Steeds meer bedrijven, zoals in de zorg en de horeca, hebben behoefte aan roostersoftware. De Software as a Service (SaaS) van Mijnrooster is dan een interessant product. De gratis versie kan basisroosters maken waarin mutaties makkelijk te verwerken zijn. De betaalde versies (vanaf 1,- per in te plannen personeelslid) bieden uitgebreide mogelijkheden voor roostertaken via mobiele telefoon, tijdregistratie en zelfs een volledige personeelsadministratie.
Na het aanmelden, inloggen en het accepteren van de algemene voorwaarden, verschijnt het overzichtsscherm van Mijnrooster. Hierin is niet direct duidelijk waarmee gestart moet worden. Maar de uitleg in een (niet geheel up to date) Powerpoint presentatie biedt de oplossing.
Mijnrooster instellen
Met behulp van de presentatie is de Nederlandstalige online roostersoftware in vier logische stappen in te stellen:
Afdelingen toevoegen en daar een code, startdatum en taken aan koppelen.
Functies aan deze afdelingen toevoegen, zoals employé of manager.
In te plannen personen invoeren. Inclusief alle persoonlijke gegevens, een foto, contractgegevens, functie, afdeling en eventueel een persoonlijke inlogcode.
Basisroosters instellen voor de vaste medewerkers.
Het instellen van Mijnrooster gaat vrij makkelijk, maar van de meeste in te stellen onderdelen (afdelingen, personen, etc.) is de standaard startdatum 1 januari 2009. Het zou handiger zijn als de huidige datum standaard ingesteld staat.
Personeel inroosteren in de SaaS
De belangrijkste taak, het inroosteren van personeel, gebeurt bij Mijnrooster in een spreadsheet-achtig scherm. Met dubbelklikken is een dienst toe te voegen aan een medewerker. Per medewerker zijn meerdere diensten per dag mogelijk. Diensten werden in de geteste gratis versie van Mijnrooster niet gecheckt op de regels uit de arbeidstijdenwet. Knippen, plakken en verslepen maken het inplannen met de online software makkelijk. Een helpscherm geeft aan welke commando's mogelijk zijn in het inroosterscherm.
Bij het inroosteren houdt Mijnrooster bij hoeveel uur een medewerker nog moet werken die maand. In een grafiek is per dag te controleren of er volledige bezetting is op die dag. Van de ingeroosterde diensten is een planning te maken door op de knop (met de niet erg logische naam) Synchroniseren te drukken.
In de planning zijn eenvoudig wijzigingen (zoals bij ziekte of vakantie) aan te brengen en zijn diensten te ruilen. Maar de melding dat "mutaties niet meer mogelijk zijn voor en op 01-01-2008" doet de wenkbrauwen een beetje fronsen.
Weekplanningen en intekenlijsten zijn heel eenvoudig te printen, te e-mailen en te exporteren naar een Microsoft Excel bestand.
Gebruikersgemak van de online software
Het inroosteren van personeel vraagt om een overzichtelijke interface en eenvoudige taakuitvoering. Daarin slaagt Mijnrooster redelijk goed. Deze online software werkt op een standaard Windows interface manier, met klikken en verslepen, en de verschillende handelingen hebben vaak dezelfde volgorde. Maar een aantal benamingen is niet erg helder en in sommige schermen zitten slordigheidjes.
Daarnaast mag de Powerpoint presentatie met de uitleg wel een update krijgen. De helpfunctie bestaat slechts uit deze presentatie en een korte FAQ. Klanten van de betaalde versies van de online software kunnen gratis gebruik maken van de telefonische of e-mail helpdesk van Mijnrooster.
Data en beveiliging van de SaaS
Koppelingen met andere programma's zitten niet in de gratis versie van Mijnrooster. Dit is jammer, omdat vooral het instellen van de roostersoftware een stuk efficiënter zou zijn als bijvoorbeeld personeelsgegevens uit externe bestanden geïmporteerd kunnen worden.
Aangezien het bij roostersoftware om privacygevoelige gegevens gaat, is beveiliging van de SaaS heel erg belangrijk. Op dit gebied heeft Mijnrooster gezorgd voor een dagelijkse back-up van de gegevens en SSL 128 bit encryptie.
Gratis instapversie, maatwerkprijzen voor volledige personeelsadminstratie
De geteste instapversie van Mijnrooster is gratis en biedt goede mogelijkheden om de basis roostertaken uit te voeren. Voor bedrijven met meer wensen (roterende roosters, tijdregistratie, rapporten voor facturen- en salarisbeheer) zijn de Basisversie (1,- per personeelslid per maand) en de Uitgebreide versie (abonnement, vanaf 75,- per maand) een goede optie. Voordeeltarieven voor grotere bedrijven en verschillende abonnementsvormen zijn mogelijk.
Bij de betaalde versies van de SaaS kunnen medewerkers ook via gsm of smartphone hun rooster bekijken en ruilingen, verlof of vakantie aanvragen en tijd registreren.
Eindoordeel online roostersoftware Mijnrooster
De online software van Mijnrooster lijkt even een update nodig te hebben. Er zitten wat slordigheidjes in qua presentatie, details in een aantal schermen en de standaard datum die meer dan 2 jaar terug staat. Toch doet Mijnrooster wat het moet doen, namelijk makkelijk personeel inroosteren en, indien gewenst, ook de complete personeelsadministratie.
Fieke is freelance vertaler en schrijver en gespecialiseerd in ICT-gerelateerde producten. Zij heeft een Informatica-achtergrond en houdt zich ook bezig met nieuwsredactie. Zij is sitemanager en eindredacteur van CloudTools.
Nico Meersman |
Ziet er inderdaad uit als een mooi pakket. Ik verwerk de personeelsadministratie met de software van BCS BV, dat is een complete HRM software waar ik ook mijn personeel in kan roosteren. Ook nog eens makkelijk te combineren met de salarisadministratie, ideaal. Maar wat kleinere bedrijven zouden ook prima met het bovenstaande kunnen werken denk ik.
Lucas |
Dit is inderdaad een fraai ogend geheel. Wij hebben het daarom ook eens goed bekeken. Een belangrijk minpunt is dat dit pakket de roosters niet kan toetsen op de Arbeidstijdenwet en CAO, waardoor het voor de planner geen hulp bied om fouten te voorkomen. Dit kan tot hoge boetes van de Arbeidsinspectie leiden, dus dat is beter van niet. Wij zijn uitgekomen op www.workingtimeoffice.nl die dit wél allemaal gecertificeerd doet. Het werkt in Excel, lekker makkelijk en het controleren van de roosters gebeurd online. Mooi toch?
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online HRM, eHRM, personeelsmanagement en roostersoftware.
Tags:
planning, personeel, rooster, mijnrooster
