Voor ondernemers en projectleiders die groot belang hechten aan harde cijfers en uitgebreide managementinformatie is Project Portfolio Office een interessante applicatie. Deze projectmanagement en collaboration tool is een dashboard en communicatieplatform voor teamleden. Ruim 5000 gebruikers kunnen met deze tool samenwerken aan projecten. De online software kent eigenaren toe aan alle geïdentificeerde baten, op te lossen kwesties, risico´s en taken. Urenregistratie en budgettering worden geanalyseerd middels kosten-batenanalyses en alle managementinformatie is beschikbaar via het dashboard of als rapportage.
Voor de gemiddelde MKB´er is Project Portfolio Office (PPO) wellicht iets te veel van het goede. Maar voor ZZP´ers die projectmatig werken is PPO het uitproberen waard. Met deze projectmanagement software kunnen gebruikers per taak gemaakte uren registreren, het tarief vaststellen en factureren. PPO is ook een aanrader voor IT-ers die de software willen inzetten bij een klant of als onderdeel van een website. Project Portfolio Office is volledig te integreren met SAP of met custom web applicaties.
Registeren voor het gebruik van de projectmanagement software gaat met een e-mailadres. De welkomstmail met bevestigingslink komt direct binnen en nieuwe gebruikers moeten de gebruikersovereenkomst van de software accepteren. Er wordt niet naar creditcard informatie gevraagd.
Wat kan er met de online collaboration software Project Portfolio Office?
Taken management. In PPO bestaat ieder project uit taken, risico´s, op te lossen kwesties en baten. Bij het toevoegen van een project wordt deze projectinformatie zo expliciet mogelijk gemaakt. Import en export tussen PPO en Microsoft Project is mogelijk met behulp van een add-in.
Toekennen van hulpbronnen. Gebruikers kunnen aan teamleden of andere werknemers taken toewijzen en de voortgang controleren. Een positief punt voor PPO is dat taken kunnen worden toegewezen aan werknemers die niet als gebruiker van PPO geregistreerd staan. De communicatie met deze 'human resources' verloopt via e-mail vanuit PPO. Feedback en communicatie tussen teamleden verloopt via de aan de taak gekoppelde commentaarvelden.
Urenregistratie. Leden van het projectteam registreren hun uren. Projectmanagers kunnen uren aan teamleden toekennen. Lijnmanagers kunnen toegewezen uren aan ondergeschikten goedkeuren. PPO is een volledig ERP-syseem voor projecten en portfolio's.
Beheersen van projectkosten. PPO biedt managementinformatie voor het maken, controleren en aanpassen van een projectbegroting.
Stakeholder communicatie. Projecteigenaren identificeren de stakeholders van een project en houden ze op de hoogte.
Documentenlijst. Documenten en bestanden delen via een centrale lijst. Teamleden kunnen documenten linken aan specifieke taken en kwesties. De maximale bestandsgrootte is 8 MB. Deze kan op aanvraag verruimd worden. De totale opslagruimte voor documenten en andere informatie is onbeperkt. PPO biedt versiebeheer zodat eventueel teruggevallen kan worden op eerdere versies.
Rapportages en dashboards. Gebruikers kunnen met behulp van filters, sortering en selectiemogelijkheden specifieke rapportages genereren.
Toevoegen eigen logo. Gebruikers kunnen hun eigen logo toevoegen en de kleuren en lettergrootte van de interface aanpassen.
Is de PPO collaboration software gemakkelijk in het gebruik?
De software biedt veel functionaliteiten. De testversie van de software helpt gebruikers door een aantal projecttemplates te laden waarbinnen stap voor stap uitleg wordt gegeven. Het definiëren van een project met een reeks taken en andere kenmerken kost door de detaillering wel veel tijd. Ondernemers die geen behoefte hebben aan het registreren van ieder detail kunnen beter gebruik maken van de eenvoudige takenmanagement software Asana. PPO is ontwikkeld in Zuid-Afrika. De software is Engelstalig.
Vanaf de PPO Support Desk hebben ook niet-geregistreerde gebruikers toegang tot onder andere een PPO product tour, een PPO klantenoverzicht, een PPO Knowledge Base en een PPO FAQ portal. PPO ondersteunt gebruikers telefonisch, via Skype en via e-mail tussen 8.00 en 17.00 (GMT+2), oftewel tussen 7.00 en 16.00 uur Nederlandse tijd. De software beschikt over een API en gebruikt XML. PPO is gemakkelijk te integreren met SAP en kan met behulp van SOAP communiceren met andere apps. Uitvoer uit PPO is mogelijk in Excel- en PDF-formaat.
Hoe veilig is mijn projectinformatie bij Project Portfolio Office?
PPO (dat een uptime heeft van 99.69%) geeft veel informatie over de beveiliging van projectinformatie:
Gebruikers autorisatie. PPO gebruikt gebruikersgroepen om te bepalen wat gebruikers mogen doen en datafilters om te bepalen tot welke data zij toegang hebben.
256-bit HTTPS. PPO gebruikt HTTPS (SSL) gebaseerde toegang en beschikt over een 256-bit Thawte digitaal certificaat.
IP-monitoring. PPO monitoort IP-verkeer om actief IP-adressen te blokkeren die een mogelijke bedreiging vormen, bijvoorbeeld wachtwoord gokken of Denial of Service aanvallen.
Serverbeveiliging. PPO is gebaseerd op Microsoft .NET, draait op een Microsoft 2008 Server R2 en gebruikt Microsoft SQL Server 2008. Het besturingssysteem wordt regelmatig gecheckt op het halen van de standaard van de Microsoft Baseline Security Analyser en andere scanning tools. Hierdoor bestaat de zekerheid dat de laatste beveiligingspatches zijn aangebracht, dat de anti-virus software up-to-date is en dat alleen de noodzakelijke poorten open staan.
Firewalls. Er zijn firewalls ingesteld.
Hosting. PPO is gehost bij hosting providers met een goede reputatie in Zuid-Afrika (Hetzner) en het Verenigd Koninkrijk (Amazon Web Services).
Back-ups. PPO maakt ieder uur een kopie van de applicatieserver op de lokale mirror in hetzelfde datacenter en op de remote mirror in het tweede datacenter. Alle data wordt versleuteld verzonden.
Fysieke infrastructuur. De fysieke netwerk infrastructuur bevat klimaatbeheersing, Uninterruptible Power Supply (UPS) en stand-by generatoren, brandbeveiliging, 24-uurs monitoring door technici en hardware gebaseerde RAID (disk redundancy).
Wat kost deze collaboration software voor het managen van projecten?
PPO brengt de maandelijkse kosten in rekening in Zuid-Afrikaanse Rands (ZAR). Het minimumabonnement is voor 5 gebruikers en kost (omgerekend) € 166 Euro per maand. Op de PPO Pricing pagina kunnen gebruikersaantallen ingevuld worden en worden de maandelijkse kosten berekend. De software is niet goedkoop, maar lijkt zich gezien het indrukwekkende klantenbestand bewezen te hebben.
Eindoordeel project en portfolio management software PPO
Voor gebruikers die de kosten van alle gezette stappen en genomen beslissingen in een project willen terug kunnen zien in statistische informatie en harde cijfers, is Project Portfolio Office een indrukwekkende tool. Van alle bij het project of de portfolio betrokken hulpbronnen kan een kosten-batenanalyse gemaakt worden. Ook consultants die project- en portfolio management wensen te integreren in het bestaande ERP-systeem van een klant hebben met deze tool een winnaar in handen. PPO verdient dankzij haar uitstekende beveiligingsbeleid 3 van de 5 sterren.
Saskia is freelance consultant Intelligente Systemen en informatiemanagement en ontwikkelt chat bots. Zij schrijft over haar bevindingen met de nieuwste technologieën op het gebied van Marketing, CRM, Data management en Samenwerkingstools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
