Met Workschedule.net (WSDN) kan personeel voor diensten ingepland worden. De online software helpt de personeelsplanner door te kijken naar de juiste mensen met de juiste skills voor de specifieke diensten gekoppeld aan de beschikbaarheid. Maar ook voor lastminute gewijzigde diensten of voor verzoeken van het personeel om ad hoc wijzigingen bij ziekte of calamiteiten biedt de software een oplossing.
Wie vroeger op de middelbare school wel eens heeft meegekeken in de kamer van de conrector met daar het grote planbord van alle docenten, klassen en lokalen kan zich inbeelden hoe moeilijk het moet zijn om een goede planning op te zetten. Om het dan nog maar niet te hebben over continue mutaties in zo'n planning. Online planningssoftware waarbij de werknemers zelf kunnen inloggen voor het wijzigen van diensten, maar ook het aanmelden voor extra nog niet ingevulde diensten maakt deze planningsklus dan al een stuk makkelijker.
Wat kan er met Work Schedule?
Juist bij een planningstool als deze komt de online beschikbaarheid tot zijn recht. De planning is overal en voor iedereen beschikbaar en geeft het personeel inzage in en directe mogelijkheid tot het wijzigen van reeds geplande of nieuwe diensten. Meer in detail zijn de functionaliteiten van Work Schedule:
Geautomatiseerd plannen
Automatisch toewijzen van de juiste werknemer voor elke dienst.
Voorgedefineerde regels helpen met het automatisch plannen.
Plannen voor verschillende afdelingen, vestigingen en/of vaardigheden (people skills).
Beschikbaarheidsinformatie
Werknemers geven online hun standaard beschikbaarheid op.
Aangeven van standaard weken versus afwijkende beschikbaarheidsweken.
Opgeven van voorkeursdagen waarop het liefste gewerkt wordt.
Inplannen volgens voorgedefinieerde beschikbaarheidssjablonen.
Wisselen van en aanmelden op diensten
Werknemers kunnen via hun eigen inlog wisselen van diensten binnen vastgestelde kaders.
Optie tot het gedeeltelijk deelnemen aan een dienst, bijvoorbeeld alleen de ochtenddienst.
Optie tot het aanmelden op nog niet ingevulde diensten anders dan het voorkeursrooster.
Time tracking
Mogelijkheid tot het registreren van de gemaakte uren via online urenbriefjes.
Mogelijkheid tot het in- en uitklokken.
Exportmogelijkheid naar payrolling systemen via XLS (Excel) bestanden.
Verlofdagen administratie
Via de online inlog kunnen werknemers verlof aanvragen en laten goedkeuren door de manager.
Gekoppeld aan de verlofadministratie.
Waarschuwingen
Notificaties bij nieuwe of gewijzigde diensten. Dit kan per e-mail of per sms maar voor dat laatste is dan wel een abonnement op een sms-dienst nodig.
Via een link in de notificatie is door te klikken naar de detailpagina van de dienst.
Vlak voor de aanvang (instelbare tijd) van de dienst krijgt de werknemer alsnog een waarschuwing.
Zelfroosteren
Workschedule.net springt goed in op de trend van zelfroosteren. De medewerker kan zelf aangeven op welke diensten (of volgens welke diensten-templates) hij of zijn graag wil werken. En welke extra dagen of blokken daar buitenom ook nog eens mogelijk zijn als alternatief of als extra. De baas of de planner geeft de kaders aan en de werknemer reageert door zich hierop in te schrijven.
Ook ad hoc wijzigingen kunnen werknemers zelf regelen. Heeft een werknemer bijvoorbeeld op zondagmiddag een ziek kind thuis en wil daarom het liefst maandagochtend thuisblijven? Geen probleem, inloggen op het rooster geeft snel antwoord of er automatisch gewisseld kan worden met een collega die juist eigenlijk liever wel op de maandagochtend gaat werken. De alsnog ingeplande werknemer krijgt een melding met de vraag of de maandagochtend dienst daadwerkelijk ingevuld kan gaan worden. Zo nemen de cloud en de werknemer een beetje het werk van de planner over.
Hoe gebruikersvriendelijk is Work Schedule?
De software is erg uitgebreid, maar daardoor ook wel een beetje druk. De kleurstelling en de vele drop-down boxes, filters en menu-opties maken het op het eerste gezicht onrustig. Eén (of nog beter, meerdere) breedbeeldscherm(en) is/zijn wel nodig om goed met deze software te kunnen werken.
Wel blijkt deze software erg functioneel en uitgebreid. De leverancier gaat er prat op dat haar belangrijkste bezigheid het luisteren naar haar klanten is. Sinds 2000 wordt er aan deze software gewerkt en dat is te zien.
Hoe veilig is deze tool voor online HRM?
Wat betreft de veiligheid wordt er vermeld dat de software via SSL draait en de data 'constant' naar een beveiligde back-up locatie wordt gekopieerd. Deze back-ups blijven 2 jaar bewaard. De gebruiker kan overigens de gegevens exporteren naar een bestand om als eigen back-up te gebruiken.
Zoals we tegenwoordig veel zien, is ook deze leverancier enigszins vaag in de beschrijving van de uptime en veiligheid van haar dienst: "We have virtually no downtime'. Het is zonde dat een leverancier van zulke goede software zo slecht haar potentiële klanten informeert. CloudTools hecht veel waarde aan een duidelijke beschrijving van uptime en veiligheid. Is een leverancier hier niet duidelijk genoeg in dan zal er niet snel een hogere beoordeling gegeven worden dan een score van 3 van de 5 sterren. Dus ook als het functioneel geweldige software is.
Is Work Schedule betaalbaar?
De software van Work Schedule is niet gratis, maar kan wel 30 dagen gratis getest worden zonder het moeten opgeven van creditcard informatie. Indien er uiteindelijk wordt gekozen voor een abonnement dan verloopt de betaling via creditcard.
Voor de eerste 25 werknemers kost het systeem $ 25,- per maand. Elke volgende werknemer totaan 75 werknemers kost $ 1,- extra. Heel bijzonder in het prijsmodel is dat elke werknemer tussen het aantal van 75 en 150 gratis is en er vanaf elke werknemer boven het aantal van 150 er weer betaald moet worden: $ 0,30 per extra werknemer. Er kan ook vooruit worden betaald per 6 maanden of per jaar wat een kleine korting oplevert.
Eindoordeel HRM software Work Schedule
WorkSchedule.net biedt slimme automatiseringsregels om het plannen van de juiste mensen met de juiste competenties goed te laten verlopen. De functionaliteiten die hiervoor worden aangeboden zijn ruim en goed doordacht. Ook het prijsmodel is redelijk. Toch wordt deze software niet hoger beoordeeld dan 3 sterren wegens de te summiere beschrijving van de uptime en veiligheid. Indien hier meer duidelijkheid in verschaft wordt, zou deze software met 4 sterren beoordeeld worden.
Onno la Roi is Testmanager bij De Testmanager BV. In het verleden is hij betrokken geweest bij het opzetten van één van de eerste SaaS e-HRM, CRM & Verzuim/Arbo toepassingen. Tezamen met de ruime ervaring in het testen en reviewen is deze kennis de basis voor zijn inzet voor CloudTools.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online HRM, eHRM, personeelsmanagement en roostersoftware.
Tags:
