Podio speelt in op de trend een sociaal netwerk binnen een bedrijf te ondersteunen, waarbij het informele en formele naadloos op elkaar aansluiten. Medewerkers, klanten en partners van een bedrijf kunnen met spaces (digitale werkomgevingen) kennis delen en online samenwerken. De online software is tevens via een app (mobiele applicatie) benaderbaar. Tot maximaal 10 gebruikers per werkomgeving is de software oplossing gratis beschikbaar.
Het aanmelden op de website van de Software as a Service (SaaS) is eenvoudig. Het opgeven van een e-mailadres is voldoende. Na ontvangst van een e-mail met een verificatielink volgt een korte aanmeldingsprocedure. Met het opgegeven e-mailadres en een zelfgekozen password kan vervolgens op de website ingelogd worden.
Wat kan er met Podio?
Medewerkers kunnen binnen Podio informatie met elkaar delen en online samenwerken. De SaaS bestaat daarvoor uit twee delen:
Algemene functies. Zoals een activiteitenstroom, kalender, taken, contactpersonen en een inbox. Medewerkers plaatsen berichten die zichtbaar worden in de activiteitenstroom van Podio. Dit is vergelijkbaar met Facebook en Twitter en met de meer zakelijke toepassing Yammer.
Werkomgevingen. Deze zogenaamde spaces bevatten specifieke functionaliteiten waarmee afgekaderde werkprocessen ondersteund worden. ZoalsLead Management (voor het vastleggen van leads, sales activiteiten en sales meetings)en Project Collaboration (voor het vastleggen van projecten en oplevermomenten, projectmeetings en uren schrijven).
Andere interessante spaces zijnintranet, recruiting, web app development en sales management. De werkomgevingen worden in de uitgebreide app store van Podio als packages (verzameling van gerelateerde apps) en losse apps (applicaties) per werkgebied aangeboden. Het gebruik van de term apps kan verwarrend zijn in verband met het gangbare gebruik van deze term voor smartphone applicaties. Bouwstenen zou wellicht beter passen.
Het is ook mogelijk zelf werkomgevingen voor een specifiek doel aan te maken. Belangrijk om te weten is dat de toegang tot een werkomgeving verleend wordt op basis van een uitnodiging. Is een medewerker niet betrokken bij een bepaalde werkomgeving, dan is deze ook niet zichtbaar voor deze medewerker.
Gemakkelijk online samenwerken
Vanwege de intuïtieve opzet van de functies binnen Podio voelt het gebruik prettig aan.Via automatische e-mailnotificaties worden medewerkers op nieuwe informatie geattendeerd. Het toevoegen van een nieuwe package of losse app aan de bestaande omgeving kost weinig tijd en is eenvoudig. Ook het handmatig aanmaken van een nieuwe space verloopt zonder problemen. Op de Help and Support pagina (alleen beschikbaar na login) staan tutorials (videos) en een vraag en antwoord sectie geeft antwoord op de meest gestelde vragen.
Podio heeft ook een mobiele applicatie voor zowel Android als iOS ontwikkeld. Bezitters van een smartphone kunnen de app vanuit de Android Market of Apple AppStore downloaden. In het startscherm van de Android App ontbreekt echter de optie Spaces en dat is een gemis. Ook de Activity button geeft na diverse synchronisatiepogingen geen activiteitenstroom weer. Op de iPhone en iPad is alles wel direct zichtbaar. Podio laat in een snel antwoord weten verder te zijn met iOS en geeft aan druk bezig te zijn met de verdere ontwikkeling van de Android app.
Integratie met helpdesk en facturatie software
Podio stelt een API beschikbaar zodat ontwikkelaars zelf toegang hebben tot de online software en zo functionaliteiten kunnen aanhaken en ontwikkelen. Ook levert Podio out-of-the-box integratie met onder andere Zendesk, Twitter, Campaign Monitor, Freshbooks en Delicious. De online software maakt gebruik van een beveiligde https-verbinding en draait in de Europese Amazon Cloud met een geschatte up-time (beschikbaarheid) van rond de 99%. De data wordt door middel van encryptie beveiligd en elke nacht vinden back-ups plaats.
Kosten van de online software
Podio is gratis beschikbaar tot 10 medewerkers per werkomgeving en dit maakt de SaaS met name voor kleine bedrijven interessant. Een premium account kost 8 dollar per medewerker per maand. Yammer, een vergelijkbare aanbieder, hanteert een tarief van 5 dollar per medewerker per maand voor een vergelijkbaar abonnement en is hiermee iets goedkoper. Op de website van Podio staat een volledig overzicht van de prijzen.
Eindoordeel online samenwerk tool Podio
Met de SaaS van Podio kunnen bedrijven relatief eenvoudig een bedrijfsmatig sociaal netwerk opzetten. Daarnaast stellen de gebruikersvriendelijke werkomgevingen medewerkers in staat op diverse disciplines online samen te werken. Externe ontwikkelaars kunnen zelf via een API extrafunctionaliteiten ontwikkelen. Extra voordeel voor organisaties tot 10 medewerkers is de beschikbaarheid van een gratis abonnement.
Alexander is eigenaar van Houthuyse Consultancy en adviseur/trainer van de afdeling Informatiemanagement & ICT bij een landelijk kenniscentrum. Implementaties van bedrijfsbrede software oplossingen (ERP) bij organisaties in de opleidingsbranche vormen de basis van zijn ICT achtergrond. Daarnaast houdt hij zich bezig met website en webshop ontwikkeling, Open Source CMS en Internetstrategie.
Bart van den Bosch |
Podio is meer dan alleen een sociaal netwerk. Het is uitstekend te gebruiken voor CRM, projectmanagement e.a. door de flexibele en eenvoudige opzet. Nu twee maanden gebruiker en erg te spreken over de mogelijkheden.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
samenwerken, online samenwerken, social media, projectmanagement, intranet, podio, zendesk, freshbooks, online bedrijfsbrede software, bouwstenen, werkomgeving, sales management
