Sinds kort is Microsoft Office 365 beschikbaar, een pakket software tools dat uit Software as a Service (SaaS) en desktop-applicaties bestaat die naadloos met elkaar samenwerken en kunnen synchroniseren via Office 365 Sharepoint. Op deze manier kan via de browser gewerkt worden met de Office 365 WebApps Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook.
In samenwerking met Jorn Bijnsdorp, directeur van e-office e-vailable, zet Cloudtools 10 tips op een rijtje voor het werken met Office 365.
1. Kies de juiste abonnementsvorm
De minimale contractduur is 1 jaar, dus kies de juiste abonnementsvorm. Laat je hierover vooraf adviseren door één van de zeven Cloud Accelerate Partners van Microsoft. Uiteindelijk sluit je wel de overeenkomst direct met Microsoft, maar het is toch handig een Cloud Accelerate partner te kiezen. Deze kan je adviseren over de meest geschikte abonnementsvorm, zorgen voor een soepele overgang en ondersteuning bieden met gedelegeerd beheer (waarbij je de partner kunt autoriseren voor het wijzigen van instellingen of het migreren van data via geavanceerde PowerShell scripts).
2. Wacht nog even als je gebruikmaakt van BlackBerry
Eind 2011 zal Office 365 gratis BlackBerry Enterprise Server (BES) ondersteuning bieden. Tot die tijd is dit alleen mogelijk met BPOS (de voorganger van Office 365) of met BlackBerry Internet Service (BIS). BIS biedt echter geen synchronisatie van agenda en contacten, BES wel. Het is dus beter om nog even te wachten met definitief overstappen als je gebruikmaakt van BlackBerry.
3. Office Web Apps vooral handig voor het gelijktijdig bewerken van spreadsheets
Met SharePoint Online kun je Office documenten in de browser bekijken en eventueel met meerdere mensen tegelijk bewerken. Bijvoorbeeld om samen een lijst met contactpersonen te bellen of de inschrijvingen voor een bijeenkomst vast te leggen. Het in de originele opmaak bekijken van Word- en PowerPointbestanden, zonder het document te hoeven downloaden, is in veel gevallen erg handig.
4. Houd migratie en co-existentie scenario's uit elkaar
Er zijn verschillende wegen vanuit de bestaande situatie naar Office 365: dit zijn de migratie scenario's. Daarnaast zijn er verschillende vormen om de oude situatie naast Office 365 te laten voortbestaan: dit zijn de co-existentie scenario's. De co-existentie scenario's zijn echter niet bedoeld als migratie scenario. Let hierbij specifiek op de rol van de Active Directory server in het bestaande netwerk.
5. Lync Online en Exchange 2010: dubbele adressen
Lync Online is een ideale start voor bestaande Exchange 2010 gebruikers, maar houd er rekening mee dat de Lync client ook gebruikmaakt van het Outlook adresboek. Zo kunnen ongemerkt dubbele adressen ontstaan. Waardoor vanuit Outlook, via type-ahead, e-mail adressen gebruikt worden in het onmicrosoft.com domein waarvan de e- mail ongelezen blijft.
6. Start met Exchange Online
Office 365 is vooral geschikt om kosten te besparen en een stap te maken in het faciliteren van Het Nieuwe Werken (HNW). Gebruikers hoeven van deze stap naar de cloud geen hinder te ondervinden, omdat veel bedrijven al gebruikmaken van de Microsoft producten. De verleiding is groot om direct voor de HNW home-run te gaan en Lync Online en SharePoint Online aan te zetten. Maar het beter is om eerst de bestaande Exchange omgeving te migreren naar Exchange Online.
7. Deel je SharePoint Online site ook met externen
Een belangrijk voordeel van SharePoint Online is dat je de SharePoint sites gemakkelijk kunt delen met mensen buiten je eigen organisatie. Dit staat niet standaard aan. Ga hiervoor naar http://jouwdomein-admin.sharepoint.com, Manage site collections, Settings, Manage External Users, Allow people outside your organization to be invited to access SharePoint Online.
8. Deel documenten in SharePoint Online vanaf de iPad met een app
Hoewel Safari een ondersteunde browser is voor Office 365, is Safari op de iPad dat niet. Veel werkt wel, maar bijvoorbeeld het uploaden van een document in SharePoint Online niet. Gelukkig zijn er voor de iPad verschillende apps beschikbaar waarmee dit wel mogelijk is. Een voorbeeld hiervan is SharePlus. Je moet wel de betaalde versie van € 12,- gebruiken, want de gratis Lite versie is alleen om de verbinding te testen en kan geen documenten uploaden.
9. Houd voldoende schijfruimte vrij voor Outlook
Een 25 GB mailbox is juist als je niet van opruimen houdt fantastisch. Houd er wel rekening mee dat Outlook in combinatie met Office 365 in cached mode werkt, waardoor diezelfde 25 GB ook op je harde schijf staat. Wel voorziet Exchange Online in het online archiveren, waardoor je er voor kunt kiezen niet alle oude e-mail lokaal te houden.
10. Gebruik Internet Explorer 9
Hoewel de systeemeisen veel soepeler zijn, is het aan te bevelen Internet Explorer 9 te gebruiken of in geval van Windows XP de laatste Internet Explorer 8. Ook in Chrome werkt bijna alles, verrassend veel in elk geval. Office 365 mag er dan voor zorgen dat je vanaf nu op de server altijd beschikt over de nieuwste software, op je eigen laptop zal je het steeds zelf bij moeten houden.
Over e-office
e-office ontwikkelt digitale werkomgevingen; oplossingen die ervoor zorgen dat medewerkers beschikken over de juiste kennis, informatie en communicatiemiddelen, zodat zij snel en goed kunnen inspelen op vragen van klanten. Hierbij maken zij gebruik van de nieuwste technologieën van onder meer IBM, Microsoft en RIM.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online samenwerken, collaboration, projectmanagement en social media software.
Tags:
sharepoint, tips, outlook, lync, microsoft office 365, invoering, migratie, e-office, webapps, online office
