WPB,23511,saas-samenwerken
CloudTools
Vorige
Volgende

Print pagina E-mail alert Rss feed

Review Smartsheet: alles onder controle met platform voor teamwerkers




Review Smartsheet: alles onder controle met platform voor teamwerkers
Eindoordeel
Sterren: 4
Functionaliteiten
Sterren: 4
Gebruikersgemak
Sterren: 4
Data & Beveiliging
Sterren: 3_half
Kosten
Sterren: 3
Hoe staan de zaken ervoor? Waar houden alle betrokkenen zich mee bezig? Wat is de status van taken? Niet alleen projectmanagers, maar iedereen die afhankelijk is van samenwerken heeft baat bij een cloud computing tool die de antwoorden op deze vragen biedt. Smartsheet is een samenwerktool voor bedrijven van ieder formaat. De online software is geschikt voor zelfstandige professionals, maar ook voor internationale projectteams. Smartsheet is ook beschikbaar als app voor iPhone of iPad.

Met Smartsheet kunnen managers bedrijfsprocessen zichtbaar maken en taken toekennen aan teamleden binnen en buiten de organisatie. Het coördineren van het werk met Smartsheet via Android, Windows Phone of Blackberry gaat via de mobiele web browser. Om te beginnen met testen is niet meer nodig dan registratie met een e-mailadres of Google account. Gebruikers kunnen meteen aan de slag. Wachten op een bevestigingsmail of het opgeven van creditcard informatie is gelukkig niet nodig.

Wat kan er allemaal met Smartsheet online projectmanagement software?

  • Samenwerken. Met Smartsheet kunnen managers een onbeperkt aantal medewerkers aan een project verbinden. Voor tijdelijke of eenmalige samenwerking met een contact hoeven gebruikers hun abonnement niet aan te passen. Het kost niet meer om met tientallen, honderden of duizenden contacten samen te werken. Deze eigenschap maakt Smartsheet bijvoorbeeld heel geschikt om in te zetten bij de verwerking van webformulieren.
  • Projectmanagement. Door het expliciet maken van doelstellingen en belangrijke stappen binnen de bedrijfsprocessen houden managers een goed overzicht en kunnen teams de voortgang van hun project meten. Projectmanagers kunnen hun projecten in een onbeperkt aantal taken en subtaken opbreken. Informatiemanagers kunnen alle stappen uit de administratie vastleggen in deze online workflow software. Middels Gantt-grafieken kunnen teamleden de projectplanning visualiseren.
Smartsheet Gantt-grafiek
  • File sharing. Gebruikers kunnen bestanden delen via Smartsheet en multimediabestanden, weblinks en reacties toevoegen aan de projectbladen.
  • Alarmsignalen en herinneringen. Gebruikers kunnen met de agendafunctie van de takenmanager mijlpalen, deadlines, afspraken en herinneringen programmeren. In het settingsmenu kunnen gebruikers de voorkeur voor e-mailherinneringen instellen.
Smartsheet Kalender View
  • Integratie met Google Apps. De online software biedt een volledige integratie met Google Apps, waaronder Google Agenda en Google Docs.
  • Exporteren van projectinformatie uit Smartsheet. Teamleden kunnen iedere sheet in Smartsheet, inclusief de rapportages, exporteren naar Microsoft Excel, Google Spreadsheet of als PDF. Projectsheets en Gantt-grafieken kunnen gebruikers ook uitvoeren naar Microsoft Project of png-afbeelding. De Smartsheet bladen zijn tevens te publiceren op het web als read-only of bewerkbaar bestand.
  • Importeren van informatie naar Smartsheet. Gebruikers kunnen sheets creëren in Smartsheet door bestaande Excel spreadsheets (in xls-, xslx- of csv-formaat), Google Spreadsheets, of Microsoft Project file (in mpp- of mspdi-formaat) te importeren, tot 5.000 rijen en 100 kolommen per keer. Gebruikers kunnen contacten handmatig invoeren of geautomatiseerd met invoerfilters voor Gmail, Yahoo, Outlook, Hotmail, AOL, csv en vCard-formaat.

Hoe prettig is Smartsheet om mee te werken?

Smartsheet oogt bijzonder toegankelijk voor een cloud tool met zulke uitgebreide functionaliteiten. Het is veel meer dan een tool voor projectmanagement, takenlijsten en checklists. Werken met Smartsheet lijkt op het werken met een spreadsheet, maar via een meer gebruikersvriendelijke interface en volledig geïntegreerd met alle noodzakelijke en veelgebruikte kantoorapplicaties. Gebruikers kunnen projectsheets naar wens weergeven als kalender of als Gantt-grafiek.

Smartsheet voorbeeld

Smartsheet biedt gebruikers een groot aantal sjablonen voor veelgebruikte projectsoorten binnen marketing en CRM, sales (pipeline), HRM, financieel en juridisch, Research & Development, IT en informatiemanagement, bedrijfsadministratie en evenementenplanning. Nederlandstalige gebruikers moeten wel zelf de sjablonen vertalen, want Smartsheet is nog niet in het Nederlands vertaald, maar dat is zo eenvoudig als het bewaren van een kolom onder een andere naam in Excel of het bewerken van een veld in een spreadsheet. Gebruikers kunnen zelf bepalen welke informatie ze op hun dashboard willen zien, bijvoorbeeld recent bewerkte sheets, een to-do-list, herinneringen, favoriete rijen uit verschillende spreadsheets, et cetera.

Smartsheet biedt ondersteuning via een doorzoekbare support base en training via video of live online webinars. De in de applicatie geïntegreerde video's zijn beschikbaar met ondertiteling in het Engels, Frans, Duits en Italiaans. Smartsheet biedt op dit moment de bèta versie van een API voor ontwikkelaars met documentatie.

Hoe veilig is project- en bedrijfsinformatie bij Smartsheet?

Gebruikers bepalen of medewerkers de privileges van Viewer, Editor of Admin krijgen per sheet. Gebruikers kunnen aangeven of Editors ook het recht hebben de sheet al dan niet met derden te delen. Smartsheet.com gebruikt SSL encryptie voor al het dataverkeer tussen gebruiker en Smartsheet servers. Secure Socket Layer (SSL) technologie omvat zowel server-authenticatie als data-encryptie. Daarnaast gebruikt Smartsheet AES 256 encryptie voordat de data opgeslagen wordt.

De Smartsheet online software wordt gehost op servers in SSAE 16 Type II gecertificeerde data centers in Dallas, Texas en Chicago, Illinois met een Cisco firewall en fysieke beveiliging. Smartsheet gebruikt Amazon’s S3 service voor de opslag van via Smartsheet gedeelde bestanden. De Amerikaanse overheid heeft via de Patriot Act geen toestemming nodig om de op Amerikaanse servers opgeslagen data te doorzoeken. Van gebruikersdata worden regelmatig back-ups gemaakt op meerdere fysieke locaties en er is beleid gericht op het voorkomen van ongeplande downtime. Smartsheet geeft geen expliciete informatie over de uptime.

Wat kost deze online software voor takenlijsten en procesmanagement?

Smartsheet biedt geen gratis versie, maar wel een maand gratis uitproberen. Smartsheet biedt 4 abonnementen:
  • Professional. 1 gebruiker en een onbeperkt aantal medewerkers, 10 sheets, 3 GB opslagruimte. Vanaf $ 15,95 per maand.
  • Advanced. 1 gebruiker en een onbeperkt aantal medewerkers, 50 sheets, 15 GB opslagruimte. Vanaf $ 29,95 per maand.
  • Team. 3 tot 200 gebruikers en een onbeperkt aantal medewerkers, 50 sheets per gebruiker, 15 GB opslagruimte per gebruiker, team administratie, geplande data back-ups en prioriteitssupport. Vanaf $ 49,95 per maand.
  • Enterprise. Naar wens te configureren voor een onbeperkt aantal gebruikers en medewerkers met flexibele, gepersonaliseerde configuratie. Prijsopgave na overleg met Smartsheet.

Wat is ons eindoordeel over de Smartsheet productiviteitssoftware?

Het is moeilijk voor te stellen, maar Smartsheet kan zowel een productiviteitstool zijn voor een ZZP-er die veel alleen werkt, als een enterprise platform voor een multinational met honderden interdisciplinaire projectteams. Het enige dat Smartsheet mist is een integratie met de social media.

Het sterkste punt van Smartsheet is de schaalbaarheid. Smartsheet groeit met de behoeften van de ondernemer mee. Ondernemers die graag één cloud tool hebben in plaats van een verzameling tools met ieder hun specifieke functionaliteiten hebben met Smartsheet een serieuze kandidaat in handen. Voor professionele projectmanagers zijn er weinig online software tools beschikbaar die zoveel functionaliteit bieden als Smartsheet. Het is erg prettig om over een onbeperkt aantal medewerkers te kunnen beschikken. Smartsheet verdient dan ook 4 van de 5 sterren.


TagsTags: projectmanagement, takenmanagement, smartsheet, collaboration, file sharing, samenwerking, gantt charts, enterprise platform
Saskia van der Elst

Over Saskia van der Elst:


Saskia is freelance consultant Intelligente Systemen en informatiemanagement en ontwikkelt chat bots. Zij schrijft over haar bevindingen met de nieuwste technologieën op het gebied van Marketing, CRM, Data management en Samenwerkingstools.



Laatste Reviews: Samenwerken

Review Talky: simpel videochatten en schermen delen met iedereen Review Talky: simpel videochatten en schermen delen met iedereen
  Review Jive: sociaal netwerk voor teams en projecten Review Jive: sociaal netwerk voor teams en projecten
Review Ganttify: snel een gantt-grafiek maken vanuit Google Agenda Review Ganttify: snel een gantt-grafiek maken vanuit Google Agenda
  Review HipChat: chat en deel informatie met je team vanaf elk apparaat Review HipChat: chat en deel informatie met je team vanaf elk apparaat

Lees al onze reviews over online software en SaaS in de categorie: Samenwerken
Overzicht leveranciers online software en SaaS in de categorie: Samenwerken

Reacties:

Maik van Rossum |
Zeer mooie en veelbelovende applicatie, ook de app-versie op iOS 'voelt' solide en gebruiksvreindelijk.

Eén zéér groot nadeel... de 'duration' kan alleen per hele dag worden berekend. Dit is een enorm minpunt voor een planningstool, omdat taken in geplande en werkelijk gewerkte tijd, simpelweg ook in uren moeten worden gepland.


Vertel ons hoe jij erover denkt:


Naam:   E-mail: (verplicht; wordt niet gepubliceerd)



Reactie:


Anti SPAM code:
Reload Image

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Populaire tags

collaboration, projectmanagement, takenmanagement, file sharing, samenwerking, smartsheet, gantt charts, enterprise platform


Zoek online software





  
Stichting EuroCloud Nederland

Keurmerk E-factureren
  
SaaS 4 Channel    

Cloudprovider.nl