Een vergadering plannen met meer dan drie mensen is geen pretje. Het lijkt wel of er nooit een moment is dat iedereen kan. Met TimeBridge wordt het gaatje in de agenda toch gevonden. De online applicatie biedt tevens de mogelijkheid om die vergadering efficient te laten verlopen.
Software as a Service TimeBridge is geen agenda, maar werkt samen met bestaande agendasoftware zoals Microsoft Outlook, Apple iCal, Yahoo Calender en Google Calender. Een of meerderde van deze agenda's worden gekoppeld aan TimeBridge. Vervolgens wordt het voor buitenstaanders zichtbaar wanneer jij vrij bent. Dit is natuurlijk een functie die al standaard in de meeste agendasoftware zit, maar het is niet mogelijk om in bijvoorbeeld Google Calender de beschikbaarheid te zien van een Outlook-gebruiker. Met de SaaS van TimeBridge wordt dit probleem opgelost.
Online plannen van een vergadering
Om een vergadering in te plannen worden de e-mailadressen van de aanwezig gewenste personen ingevoerd. Deze mensen hoeven geen gebruiker te zijn van TimeBridge, maar dat maakt het wel makkelijk. Indien iemand gebruiker is en zijn agenda heeft gekoppeld, wordt zijn beschikbaarheid automatisch in de planner getoond.
Doordat in het scherm zichtbaar is wanneer iemand bezet is (als de agenda al gekoppeld is aan TimeBridge), kan de initiatiefnemer van de vergadering gemakkelijk een aantal tijdstippen en data voorstellen. Vervolgens ontvangen de deelnemers een e-mail met de vraag om hun voorkeur op te geven. Als iemand geen gebruiker is van TimeBridge, kan hij zonder zich te registreren aangeven welk tijdstip de voorkeur heeft en wanneer hij niet beschikbaar is.
De initiatiefnemer krijgt na het invullen een e-mail. Op een gegeven moment kan er worden gekozen voor de uiteindelijke datum en het tijdstip, deze wordt dan per e-mail bevestigd aan de mensen die zijn uitgenodigd. Als het gebruikers zijn van TimeBridge wordt de afspraak automatisch weggeschreven naar hun agenda. Niet-gebruikers kunnen via een link de afspraak in hun agenda plaatsen.
Vergadering online voorbereiden en bijhouden
Met online software TimeBridge kunnen de deelnemers zelf de vergaderagenda samenstellen en ordenen. Elke genodigde kan namelijk zijn eigen agendapunten aanmaken. Er kan een tijdslimiet per agandapunt worden aangegeven. De volgorde van de punten is ook nog aan te passen.
Door een koppeling met de online opslagdienst Box.net kunnen ook documenten worden gekoppeld aan de geplande vergadering. Vervelend is wel dat hiervoor een account nodig is bij Box.net.
Ook is het mogelijk om tijdens de vergadering actiepunten in TimeBridge bij te houden. Via een dropdown-menu kan een actie worden gekoppeld aan een van de deelnemers van de vergadering. Elke actie kan een deadline krijgen, alleen worden deze niet weggeschreven naar de agenda.
Gebruikersgemak van de SaaS
SaaS TimeBridge is eenvoudig in gebruik. De koppeling met de eigen agenda ging tijdens het testen gemakkelijk - en indien er problemen zijn is er voldoende documentatie om het op te lossen.
Mensen worden met een klik toegevoegd aan de vergadering. De beschikbaarheid wordt automatisch in de weekplanner aangegeven en met de muis kunnen suggesties voor afspraken worden toegevoegd. De tijdsduur is eenvoudig aan te passen door met de muis een blokje groter of kleiner te maken.
Beveiliging van de gedeelde agenda
Het is belangrijk om te realiseren dat TimeBridge toegang heeft tot de bestaande eigen agenda. De online software voegt afspraken toe zonder dat de gebruiker dit moet bevestigen.
Op de website van de SaaS-aanbieder is niet duidelijk hoe en welke informatie uit de agenda wordt opgeslagen. Ook is er geen informatie te vinden over de beveiliging van de online software.
Gratis gebruik maken van TimeBridge
Online software TimeBridge is gratis te gebruiken. Naast de opties die in deze review zijn behandeld, is er ook de mogelijkheid om met TimeBridge telefoon- en videoconferenties te houden. Voor deze opties wordt 135 dollar per gebruiker, per jaar gevraagd.
Eindoordeel SaaS TimeBridge
Met Software as a Service TimeBridge is het mogelijk om de beschikbaarheid van collega's te zien, zonder dat dezelfde agendasoftware nodig is. Dit is handig bij het plannen van een afspraak met meerdere mensen. Het is echter de vraag of je ook altijd al je beschikbaarheid wilt delen. Niet alleen vanwege de privacy, maar ook uit praktisch oogpunt: niet altijd alles staat in de agenda vermeld.
Maar zelfs zonder de koppeling aan de persoonlijke agenda blijft TimeBridge een handige CloudTool. Naar een grote groep mensen kan een aantal suggesties voor tijdstippen van een vergadering worden gestuurd. Agendapunten kunnen door de deelnemers worden toegevoegd en actiepunten worden bijgehouden.
Emiel (1984) is een freelance multimedia journalist. Hij heeft een achtergrond in de ICT en schrijft regelmatig over digitale ontwikkelingen voor websites en magazines.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
project management, collaboration, planning, agenda, vergaderen, timebridge
