De Asana takenmanager is recent op de markt gekomen online projectmanagement software. Deze gratis Software as a Service (SaaS) stelt het behalen van projectdoelstellingen centraal. Door de werkstroom in taken te verdelen, wordt de projectvoortgang inzichtelijk gemaakt. Personen volgen projecten, de projectmanager wijst taken toe aan personen die vervolgens de hun toebedeelde taken prioriteren en er via Asana over communiceren. Bij elke taak kunnen bestanden geüpload worden. Asana integreert zo online samenwerking en bestanden delen met projectmanagement.
De Asana online takenmanager is gratis te gebruiken. Op de Asana website kan via de Sign up knop toegang verkregen worden. De verificatie e-mail met activeringslink komt direct binnen. Personen, clubs en teams hoeven slechts een workspace naam op te geven. Aan bedrijven, non-profitorganisaties en scholen wordt een URL en het aantal gebruikers gevraagd.
Wat kan er met de Asana takenmanager?
Deze cloud computing tool voor taskmanagement toont aan ingelogde gebruikers hun projectenlijst en hun takenlijst. Taken worden voorzien van informatie zoals wie er verantwoordelijk voor is, de urgentie (korte-, middellange- of lange termijn), de deadline en de afhankelijkheid van andere taken. Aan de taak kunnen tags, aantekeningen en commentaar worden toegevoegd. De voor de taak verantwoordelijke personen en volgers hebben toegang tot de activity feed die inzicht geeft in de taakvoortgang. Gebruikers die een project volgen, ontvangen per e-mail notificaties.
Gebruikersgemak van de online samenwerk tool
De interface van Asana oogt rustig. Het menu op de linkerzijde van het scherm toont met hoofdletters de naam van de werkomgeving. Daaronder staan de naam van de ingelogde gebruiker en de lijst met projecten die de gebruiker volgt. Het geselecteerde project wordt midden op het scherm weergegeven en de taken kunnen worden getoond naar prioriteit of per verantwoordelijk persoon.
De taakdetails worden rechts op het scherm getoond wanneer de gebruiker op het kleine blauwe pijltje klikt.
Het is snel duidelijk wat er allemaal kan met de SaaS, maar het opsplitsen van projecten in taken is een tijdrovende zaak waarbij heel wat afgeklikt moet worden met de muis. Tijdens het testen bleek dat sommige knoppen op het scherm met taakdetails onzichtbaar zijn, tenzij je met je muis boven het relevante deel van het scherm hangt. Deze mouseover draagt bij aan de rust op het scherm, maar vertraagt het leerproces met de software enigszins.
Asana werkt het beste in de Google Chrome browser, in Safari of in Internet Explorer met Google Chrome frame. De online software is alleen beschikbaar in het Engels. Asana heeft een Support pagina met een goede zoekmachine, FAQ, gebruikersforum, instructievideo's en Twitter stream.
Hoe veilig is projectinformatie bij Asana?
Inloggen brengt gebruikers op de beveiligde HTTPS website van Asana. Documenten worden bewaard door Amazon Web Services. Deze hanteert ook HTTPS en SSL beveiliging. Asana bewaart replica's van de projectinformatie op verschillende locaties, maakt regelmatig back-ups en kan oude data herstellen. Alle Asana servers worden beschermd door een firewall en worden gehost in beveiligde SAS 70 gecertificeerde data centers. Alleen Asana werknemers met valide redenen hebben toegang tot de data. Er is nog niets bekend over de uptime.
Heeft Asana ook nadelen?
Wat ontbreekt in Asana is diepgang. Voor complexe projecten is het opsplitsen van projecten in taken alleen niet voldoende. De administratieve aspecten van projectmanagement, zoals urenregistratie, factureren en de mogelijkheid tot visuele weergave van het project op een tijdlijn ontbreken. Managers van complexe projecten zullen deze features missen. Daarnaast heeft Asana geen integratie met social media, biedt het niet de mogelijkheid data te exporteren, geen statistische informatie en geen API. Koppelingen met andere software zijn daardoor niet mogelijk.
De Asana online takenmanager is gratis voor accounts met een maximum van 30 gebruikers. Voor accounts met meer gebruikers kan een e-mail gestuurd worden naar Asana support (support@asana.com). Voor veel MKB'ers en ZZP'ers zal 30 gebruikers echter meer dan genoeg zijn. Asana is financieel gezien een heel interessante optie voor een SaaS met beveiligde communicatie, bestanden delen en projectmanagement.
Eindoordeel projectmanagement software Asana
Asana is een breed toepasbare tool met verschillende interessante features, maar voor complexe projecten schiet deze SaaS te kort. Asana is echter vooralsnog gratis en biedt veel functionaliteiten die bij concurrenten geld kosten. Feng Office bijvoorbeeld biedt meer functionaliteiten, maar voor 20 gebruikers moet maandelijks $ 179,- betaald worden. De prijs/kwaliteitverhouding van Asana is daarom goed te noemen en deze cloud computing tool verdient dan ook 4 van de 5 sterren.
Saskia is freelance consultant Intelligente Systemen en informatiemanagement en ontwikkelt chat bots. Zij schrijft over haar bevindingen met de nieuwste technologieën op het gebied van Marketing, CRM, Data management en Samenwerkingstools.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
