WPB,10035,saas-samenwerken
CloudTools
Vorige
Volgende

Print pagina E-mail alert Rss feed

Dossier online webinar en webmeeting tools




Ontwikkelingen als Het Nieuwe Werken, de globalisering van werk en kennisintensieve teams binnen en buiten de organisatie hebben het online vergaderen een flinke push gegeven. Via e-mail communiceren over projecten of kennis overdragen, is namelijk niet altijd efficiënt. En telefonisch contact is niet altijd voldoende.

Met speciale online software tools kunnen vergaderingen en presentaties via internet gehouden worden. Dit dossier geeft inzicht in de verschillende manieren van online vergaderen, de benodigdheden en de punten waarop gelet moet worden bij de aanschaf van online vergadersoftware. Tenslotte volgt een kort overzicht van de beschikbare online webinar en webmeeting tools.

Online vergaderen kan in verschillende vormen. Webinars, webmeetings en webconferences verschillen onderling van elkaar in de manier van interactie. Niet alle software biedt alle vormen. Daarom is het belangrijk van te voren goed te bepalen waarvoor de online software gebruikt gaat worden.
  • Webinar. Een webinar is een online seminar waarbij voornamelijk informatie overgedragen wordt. Het kan goed gebruikt worden voor trainingen en productpresentaties (marketing & sales). Video is standaard en de focus ligt voornamelijk op de functionaliteiten voor de presentator (trainer). Dus de mogelijkheid om een presentatie te houden, aantekeningen erbij te houden, te overleggen met mede-presentatoren en het tonen van applicaties. Een webinar wordt vaak via een link op de bedrijfswebsite aangeboden.
  • Webmeeting. Dit is de meest pure vorm van online vergaderen. Hierbij kunnen deelnemers actief participeren door middel van chat en 'hand opsteken'. Soms is het ook mogelijk om met een webcam elkaar te zien. Dit is erg handig om ook de non-verbale communicatie van deelnemers mee te kunnen krijgen.
  • Webconference. Bij een webconference kunnen genodigden voornamelijk luisteren naar wat een persoon te zeggen heeft. Geregistreerden krijgen een PIN-code die ze moeten invoeren na een bepaald nummer gebeld te hebben. Daarna kan er geluisterd worden.

Wat is er nodig om online te kunnen vergaderen?

  • Stabiele breedbandverbinding met een downloadsnelheid van minimaal 500 kilobit per seconde en dan bij voorkeur via een kabel (wireless kan wat vertraging geven).
  • Goede headset. Door gebruik te maken van het Voice over Internet Protocol (VoiP) is het mogelijk om de audio te broadcasten via de internetverbinding gebruikmakend van een microfoon die verbonden is met de computer. Deelnemers kunnen dan luisteren via hun computerspeakers. Aan te raden is een kwalitatief goede microfoon te gebruiken.
  • Device dat audio en eventueel video ondersteunt. Bij sommige online software kan ook via smartphones en tablets aan online meetings deelgenomen worden.
  • Voldoende voorbereidingstijd om de online vergader software goed onder de knie te krijgen en bij de webinar of webmeeting niet voor verrassingen te komen staan.

Tips voor een efficiënte webinar

  • Houd een proefsessie. Oefen met het houden van een webinar. Het is namelijk anders dan een presentatie waarbij het publiek fysiek aanwezig is en direct feedback kan geven waarop gereageerd kan worden.
  • Promoot de webinar. Bij webinars die gebruikt worden als productpresentatie zijn timing (wanneer de kans het grootst is dat mensen de webinar kunnen volgen) en reclame voor de webinar (mond-tot-mond reclame, nodig een vriend/collega uit-link) belangrijk. Het beste is de webinar een geïntegreerd onderdeel te maken van een overall marketingstrategie.
  • Verzamel deelnemerinformatie. Na afloop van een webinar kunnen enquêtes verstuurd worden. Handig is dan bij het registratieproces van de deelnemers zoveel mogelijk relevante informatie te verzamelen.
  • Laat de presentatoren inbellen. Laat de presentatoren, als het mogelijk is, gebruikmaken van de inbelvoorziening en dus niet van VoiP. Vaak worden beide mogelijkheden aangeboden door de online software. Deelname via een gewone telefoonlijn is nog vaak stabieler. Het beste is ook om de presentatoren een hard copy van de presentatie voor zich te laten hebben.

Waarop te letten bij de aanschaf van online vergader software?

Er zijn verschillende online softwarepakketten op de markt. En het is niet de goedkoopste Software as a Service (SaaS). Een weloverwogen keuze is dan erg belangrijk. Denk voor de aanschaf na over:
  • Doel en gebruik. Wat is het doel van de online software? Worden er voornamelijk webmeetings of webinars mee gehouden? Hoeveel deelnemers zullen er gemiddeld zijn. Daarnaast is een inschatting van de gebruiksfrequentie handig (hoe vaak er webmeetings of webinars gehouden gaan worden). Dit bepaalt namelijk de keuze voor een abonnement of een incidentele afname van de diensten.
  • Audio-opties. Softwareleveranciers bieden soms de keuze om deel te nemen aan een webmeeting of webinar via een telefoonlijn en/of VoiP. Belangrijk bij een telefoonlijn is te weten of er een Nederlands inbelnummer is.
  • Sharing-mogelijkheden.
    Het kan handig zijn tijdens een webinar een bepaald programma te laten zien of uit te leggen hoe iets werkt. Het kunnen tonen van de desktop en applicaties van de presentator aan de deelnemers is dan een groot voordeel. Bij een webmeeting heeft een softwareprogramma dat ook het delen van documenten mogelijk maakt, een enorm voordeel.
  • Taal van de software. Niet iedereen is het Engels even goed machtig. Zeker bij online software met uitgebreide functionaliteiten, is een Nederlandse taalversie een enorm voordeel. Let in dat geval er ook op dat de uitnodigingen aan deelnemers te personaliseren zijn (en dus eventueel in het Nederlands vertaald kunnen worden).
  • Technische ondersteuning. Het beste is als de leverancier van de SaaS 24 uur ondersteuning kan geven.
  • Up-time. Grotere bedrijven met back-up servers en veel ervaring op het gebied van servers in de lucht houden, bieden vaak een iets grotere garantie dat de online vergadersoftware beschikbaar is wanneer nodig.
  • Prijs. Vaak zijn de maandprijzen van de online software voor kleine groepen (minder dan 70 deelnemers) nog te overzien (vanaf $ 29,95 per maand). Voor grote groepen moet echter een veel hoger bedrag betaald worden (tot in de honderden dollars per maand). Voor bedrijven die sporadisch een webmeeting organiseren, bieden sommige SaaS-providers een mogelijkheid om te betalen per minuut (vanaf 0,20 per minuut) en het aantal deelnemers. Dit kan echter flink oplopen (tot duizenden dollars voor een webinar van 60 minuten en 200 deelnemers). Sommige SaaS-aanbieders berekenen ook set-upkosten.
  • Maximaal aantal VoiP minuten per maand. Bij sommige SaaS-aanbieders geldt een maximum aantal minuten dat per maand via VoiP gebruik gemaakt kan worden van de online vergader software.
  • Makkelijk te installeren en te gebruiken. De online software moet met makkelijke stappen in te stellen zijn en onder verschillende browsers te gebruiken zijn. Voor de deelnemers moet het registratie- en deelnameproces zo eenvoudig mogelijk zijn.
  • Aanvulling: Applicatie of plug-in installeren. Het kan zijn dat SaaS-aanbieders de deelnemers aan webmeetings of webinars verplichten een applicatie of plug-in te downloaden. Niet elke eindgebruiker kan of mag echter applicaties installeren op de PC van de werkgever. Het risico is dat daardoor deelnemers uitgesloten worden van deelname aan de webinar of webmeeting.

Enkele tools voor webconferences, webinars en webmeetings

Een volledig overzicht van alle beschikbare online vergader software is niet te geven, wel een inzicht in de belangrijkste (prijzen in dollars):
  • GoToWebinar. Vanaf 99,- per maand (tot 100 deelnemers) tot 499,- per maand (tot 1000 deelnemers), geen Nederlandse versie. Lees hier de review van GoToWebinar.
  • Adobe Connect Webinar. Vanaf 55,- per maand (tot 100 deelnemers). Pay Per Use  3840,- voor een sessie van 60 minuten voor 200 deelnemers, geen Nederlandse versie. Lees hier de review van Adobe Connect Webinar.
  • WebEx. Vanaf 49,- per maand (tot 25 deelnemers, maximaal 6 uur per maand VoiP) tot 434,- per maand (tot 500 deelnemers), geen Nederlandse versie. Lees hier de review van WebEx.
  • Yugma. Vanaf 24,50 per jaar (tot 2 deelnemers) tot 159,95 per maand (tot 500 deelnemers), geen Nederlandse versie. Lees hier de review van Yugma.
  • AnyMeeting. Gratis (tot 200 deelnemers) door advertenties, geen Nederlandse versie. Lees hier de review van AnyMeeting.
  • CalliFlower. Vanaf 5,- per call (tot 5 deelnemers) tot 29,95 per maand (tot 70 deelnemers), geen Nederlandse versie. Lees hier de review van CalliFlower.
  • Skype. Webconferences gratis, groepvideo’s (maximaal 10 deelnemers) vanaf 6,87 per maand, Nederlandse Skype-versie. Lees hier de review van Skype.
  • Spreed. Gratis (tot 3 deelnemers), 117,81 per jaar (tot 20 deelnemers) tot 355,81 per jaar (tot 100 deelnemers), Nederlandse versie beschikbaar. Lees hier de review van Spreed
  • Microsoft Lync Online. Onderdeel van Microsoft Office 365. Vanaf € 5,25 per maand per gebruiker.
  • Onlineseminar.nl. Vanaf 750,- per seminar (tot 50 deelnemers) tot 5000,- (tot 1000 deelnemers) per seminar. 5000,- set-up kosten, wel Nederlandse versie.
  • OpenMeetings. Gratis open source meeting software, Nederlandse versie.
  • MegaMeeting. Vanaf 39,- per maand (2 deelnemers) tot 179,- per maand (250 deelnemers), geen Nederlandse versie.
  • Idiligo. Prijs op aanvraag, Nederlandse versie.
  • Nefsis. Prijs op aanvraag, geen Nederlandse versie.
  • WebConference. Vanaf 39,- (3 deelnemers) tot 149,- + (20+ deelnemers).
  • LotusLive Meeting. Vanaf 6,- per maand (tot 200 deelnemers), Nederlandse versie.
  • Banckle. Vanaf 19,- per maand (tot 50 deelnemers) tot 139,- per maand (tot 200 deelnemers), geen Nederlandse versie.
  • Via3. $ 29,99 per maand (ongelimiteerd aantal meetings en honderden deelnemers), Engelstalig.


TagsTags: saas, webmeeting, webinar, online vergaderen, webconference, tools, vergadersoftware, online vergadering, benodigdheden, aanbieders
Fieke Meijer

Over Fieke Meijer:


Fieke is freelance vertaler en schrijver en gespecialiseerd in ICT-gerelateerde producten. Zij heeft een Informatica-achtergrond en houdt zich ook bezig met nieuwsredactie.



Laatste Dossier: Samenwerken

Dossier Online MindMapping Dossier Online MindMapping
  HNW Blog Dossier: De beste productiviteitstools HNW Blog Dossier: De beste productiviteitstools
10 tips voor het werken met Microsoft Office 365 10 tips voor het werken met Microsoft Office 365
  Start met slimmer ondernemen Start met slimmer ondernemen

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Populaire tags

saas, webmeeting, webinar, online vergaderen, webconference, tools, vergadersoftware, online vergadering, benodigdheden


Zoek online software





  
Stichting EuroCloud Nederland

Keurmerk E-factureren
  
SaaS 4 Channel    

Cloudprovider.nl