PersoneelsSysteem is online software voor personeelsadministratie, planning en urenregistratie. De oprichters van deze online personeelssoftware hebben jaren in de horeca gewerkt en zagen de roosterproblemen aldaar; uren die met de hand werden genoteerd en personeelslijsten die niet up-to-date waren. Ze hebben hierop ingespeeld door HorecaSysteem op te zetten. Dit werd naar eigen zeggen een succes en nu is deze software ook beschikbaar voor ondernemingen buiten de horeca, onder de naam PersoneelsSysteem. Online roosteren is een hit in de cloud-wereld, dus zijn we benieuwd of deze software ook inderdaad buiten de horeca goed in te zetten.
Het systeem biedt, omdat het online draait, de werknemers toegang tot zijn of haar urenbriefjes en beschikbaarheid. Hierdoor kan het personeel zelf controleren of alle informatie, zoals de urenbriefjes, juist zijn verwerkt en kan indien nodig direct ingrijpen en niet pas aan het einde van de maand, als de klassieke urenbriefjes afgetekend zouden worden.
Ook in het roosteren is hiermee een efficiëntie-slag te maken, zo kunnen mutaties in de beschikbaarheidsroosters zo makkelijk worden doorgegeven of gecontroleerd. Bedenk eens hoeveel telefoontjes heen en weer, voicemails en terugbelacties en miscommunicatie hiermee bespaard kunnen worden! Dus tijd voor een review!
Wat kan er met PersoneelsSysteem.nl?
Dashboard. Zoals bijna elke cloud-toepassing werkt ook PersoneelsSysteem met een dashboard dat voor de ingelogde gebruiker een overzicht presenteert. Zoals werkrooster bekijken en gewerkte uren inzien, maar ook snelkoppelingen naar bijvoorbeeld afwezigheidsaanvragen of het ruilen van een reeds ingeroosterde dienst.
Personeelsmanagement. De software biedt een lijst van alle werknemers met hun gegevens, net als in een personeelsdossier. Hiermee wordt het contractbeheer inzichtelijk, maar ook details als vakantie-uren en plus- of min-uren.
Roosteren. Eén van de belangrijkste functionaliteiten van het PersoneelsSysteem is het inroosteren van werknemers. Een handige functie hierbij is dat tijdens het plannen er direct inzichtelijk is wat de verwachte personeelskosten zijn. Zo kan er niet alleen slim worden gepland qua dekking van het rooster, maar ook worden gemanaged op de maandelijkse personeelskosten.
Self service. Het werkrooster is direct zichtbaar voor de medewerker zelf, via de website of via de smartphone. Daarnaast is er de mogelijkheid om medewerkers per e-mail op de hoogte te stellen van hun aankomende of gewijzigde diensten.
Urenregistratie. De gewerkte uren kunnen per dag geregistreerd worden. Standaard worden de uren overgenomen zoals ze in het rooster staan. Na het invoeren van de uren kan de dag gesloten worden. Hierna kan niemand meer wijzigen aanbrengen in de geregistreerde uren. Door ook per werknemer in het personeelsbeheer op te geven wat de bruto-uurloonkosten zijn per werknemer, wordt direct inzichtelijk wat de personeelskosten van die dag zijn.
Nieuwsberichten. PersoneelsSyteem is ook te gebruiken als een soort intranettoepassing in de vorm van een eigen nieuwssite waarmee alle berichten centraal kunnen worden geplaatst, maar waar ook een discussie gevoerd kan worden. Personeel kan reageren op nieuwsberichten en daarmee de communicatie levendig en de communicatielijnen kort houden.
Rapportages. De online personeelssoftware biedt standaard een 13-tal rapporten die veel selectie-mogelijkheden bieden. Denk hierbij aan dag-overzichten, roosters, rooster versus uren, afwezigheid, omzet en medewerkers. Al deze rapporten worden geopend in Microsoft Excel, als CSV bestand of kunnen direct geprint worden.
Hoe gebruikersvriendelijk is PersoneelsSysteem?
Personeelssysteem werkt met Internet Explorer 7 en hoger, Firefox, Google Chrome of Safari. Ondanks dat de software redelijk duidelijk werkt en meestal voor zich spreekt, is er een handleiding in PDF beschikbaar in het Nederlands.
Er zijn nog wel een paar verbeterpuntjes. Zo is het een gemis dat urenregels niet via het toetsenbord ingevoerd kunnen worden, maar alleen met de muis. Hierdoor is dit misschien net iets omslachtiger dan wanneer het met het toetsenbord ingevoerd zou kunnen worden. En de personeelsmedewerker zou erg gebaat zijn bij een validatie-check om de HR-gegevens juist en volledig te houden. Denk bijvoorbeeld aan de controle van het Burger Service Nummer. Hierin wordt snel een typefoutje gemaakt. De software zou kunnen helpen door een check te doen of het BSN wel valide is. Deze controle ontbreekt helaas.
Hoe veilig is deze tool voor online personeelsadministratie?
De software controleert bij het aanmaken van nieuwe gebruikers of de wachtwoorden sterk (dus veilig) genoeg zijn. Van de gegevens wordt dagelijks een back-up gemaakt. Er is verder weinig bekend over hoe de hosting en beveiliging is geregeld. Een bijzonder groot minpunt is dat de applicatie niet met SSL werkt. Er is veel te doen rondom de personeelsgegevens in de cloud. Het is dan ook onvoorstelbaar dat er bedrijven zijn die personeelssoftware leveren zonder een fatsoenlijk niveau van beveiliging van haar dienst. Update: inmiddels is deze software voor personeelsadministratie voorzien van een goed beveiligde (265 bits!) HTTPS verbinding waardoor alle gegevens via SSL gecodeerd worden.
Is deze eHRM software betaalbaar?
De basisversie tot maximaal 5 gebruikers is gratis. Een gebruiker is bijvoorbeeld een manager die de roosters maakt, maar ook elke werknemer die online moet kunnen inloggen. Daarna loopt het abonnementsbedrag op van € 35,- tot € 120,- per maand, al naar gelang het aantal benodigde gebruikers. De abonnementen verschillen verder niet qua functionaliteiten; alle varianten bieden alle functionaliteiten. Er worden geen startkosten berekend.
Eindoordeel rooster- en administratiesoftware PersoneelsSysteem
Personeelssysteem is geschikte online software voor bedrijven die veel met parttimers werken. De interface oogt fris en duidelijk en spreekt voor zich. Het prijsmodel is acceptabel en begint zelfs met een gratis versie. De software is geheel in het Nederlands en biedt genoeg mogelijkheden voor ondersteuning. Zo zien wij, maar ook u als MKB-er, dit graag. Helaas is er op het vlak van de veiligheid nog behoorlijk wat te verbeteren, daarom komt het oordeel nu niet boven 2,5 van de 5 sterren. Wellicht dat de leverancier binnenkort stappen maakt om de beveiliging te verhogen, tot die tijd geven we een negatief gebruiksadvies voor deze software. Dit is jammer, want het systeem heeft een goede potentie om een cloud-dienst voor een specifieke markt te zijn. Update: Inmiddels zijn door de leverancier op dit gebied stappen gezet waardoor de waardering nu hoger uitkomt.
Onno la Roi is Testmanager bij De Testmanager BV: voor ondersteuning bij softwaretesten. Zijn ervaring in het testen en reviewen is de basis voor zijn inzet voor CloudTools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online HRM, eHRM, personeelsmanagement en roostersoftware.
Tags:
