Met de online software Google Docs kunnen teams tegelijkertijd in één en dezelfde versie van een document werken. Documenten zijn altijd en overal toegankelijk met een smartphone, laptop of PC. De functionaliteiten van de SaaS oplossing zijn voldoende voor de meeste doeleinden. Het gebruik van Google Docs - inclusief 1 Gigabyte aan data-opslag - is gratis. Voor extra capaciteit moet worden betaald.
Aanmelden kan door een account aan te maken op Google Docs. Nadat de registratie doorlopen is, start de Software as a Service met een blanco werkomgeving. Met Google Docs kunnen vijf soorten documenten worden aangemaakt die in zelfgekozen mappen geplaatst kunnen worden:
Tekstdocumenten
Spreadsheets
Presentaties
Formulieren en enquêtes
Tekeningen
Google Docs biedt meer dan basisfunctionaliteiten
In de tekst-, spreadsheet- en presentatiedocumenten zijn veel functies en werkwijzes herkenbaar uit het vertrouwde Microsoft Office. Tekst kan worden opgemaakt, uitgelijnd en op spelfouten worden gecontroleerd. Er kunnen plaatjes, links en tabellen in documenten worden geplaatst. De online software biedt uitgebreide basisfunctionaliteiten, maar verwacht geen specialistische functies.
Documenten kunnen in gangbare formaten worden geüpload en lokaal of online worden opgeslagen. Zo ontstaat er een online map met bestanden. Er zijn wel limieten voor de hoeveelheid data in Google Docs, maar de meeste gebruikers zullen hier niet snel tegenaanlopen.
Enquêtes en formulieren in een handomdraai
Voor het houden van een enquête of het gestandaardiseerd invoeren van gegevens zijn de formulieren in Google Docs een uitkomst. Met een eenvoudige wizard kan een professionele enquête in een handomdraai worden samengesteld. Het formulier kan per e-mail worden verzonden, gepubliceerd worden op internet of embedded op een website worden geïntegreerd. De resultaten lopen direct binnen in een Google spreadsheet.
Eenvoudig online samenwerken aan documenten
Na het maken van de documenten met de online software komen de echte voordelen van het gebruik van Google Docs naar voren. Met de deeloptie kunnen documenten of hele mappen met anderen gedeeld worden. Een deelnemer uitnodigen is eenvoudig. Er kan per e-mail een uitnodiging worden verstuurd. Een deelnemer kan dan vervolgens een account aanmaken, inloggen en het specifieke document lezen of ook aanpassen afhankelijk van zijn rechten. Een document kan ook openbaar worden gepubliceerd via een unieke URL.
Er kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd werken aan één document. Met verschillende kleuren wordt aangegeven wie waar in het online document werkt. In de zijbalk is een chatfunctie zodat er tijdens het werken aan het document onderling gecommuniceerd kan worden. De eigenaar van het document heeft de beschikking over revisiebeheer, kan wijzigingen zien en deze eventueel terugdraaien.
Google Docs ondersteunt diverse mobiele devices. Door in te loggen op de speciale URL: http://docs.google.com/m kan er gebruik worden gemaakt van de online software. Bekijk hier een overzicht van apparaten en besturingssystemen die worden ondersteund. Voor de iPhone en iPad zijn er verschillende applicaties op de markt om bestanden te openen, te bewerken en om te communiceren met andere online software.
Extra opslagcapaciteit vanaf 5 dollar per jaar
Google Docs is gratis in gebruik inclusief 1 Gigabyte aan gratis opslag. Als er meer opslagruimte nodig is, rekent Google 5 dollar per jaar per 20 Gigabyte. Deze extra opslagruimte kan ook worden gebruikt om de opslagcapaciteit van het Google Picasa Webalbum of Gmail account te verhogen.
Data en beveiliging van de online software
Google Docs heeft standaard een beveiligde https verbinding. Documenten worden niet in de zoekresultaten opgenomen van de Google zoekmachine, ook niet als deze openbaar zijn gepubliceerd. Google waarschuwt echter wel dat andere zoekmachines dit wel kunnen doen met openbaar gepubliceerde documenten.
Hoe en in welke landen Google de specifieke gegevens opslaat, is ons niet duidelijk geworden. Wel interessant om te weten gezien de wet bescherming persoonsgegevens. Zie over dit onderwerp het interview van collega schrijver Emiel Elgersma met Solv advocaten over privacy en wetgeving in de Cloud. Google geeft aan dat zij zich in ieder land aan de specifieke regels houdt.
Eindoordeel online software Google Docs
Google Docs is een handige oplossing om samen aan documenten te werken en deze te delen met anderen. Documenten hoeven niet meer heen en weer gemaild te worden tussen belanghebbenden. De basisfunctionaliteiten van de Software as a Service zijn ruim voldoende. Voor speciale functies moet men lokaal geïnstalleerde software, zoals Microsoft Office, gebruiken of op zoek naar andere online oplossingen.
Detlef |
Op 2 december is er een event over Google en haar business toepassingen. http://www.worksmartgogoogle.com/
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
samenwerken, google, collaboration, documenten
