In de categorie projectmanagement zien we een grote variëteit aan online software voorbij komen. Van simpele software voor het bijhouden van to-do lijstjes tot complete taken- en projectmanagement applicaties, al dan niet geïntegreerd met Outlook, Google Apps of andere kantoorsoftware. Zo nu en dan komt er software voorbij die zo eenvoudig van opzet is, dat deze geïmplementeerd kan worden zonder dat er een invoertraject of trainingssessie voor nodig is, laat staan aanpassingen in de workflow of de organisatie. Producteev is zo´n software programma.
Producteev (spreek uit: productief) is een Amerikaanse cloud computing tool die zowel zelfstandig ondernemers als MKB-ers een grote dienst kan bewijzen. De kracht van deze software is dat de functionaliteit beperkt is tot het bijhouden van takenlijsten en een agenda. Ook kunnen teamleden bestanden delen door deze aan taken toe te voegen. Deze online productiviteitssoftware biedt voldoende functionaliteit om zowel ZZP-ers, MKB-ers als teams binnen grote ondernemingen in staat te stellen het overzicht te houden.
Alle communicatie verloopt via notificaties in de werkruimte (workspace) in Producteev en via e-mail. Registeren voor het gebruik van deze online projectmanagement software kan met een e-mailadres of door in te loggen via Facebook of Google. Er wordt niet naar creditcard informatie gevraagd.
Wat kan er allemaal met de online collaboration software Producteev?
Onbeperkte werkruimtes. Producteev stelt geen limiet aan het aantal workspaces dat een gebruiker kan aanmaken. De gratis versie stelt wel de beperking dat binnen iedere werkruimte accounthouders slechts twee teamleden kunnen uitnodigen.
Takenmanagement. Aan iedere taak kunnen gebruikers subtaken toevoegen. De agenda helpt bij het inplannen van taken. Taakeigenaren wijzen taken toe aan zichzelf of aan teamleden. Ook kunnen teamleden aangemerkt worden als volgers van een specifieke taak. Volgers hebben geen specifieke verantwoordelijkheid, maar blijven wel op de hoogte van de voortgang. Gebruikers kunnen zelf labels met kleurencodes aanmaken om de context van de taak duidelijk te maken.
Notificaties en e-mail alerts. Teamleden worden via de notificatiestroom en e-mail op de hoogte gehouden van toegewezen taken, deadlines, aan de taak toegevoegd commentaar en het verloop van de taak. Notificaties kunnen ook naar Gtalk en Jabber gestuurd worden.
Bewerken van taken via e-mail. Via een e-mail aan task@producteev.com vanuit het geregistreerde e-mailaccount van een gebruiker kunnen taken bewerkt worden zonder op Producteev in te loggen.
Bestanden delen. Gebruikers kunnen bestanden in vrijwel ieder bestandsformaat met elkaar delen via de filesharing-functionaliteit van Producteev.
Is Producteev gemakkelijk in het gebruik?
Dankzij de beperkte functionaliteit van Producteev is de gebruikersinterface eenvoudig. Bovenaan het scherm zien gebruikers hun werkruimtes en de avatars van teamleden met toegang tot die werkruimtes. Ook is daar het zoekveld. Gebruikers kunnen wisselen tussen agenda en het overzicht in lijstvorm. Aan de linkerzijde van het scherm kunnen gebruikers hun taken filteren per status of label. Aan de rechterzijde van het scherm worden aangeklikte taken uitvergroot om deze te kunnen bewerken.
De online software is in vier talen in te stellen: Engels, Frans, Italiaans en Duits. Producteev biedt een redelijke hoeveelheid hulp via de Knowledge Base binnen de applicatie en de Producteev support pagina´s, de FAQ en blog. Producteev beschikt over een API en biedt ontwikkelaars documentatie via de Producteev API documentatie page.
Hoe veilig is mijn taken- en projectinformatie bij Producteev?
Producteev biedt een HTTPS-beveiligde verbinding met SSL-encryptie en maakt dagelijks meerdere back-ups. Gebruikers kunnen te allen tijde al hun data uitvoeren als CSV-bestand of een backup in CSV-formaat toe laten sturen via e-mail.
Producteev geeft geen informatie over uptime. Producteev is een Amerikaans bedrijf. In de privacy policy staat dat gebruikers ermee akkoord gaan dat de persoonlijke informatie van gebruikers verzameld en verwerkt wordt in de Verenigde Staten, waardoor de Amerikaanse overheid via de Patriot Act dus toegang heeft tot de data op de servers in de VS.
Wat kost deze software voor het managen van taken en projecten?
De gratis versie van Producteev is bedoeld voor individueel gebruik met maximaal 2 medewerkers per werkruimte. Een PRO abonnement biedt functionaliteiten voor grote teams, ongelimiteerde opslagruimte en voorrang bij supportvragen. De kosten voor het PRO abonnement bedragen $ 20,- per maand of $ 220,- per jaar, hetgeen een besparing van 1 maand is. Naarmate het aantal gebruikers groeit, wordt de korting groter.
2-4 gebruikers. $ 11,- per gebruiker per maand.
5-9 gebruikers. $ 9,- per gebruiker per maand.
10-14 gebruikers. $ 7,- per gebruiker per maand.
15-19 gebruikers. $ 6,- per gebruiker per maand.
20+ gebruikers. $ 4,- per gebruiker per maand.
Eindoordeel collaboration platform Producteev
Doordat alle communicatie tussen medewerkers via de besloten werkruimtes binnen de software en via e-mail verloopt is Producteev uitstekend geschikt voor intern gebruik binnen organisaties. Het ontbreken van social media integratie houdt teamleden gefocust op de te verrichten taken.
Voor ondernemers en projectleiders die groot belang hechten aan urenregistratie en uitgebreide managementinformatie biedt Producteev echter niet voldoende rapportagefunctionaliteiten. Software als TeamLab of Project Portfolio Office levert wel uitgebreide managementinformatie. En professionals die graag hun contacten beheren binnen hun takenmanagementsoftware hebben meer aan Viadesk. Producteev heeft geen uitgebreid dashboard en communicatieplatform voor teamleden, maar maakt de overstap van traditionele kantoorsoftware naar een oplossing in de cloud wel erg gemakkelijk.
Saskia is freelance consultant Intelligente Systemen en informatiemanagement en ontwikkelt chat bots. Zij schrijft over haar bevindingen met de nieuwste technologieën op het gebied van Marketing, CRM, Data management en Samenwerkingstools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
