Comindware Task Management is een gratis tool en een aanvulling op het uitgebreidere (en betaalde) Comindware Tracker. Het positioneert zich hiermee tussen de takenlijst van Outlook (dat weinig mogelijkheden biedt tot het samenwerken aan taken) en de uitgebreide tools die volledig projectmanagement ondersteunen. Het richt zich op kleine projectgroepen binnen de kleine tot wat grotere organisaties. Doordat het mooi integreert met Microsoft Outlook kan het goed concurreren met de daarin ingebouwde takenlijst.
Velen zullen de volgende situatie herkennen: Op maandagochtend meldt een nieuwe werknemer zich op kantoor. Vervolgens blijkt dat IT nog geen desktop gereed heeft (laat staan een werkend inlog-account), de manager vergeten is tijd te reserveren voor het introductierondje en de beveiliging nog geen toegangspas heeft klaargemaakt. Dat is natuurlijk zonde, want juist dit soort processen laat zich prima volgens een voorgedefinieerde template sturen en als taak (start nieuwe werknemer) uitzetten bij de betreffende collega's. Voor dit soort dingen kan Comindware Task Management een helpende hand bieden.
De tool is gratis, al is het wel duidelijk dat dit een lokker en binnenkomer moet zijn richting het uitgebreidere Comindware Tracker. Hier is natuurlijk niets mis mee, zolang deze eenvoudigere versie maar geen beperkingen kent in hetgeen het belooft. En dat lijkt waargemaakt te worden. Indien er wordt geüpgrade naar de uitgebreidere betaalde software, blijft Comindware Task Management goed naast Comindware Tracker werken. Of eigenlijk zelfs: elkaar aanvullen.
Wat kan er met Comindware Task Management?
Taken uitzetten. In verschillende werkgebieden binnen het bedrijf (HR, IT, Financieel, Sales). Templates helpen met het snel opzetten van veel voorkomende taak-indelingen die elke keer dezelfde basis hebben.
Eigen desktop ontwerpen. Met taken, discussies, rapportages en groepen. Iedere gebruiker kan het dashboard inrichten naar eigen smaak en wordt niet gedwongen te werken met dezelfde indeling als de collega-gebruikers. Aanpassen kan simpelweg via drag-and-drop. Hiërarchische taakopbouw en een oneindig aantal subtaken zijn mogelijk; er is geen beperking in het aantal onderliggende niveaus dat subtaken kunnen hebben.
Onderscheid maken tussen persoonlijke en groepstaken. Groepstaken kunnen onder een project worden gehangen en toegewezen aan een collega.
Afhankelijkheden bepalen. Een project kan bijvoorbeeld pas afgerond worden als alle teamleden hun taak hebben uitgevoerd, al dan niet in een bepaalde volgorde.
Vanuit taken discussies starten. Collega's kunnen zo feedback geven zonder direct zelf taken te wijzigen. Discussies kunnen gaan over de inhoud van de taak, maar natuurlijk ook over de aanpak ervan. Is de gestelde deadline wel reëel? Zijn de documenten volledig en duidelijk? Et cetera.
Versiebeheer van de taken. Leg vast wie er welke wijziging heeft gemaakt op een taak en bekijk de eerdere inhoud van taken.
Integratie met Microsoft Outlook. Gebruikers hoeven zo geen nieuwe interface aan te leren. Hierdoor is de drempel laag om Comindware Task Management binnen het bedrijf uit te rollen. Gebruikers hebben geen training nodig om ermee aan de slag te gaan. Natuurlijk kan ook de web interface van Comindware worden gebruikt als er op een desktop wordt gewerkt waar Outlook niet geconfigureerd is.
Tijdregistratie per taak. Met bijbehorende rapportage.
Kalender. Voor het plannen van zowel de zakelijke als de persoonlijke kalender (hiermee wordt niet de privé kalender bedoeld)
Rapportages. Multilevel grouping voor rapportages. Maar het is ook mogelijk om zelf via widgets rapportages samen te stellen.
Notificatie per e-mail. Bij een toegewezen of afgeronde taak, of bijvoorbeeld wanneer er comments op een taak worden gegeven.
Synchronisatie. Zowel vanuit Outlook als vanuit de Comindware web interface.
Filters, search en export. Full text search, toepassen en opslaan van eigen filters en export naar Microsoft Excel van alle taken en projectmanagementgegevens.
Hoe gebruikersvriendelijk is Comindware?
De webinterface is zeer mooi gemaakt en heeft grote gelijkenissen met de meest recente versie van Microsoft Outlook. De software is erg intuïtief en nodigt echt uit om ermee te gaan werken. Precies zoals we web based software graag zien. De integratie met Microsoft Outlook is bijzonder gebruiksvriendelijk. De software installeert relatief eenvoudig en werkt qua interface niet anders dan de reguliere takenmodule van Outlook. Hierover valt dan ook weinig te vertellen, dit werkt ook gewoon prima!
Hoe veilig is deze tool voor samenwerken?
Er is niet veel informatie te vinden vanuit de leverancier omtrent haar beveiligingsbeleid en bijvoorbeeld de gegarandeerde uptime. De SLA en het privacy statement vertellen niet veel meer dan: Comindware will, itself or through third parties, implement and maintain facilities, equipment, and programming, collectively making up a host data center, as necessary to provide you access to the Software via the Internet. En Comindware has taken reasonable actions, including encryption and firewalls, to ensure that your personal information is disclosed only to those designated by you. Hier kan je als gebruiker natuurlijk niet zo heel veel mee.
Wel is het positief dat Comindware een koppeling aanbiedt met de Microsoft Active Directory waarmee het bestaande gebruikers- en rechtenbeheer kan worden overgenomen, al is dit iets wat meer bij de grotere dan de kleine MKB bedrijven voorkomt.
Is Comindware betaalbaar?
Comindware Task Management is gratis. Wel wordt de gebruiker steeds gemotiveerd en verleid tot de aanschaf van haar grotere broer, Comindware Tracker, waarvoor betaald dient te worden. Desalniettemin is deze software volledig functioneel en is een upgrade naar de uitgebreidere software Tracker niet perse nodig. Er is geen beperking op het aantal taken, gebruikers of projecten. Het is ook niet nodig om vooraf creditcardgegevens achter te laten.
Eindoordeel taskmanagement tool Comindware
Comindware Task Management is een mooie cloud oplossing waarvan helaas niet duidelijk vooraf gecommuniceerd wordt hoe de beveiliging opgezet is. Dat gezegd hebbende, en daarmee het eindoordeel ook te hebben beperkt tot maximaal 3 van de 5 sterren, moet wel gezegd worden dat dit één van de weinige gratis diensten is die een volwassen aanvulling levert op Microsoft Outlook.
De grootste toegevoegde waarde lijkt te zitten in het feit dat de software het taakbeheer van Outlook omzet van individuele basis naar een werkgroepbeheerde takenlijst, zonder in te boeten op eigen takenlijsten. Tot slot biedt het hergebruik van veel voorkomende takenlijsten, zoals het eerder genoemde voorbeeld van de nieuwe werknemer die zijn eerste werkdag heeft, een heel praktische oplossing die een organisatie echt voordeel biedt, omdat er minder fouten gemaakt zullen worden.
Onno la Roi is Testmanager bij De Testmanager BV: voor ondersteuning bij softwaretesten. Zijn ervaring in het testen en reviewen is de basis voor zijn inzet voor CloudTools.
Zoals het nu is kan je zonder problemen jezelf aanmelden voor een gratis 30-dagen trial. Je hoeft geen credit card gegevens o.i.d. in te vullen en zit na die 30 dagen ook nergens aan vast!
Don't worry! :-)
Onno
Marti |
Lydia heeft wel gelijk, de door jouw genoemde link geeft een pagina weer waar je je moet registreren voor een trailversie.
In hoeverre gratis ??
Onno |
Hallo Lydia
Mooi dat je nieuwsgierig bent geworden naar aanleiding van onze review! ;-)
Heb je wel de juiste tool geprobeerd te downloaden? (de download is voor de integratie met Outlook)
Ze leveren 2 soorten tools, deze is hierboven besproken en gewoon gratis te gebruiken:
http://www.comindware.com/task-management/
groeten
Onno
Lydia de Jongh |
Op basis van deze review toch nieuwsgierig geworden naar deze tool. Ik kan de webversie niet vinden.... alleen een download link.
Om prijsinfo te krijgen, moet je eerst een account aanmaken. Dan kom je er achter dat het om een aanschafprijs van 375dollar per gebruiker gaat....
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
samenwerken, projectmanagement, collaboration, taken, takenlijsten, outlook, projecttaken, comindware task management
