tijd ze aan taken binnen hun projecten besteden.
E-mail alerts. Teambox stuurt een bericht wanneer iemand een gebruiker noemt in een discussie of taak en wanneer iemand een bijdrage plaatst in een discussie waar de gebruiker actief in is. Gebruikers ontvangen ook een bericht wanneer hen een nieuwe taak wordt toegewezen.
Social media. Teambox biedt een integratie met social media. Er kan gelinkt worden naar accounts bij Google, Twitter, Facebook, LinkedIn en Github. Dit maakt het inloggen op Teambox erg gemakkelijk. De social media activiteitenstromen verschijnen echter niet in Teambox en de integratie met Facebook en Twitter is nog beperkt. Vergaande integratie met Teambox software is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Google account. Teambox is open source software, dus iedere ontwikkelaar kan met behulp van beschikbare API´s zelf verdergaande integratie met Teambox ontwikkelen.
Bestanden delen. De opslagcapaciteit voor bestanden in deze cloud computing tool is onbeperkt. Daarnaast is het mogelijk accounts bij Dropbox of Github te integreren. The synchronisatie met Dropbox is helaas slechts éénrichtingsverkeer. Veranderingen vanuit Dropbox zijn niet zichtbaar in Teambox of in de Dropbox-accounts van projectmedewerkers.
Hoe gemakkelijk is Teambox in het gebruik?
De gebruikersinterface van Teambox ziet er helder en overzichtelijk uit.
De kolom aan de linkerzijde van het scherm is verdeeld in drie delen:
Overview. Weergave van de activiteitenstroom, het takenoverzicht of de kalender.
Projects. Overzicht van de projecten van de gebruiker.
Apps. Aanvullende features zoals het tonen van een Gantt-grafiek, urenregistratie en het managen van ‘Organisaties’.
Bovenaan het scherm is een zoekveld en de rest van het scherm wordt gebruikt om de informatie te tonen. Teambox biedt een redelijke hoeveelheid hulp aan gebruikers via de Teambox knowledgebase. Gebruikers kunnen ook per e-mail vragen stellen. Teambox beschikt over een API en nodigt developers uit Teambox te integreren in hun webapplicaties via de Teambox API documentatie page. Teambox stelt een Ruby en een Pythonclient-interface beschikbaar. Het is niet mogelijk om projectinformatie te exporteren naar een ander formaat. Teambox genereert ook geen statistische informatie, behalve de urenregistratie per gebruiker, per project.
Hoe veilig is mijn projectinformatie bij Teambox?
Teambox geeft veel informatie over de beveiliging van project informatie:
Toegang tot informatie. Werknemers van Teambox hebben geen toegang tot de opgeslagen data. Fysieke toegang tot de servers is beperkt en er zijn maatregelen genomen op het gebied van elektriciteitsvoorziening, klimaatbeheersing en brandpreventie.
Servers en data. De Teambox servers en data worden 24 uur per dag en 7 dagen per week gemonitord voor uptime, bereikbaarheid en inbraakdetectie. De provider van Teambox garandeert 99.9% uptime.
Beveiligde website. De online software draait op een HTTPS beveiligde website.
Wat kost deze software voor het managen van projecten?
Teambox is niet goedkoop, maar biedt aantrekkelijke functionaliteiten voor moderne ondernemers. De gratis versie van Teambox biedt onbeperkte opslagruimte voor bestanden. Met de gratis versie kunnen maximaal 5 gebruikers samenwerken aan 5 projecten. Er wordt niet naar creditcard informatie gevraagd totdat de gebruiker overstapt naar een betaald abonnement. Een abonnement voor 10 gebruikers kost maandelijks $ 55,00. Een jaarabonnement kost $ 40,00 per maand en bij een 2-jarig abonnement daalt de prijs naar $ 35,00 per maand. Tot 50 gebruikers komt er voor iedere extra gebruiker $ 5,00 bij per maandbetaling. Daarboven wordt de korting nog groter.
Eindoordeel collaboration platform Teambox
De gratis versie van Teambox is alleen al vanwege de onbeperkte opslagruimte voor bestanden de moeite waard. Voor grote projectteams wordt Teambox echter al snel een prijzig product. Concurrent Asana is vooralsnog gratis voor een onbeperkt aantal gebruikers. Alhoewel Teambox grotendeels in het Nederlands vertaald is, blijft de interface Engelstalige woorden tonen. Het voordeel daarvan is weer dat er in het geval van internationale projectteams geen verwarring ontstaat over de gebruikte benamingen. De social media integratie is nog beperkt. Alleen de integratie met Google is volwassen. Omdat Teambox beveiliging erg serieus neemt, sleept deze software 3,5 van de 5 sterren in de wacht.
Saskia is freelance consultant Intelligente Systemen en informatiemanagement en ontwikkelt chat bots. Zij schrijft over haar bevindingen met de nieuwste technologieën op het gebied van Marketing, CRM, Data management en Samenwerkingstools.
BaRa |
Op het eerste zicht niet mogelijk om sub-projecten te definiëren. Daardoor onbruikbaar voor onze doeleinden.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
