Shiftboard biedt Engelstalige online planningsoftware voor bedrijven, overheid, onderwijs e non-profit, gericht op 25 tot 10.000 gebruikers. De in te plannen mensen worden in Shiftboard workers genoemd. Dit kunnen allerlei soorten werknemers zijn zoals eigen mensen, die fulltime of parttime werken, maar ook inhuurkrachten. De kracht van online roosteren zit hem in de interactie en communicatie met de verschillende werknemers en het zogenaamde self servicescheduling gecombineerd met autoscheduling.
Self service scheduling is het beschikbaar stellen van diensten waarop de werknemers kunnen intekenen. Men kan zichzelf dus aanmelden op een nog niet ingevulde dienst of een eerder ingeplande dienst zelf omruilen met een collega-werknemer indien deze akkoord gaat.
Dit kan worden aangevuld met autoscheduling waarbij de software beschikbare diensten automatisch gaat invullen op basis van de door de werknemer eerder opgegeven voorkeuren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan "Ik kan op maandag, dinsdag en donderdagavond werken" en "Bij voorkeur op locatie A en als tweede keus op locatie D". Zo kan het inplannen van een rooster voor diensten plaatsvinden met de minimale inzet van een planner. Online roosteren is online software in optima forma. Hier is the cloud voor bedoeld, zo lijkt het haast wel.
De aanvraag van een trial inlog verliep helaas stroef en werd uiteindelijk afgewezen omdat er geen prijs werd gesteld op een test zonder begeleiding van Shiftboard zelf. Hierdoor hebben we, bij hoge uitzondering, de software helaas niet zelf kunnen testen. Omdat online roostersoftware echter een zeer actuele en populaire categorie tools is, willen we u toch een overzicht van de belangrijkste punten van de roostersoftware Shiftboard niet onthouden. Zodat u op basis hiervan kunt beslissen tot een begeleide test van Shiftboard.
Wat kan er met Shiftboard?
Plannen. Plannen gebeurt via maand-, week-, dag- of zelfs uurgebaseerde overzichten. Deze overzichten zijn geschikt gemaakt om te printen of om als download op te slaan. Kleurgebruik helpt snel inzage te geven in openstaande en bevestigde diensten. Plannen kan grotendeels automatisch op basis van voorkeuren van de werknemer en houdt rekening met variabelen zoals maximale overwerktijd, senioriteit en beschikbaarheid.
Informeren en communiceren. Communicatie met de werknemers gebeurt normaliter via e-mail, maar kan voor urgente berichten ook via SMS verlopen. De software is het centrale communicatie-dashboard. Via de berichtenstromen e-mail en SMS kunnen werknemers diensten bevestigen of afwijzen. Documenten en bijlagen kunnen aan diensten worden toegevoegd, denk hierbij aan werk-instructies of dienst-overdrachten. Locaties waar de diensten worden gedraaid, bevatten een koppeling met Google Maps.
Beschikbaarheidsbeheer. Werknemers geven online hun standaard beschikbaarheid en ook uitzonderingen daarop door. Zo kan de software zelf potentiële werknemers suggereren voor een bepaalde in te plannen dienst. Via de informatiestromen worden werknemers uitgenodigd en aan de hand van een bevestiging of afwijzing wordt hun beschikbaarheid aangepast.
Database met werknemersgegevens. Zet een database op van alle werknemers met hun basisgegevens, competenties, senioriteit, ervaring, voorkeuren, certificering, kosten, et cetera. Er zijn koppelingen te leggen naar externe HR-databases om zo gedeeltelijk een dubbele administratie te voorkomen.
Rapportages en analyses. Rapportages van dekking en planning voor de huidige periode, per toekomstige periode of perioden uit het verleden. Totaliseer per werknemer, locatie of team en bekijk diensten per klant of afdeling. Verder is het mogelijk om voorgedefinieerde intekenlijsten voor evenementen te printen. Alle rapportages zijn te exporteren naar Excel of te koppelen aan andere systemen via een zogenoemde API.
Hoe gebruikersvriendelijk is Shiftboard?
Shiftboard kent een aantal modules die prima aansluiten op het online roosteren en hiermee de keten van softwaretoepassingen voor de administratie rondom het werken en administreren flink verkleinen. Het aantal van deze beschikbare modules is afhankelijk van het abonnement. Denk hierbij aan:
Timecard. Elektronische urenbriefjes boeken en verwerken en geschikt maken voor de boekhouding.
Timeclock. Elektronisch en fysiek in- en uitklokken van de aanwezigheid.
Standby lists. Automatisch of op afroep lijsten bijhouden voor bezettingkritische diensten.
Advanced recruting & Onboarding. Ondersteuning bij de recrutering van flexkrachten, wie is wanneer beschikbaar?
Shiftboard biedt gebruikers een gratis iPhone app waarmee managers de status van de roosters kunnen bekijken voor vandaag of een specifieke andere dag. Voor niet-iPhone gebruikers is de online rooster software als een mobile website beschikbaar die via de browser op een smartphone gebruikt kan worden. Shiftboard kan gedeeltelijk worden aangepast aan de huisstijl van de organisatie die ermee werkt. Het biedt ondersteuning voor gebruik in de meest voorkomende browsers zoals Internet Explorer, Chrome, Safari en Firefox.
Hoe veilig is deze tool voor online plannen?
Shiftboard beveiligt haar applicatie voor de gebruikers met een SSL-encryptie van Verisign. Verder meldt ze dat "de data veilig wordt opgeslagen". Helaas wordt er verder geen informatie verstrekt over de toegepaste beveiliging en de gegarandeerde uptime. Overigens is dit niet de enige informatie waar de leverancier zuinig mee is. Ook de aanvraag van een trial inlog werd afgewezen, omdat er geen prijs werd gesteld op een review zonder begeleiding van Shiftboard zelf. De communicatie en uitleg hieromtrent verliep erg stroef. Dit schept niet direct een vertrouwensband tussen klant en leverancier.
Is Shiftboard betaalbaar?
Shiftboard is verkrijgbaar in 4 abonnementsvormen
Basis. $ 50,- per maand. Voor het gebruik tot 50 in te plannen werknemers.
Standaard. $ 125,- per maand. Tot 100 werknemers met als extra een financiële module en uitgebreide support.
Professional. $ 275,- per maand. Tot 150 werknemers en het meest uitgebreide support contract.
Enterprise. Vanaf $ 475,- per maand. Dit abonnement is voor zeer groot gebruik.
Op alle abonnementen is het mogelijk om losse extra scheduled people per stuk bij te kopen voor $ 2,- tot $ 4,- per maand per werknemer. Op de website is meer informatie over de verschillende abonnementsvormen te vinden.
Eindoordeel online roostersoftware Shiftboard
Bedrijven die afhankelijk zijn van het veelvuldig inplannen van personeel voor diensten of evenementen, kunnen veel voordeel behalen met Shiftboard. Vooral als deze self service en autoscheduling biedt. Shiftboard lijkt zulke online rooster software die hier heel goed in kan faciliteren. Wellicht is het niet de goedkoopste in de markt. En een proefperiode van slechts 10 dagen is wellicht een beetje kort om goed te toetsen of de software voldoet voor uw organisatie. Het wordt daarom aangeraden zo'n test goed voor te bereiden. Tot slot is het teleurstellend hoe zuinig Shiftboard is met haar communicatie omtrent de beveiliging en het niet verstrekken van een trial inlogaccount voor de review, wat vanzelfsprekend heeft geresulteerd in een lage beoordeling, ondanks de veelbelovende functionaliteiten.
Onno la Roi is Testmanager bij De Testmanager BV: voor ondersteuning bij softwaretesten. Zijn ervaring in het testen en reviewen is de basis voor zijn inzet voor CloudTools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online HRM, eHRM, personeelsmanagement en roostersoftware.
Tags:
