Een rooster maken voor het personeel kan natuurlijk in Excel, maar bij veel wijzigingen kan het overzicht kwijtraken. Handiger is om gebruik te maken van de online software FindMyShift, waarmee op eenvoudige wijze het personeel wordt ingeroosterd en aanpassingen worden doorgevoerd. Via de Software as a Service (SaaS) kunnen werknemers ook vrije dagen aanvragen, zelf een dienst inplannen of een aangeboden dienst weigeren. De online software houdt ook het aantal uren per werknemer bij, inclusief de gemaakte personeelskosten.
FindMyShift is Engelstalige online software waarmee op een gemakkelijke en gebruiksvriendelijke manier roosters kunnen worden gemaakt. In een tabel kan per werknemer informatie aan een bepaalde dag worden toegevoegd.
Werknemers beheren: Persoonsgegevens bijhouden, maar ook uurloon en het aantal vakantiedagen. Deze informatie wordt gebruikt voor rapportages.
Verzoek voor vrije dagen indienen. Dit kunnen werknemers zelf via de online software doen, of via een manager.
Faciliteiten en resources inboeken op de planning.
Zelf diensten in laten plannen, welke vervolgens door een manager worden goed- of afgekeurd.
Werknemers diensten laten weigeren en eventueel een andere dienst laten kiezen.
Werknemers berichten per e-mail of SMS versturen als bijvoorbeeld een dienst is gewijzigd.
Berichten achterlaten op het prikbord voor communicatie tussen het personeel.
Export mogelijkheden van data voor payroll-software.
Uitgebreide rapportages van bijvoorbeeld wekelijkse bezetting, gemaakte uren, gemaakte en geschatte kosten.
FindMyShift: snel roosters maken
FindMyShift blijkt tijdens de test erg gebruiksvriendelijke online software met veel ingebouwde handigheidjes. Zo kunnen ingeroosterde blokken eenvoudig met de muis van de ene naar de andere dag of persoon worden gesleept. Maar ook de tijd dat iemand werkt kan snel worden ingevoerd. Door '9-17' in te tikken werkt iemand van 9:00 tot 17:00. Wordt de pauze niet doorbetaald, dan kan '1 hour break' worden ingevoerd en wordt deze in mindering gebracht in de urenregistratie.
De online software biedt de mogelijkheid om roosters voor één tot acht weken te maken. Blokken en rijen kunnen worden gekopieerd en geplakt naar een volgende week. Ook is het in FindMyShift mogelijk om template-roosters te maken, zodat terugkomende handelingen niet iedere keer opnieuw moeten worden uitgevoerd.
Data en beveiliging van de SaaS
Roosters gemaakt in FindMyShift kunnen direct uit de browser worden geprint. Het is ook mogelijk om de roostertabellen te exporteren als PDF- en Excel-bestand. De verschillende rapportages die de online software maakt, kunnen per keer als los Excel-bestand worden gedownload. Gegevens van werknemers kunnen worden geïmporteerd uit een Excel en CSV-bestand.
Het is niet mogelijk om alle data in één keer te exporteren van uit de online software voor een lokale back-up. FindMyShift back-upt zelf de data dagelijks naar servers op andere locaties. Bij hardware-problemen zegt de SaaS-aanbieder binnen 3 uur de service weer draaiende te hebben. Afgelopen jaar heeft de online software een uptime van 99,95 procent gekend met als reden voor de 5 uur dat zij offline waren, problemen met de internetverbinding.
Software as a Service FindMyShift maakt geen gebruik van een beveiligde (https) verbinding. Per e-mail laat de SaaS-aanbieder weten dat deze encryptie wel in de planning zit.UPDATE: FindMyShift maakt sinds eind november gebruik van een beveiligde (https) verbinding.
Online roosters en urenregistratie: de kosten
Het maken van een rooster met FindMyShift is gratis, maar hiermee kan maar 1 maand worden gepland. Wanneer er extra maanden gepland moeten worden, kan dit worden bijgekocht. Voor één jaar een rooster in FindMyShift maken kost 119 euro. Binnen de online software kunnen een ongelimiteerd aantal werknemers worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om per maand te betalen. Dan kost de SaaS 12 euro per maand (overzicht).
Eindoordeel online software FindMyShift
FindMyShift is erg handige en gebruiksvriendelijke online software om roosters te maken. De mogelijkheden van de software zijn uitgebreid, maar niet ingewikkeld. De mogelijkheid om simpele tekst in te voeren om een dienst aan te maken, werkt snel. Om alle functionaliteiten van de Software as a Service te ontdekken is er een handige tutorial die in tien minuten het hele programma uitlegt.
Minpuntje van FindMyShift is de beveiliging, bijna alle online software beschikt tegenwoordig over een beveiligde verbinding. Ook kan de Engelse taal van de software als een probleem worden gezien.
Emiel (1984) is een freelance multimedia journalist. Hij heeft een achtergrond in de ICT en schrijft regelmatig over digitale ontwikkelingen voor websites en magazines.
FindMyShift heeft geen openbare API (zover ik weet) en ook geen mogelijkheid om de software automatisch te koppelen aan derden. Wat wel kan is een overzicht maken van de gewerkte uren, per persoon. Dit is een CSV of Excel bestand. Deze zou je dan weer moeten importeren in een ander systeem. Zie ook het vijfde screenshot op de site van FindMyShift (Export your roster data direct to your payroll system).
Ik hoop dat dit voldoende informatie is.
Emiel
Nico Meersman |
Kan je deze online software ook koppelen met je salaris en personeelsadministratie? Bij sommige bedrijven is dat wel mogelijk. Ik weet toevallig dat je bij BCS wel de urenregistratie kan koppelen met je personeels- en salarisadministratie. Erg handig, ben dus benieuwd of dat ook met deze software kan.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online HRM, eHRM, personeelsmanagement en roostersoftware.
Tags:
planning, personeel, rooster, findmyshift
