Met Microsoft Sharepoint Online kunnen bedrijven eenvoudig hun eigen intranet opzetten, zodat medewerkers gemakkelijk online kunnen samenwerken. Gegevens en bestanden kunnen worden gedeeld met specifieke collega's binnen een beveiligde omgeving. Voor afdelingen en groepen kunnen exclusieve teamsites worden opgezet.
Direct starten met online samenwerken
Met het administrator-menu is in één stap een Sharepoint aan te maken. Beginnen met online samenwerken met Microsoft Sharepoint is daarmee net zo eenvoudig als starten met Microsoft Exchange Online. Per Sharepoint kan worden ingesteld wie er toegang heeft en hoeveel gigabyte aan ruimte mag worden gebruikt. 5 GB is het maximum dat wij konden gebruiken tijdens deze test.
Sharepoint-omgevingen en teamwebsites bieden de volgende mogelijkheden tot online samenwerken:
Afbeeldingenbibliotheek, om fotoalbums in op te slaan
Documentenbibliotheek, om documenten te delen en bewerken met collega's
Diatheek, om Powerpoint presentatie's te delen en bewerken
Wiki pagina's, om informatie over bedrijfsgegevens en vaktermen te delen
Agenda, om gezamenlijke afspraken te delen
Takenlijst, om taken vast te leggen (inclusief deadlines)
Formulierenbibliotheek, om statusrapporten te koppelen aan Sharepoint (alleen via XML)
Samenwerken in vertrouwde Microsoft omgeving
Microsoft Sharepoint Online gebruikt de standaard Microsoft huisstijl en werkwijze. Voor veel gebruikers zal deze online software daarom aanvoelen als bekend terrein. Het menu is logisch ingedeeld en bibliotheken zijn snel aan te maken. De revisiehistorie maakt overzichtelijk welke items zijn aangepast en door wie.
Veilig afgeschermd voor de buitenwereld
Net als Microsoft Exchange Online is Microsoft Sharepoint Online goed beveiligd. De verbinding met de online software gaat over een beveiligde https-verbinding. Ieder bestand is (on)toegankelijk te maken per gebruiker en/of gebruikersgroep. Om een bestand aan te passen moet er eerst worden ingelogd om het bestand op te kunnen halen. Na het aanpassen dient er opnieuw te worden ingelogd om het bestand terug te kunnen plaatsen. Om dit continue inloggen te voorkomen, stelt Sharepoint Online een applicatie beschikbaar via het menu. Deze applicatie zorgt ervoor dat een gebruiker ingelogd blijft.
Kosten Microsoft Sharepoint Online
Microsoft Sharepoint Online is beschikbaar vanaf 4,47 euro per gebruiker per maand. Voor de software geldt wel een minimale afname van vijf gebruikers.
Naast het Microsoft Sharepoint pakket kan ook worden gekozen voor Business Productivity Online Standard Suite (BPOS), een zeer compleet pakket aan online software ten behoeve van online samenwerken. Het BPOS pakket bevat onder meer:
Exchange Online (e-mail, gedeelde agenda's en contactpersonen)
Office Livemeeting (online vergaderen)
Office Communications Online (chatten)
Dit complete Software as a Service pakket kost 8,52 euro per gebruiker per maand. Met deze producten kan uw organisatie eenvoudig online samenwerken. Alle producten van dit SaaS pakket zullen we de komende weken op CloudTools bespreken. Eerder in deze serie tests schreven we de volgende review:
Microsoft Sharepoint Online is handige online software om snel en eenvoudig een eigen intranetomgeving mee op te zetten. De software is ook geschikt voor gebruikers zonder ICT kennis. Voor veel gebruikers zal de Microsoft huisstijl en werkwijze vertrouwd terrein zijn. Bij grote teams kunnen de maandelijkse kosten echter flink oplopen.
Meer oplossingen voor het delen van bestanden en online samenwerken vindt u in ons online software overzicht.
Bart (1987) is zelfstandig backend webdeveloper en gespecialiseerd in het koppelen van applicaties. Bart test voor CloudTools met name technisch gecompliceerde producten.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
samenwerken, microsoft, sharepoint, bpos
