Hybrid SaaS HRM is Software as a Service (SaaS), maar dan net even anders: hybride. Waar we gewend zijn dat cloud toepassingen via de browser draaien, werkt Hybrid SaaS HRM via lokale software, maar staat de data opgeslagen op de servers van de leverancier. Deze manier van software aanbieden is niet nieuw, veel anti-virussoftware bijvoorbeeld werkt ook op deze manier, maar voor een HRM toepassing is dit wel zeldzaam.
Er wordt lokaal dus geen HR data opgeslagen en er wordt altijd met een centrale versie van de gegevens gewerkt, ongeacht vanaf welke plek de software wordt gebruikt. Daarnaast worden updates van de software centraal via een push naar de desktop van de gebruiker gestuurd. Die kan er voor kiezen om deze updates uit te zetten, maar dit wordt vanzelfsprekend afgeraden. Het bekende bezwaar van lokale software (elke update kan weer problemen geven met incompatibiliteit op de desktop) lijkt hier niet van toepassing: de installatie verloopt bijzonder soepel en snel, een paar muisklikken en twee minuten later is de software klaar om te gebruiken en is er een connectie gelegd met de cloudserver.
Deze bijzondere manier van het aanbieden van cloud software heeft een belangrijk voordeel: op deze manier is er meer grip op de aansturing van lokale bronnen op de desktop, zoals Microsoft voor de mailmerge of de printer en een eventuele koppeling met een lokale fileshare. Ondanks dat die fileshare dan niet vanaf elke locatie te benaderen is en dit het ' cloud principe' een beetje tegenspreekt, is het niet zo'n raar idee aangezien veel bedrijven toch nog (onterecht) angst hebben om HR data zomaar 'in the cloud' te zetten. Met Hybrid SaaS HRM heeft de gebruiker zo toch de mogelijkheid om een koppeling te leggen tussen algemene HR data 'in the cloud' en zeer vertrouwelijke documenten lokaal op kantoor.
Wat kan er met Hybrid SaaS HRM?
Opslaan van alle belangrijke gegevens en (arbeids)overeenkomsten van de medewerkers zoals basisgegegevens, registratie, legitimatie, contactgegevens, dienstverband, familiegegevens en nood- en medische data.
Online verlof aanvragen door medewerkers en online goedkeuring door managers.
Actueel overzicht van aangevraagde, openstaande en opgenomen verlofdagen.
Bedrijfsagenda met een overzicht van goedgekeurde verlofdagen per medewerker en export naar Excel.
Vastleggen van dienstverband met herinneringsfunctie bij het aflopen van contracten.
Het registeren van opleidingen, certificaten en vaardigheden van werknemers.
Integratie met andere modules van Hybrid SaaS.
Toch is het systeem nog niet helemaal volledig voor een HRM systeem, zo mist er bijvoorbeeld nog een verzuimmodule. De leverancier meldt hierover dat ze het systeem continue uitbreidt op basis van vragen en maatwerk-verzoeken van haar klanten volgens het 'we all benefit' principe. Wellicht dat een dergelijke verzuimmodule in de nabije toekomst nog toegevoegd gaat worden. Daarnaast zien we de rapportagemodule graag wat uitgebreider. Wel dient vermeld te worden dat elk scherm en overzicht naar Excel te exporteren is.
Hoe gebruikersvriendelijk is de HRM software?
De leverancier reageert bijzonder snel op gestelde support of pre-sales vragen. Daarnaast is de software uitgerust met een support-chat waarbij tijdens het gebruik in de applicatie de support afdeling de gebruiker snel te woord kan staan.
Een beetje vreemdis de mediaplayer in de software, die verschillende internet radiostations streamt naar de gebruiker. Natuurlijk is een muziekje op de achtergrond tijdens het werken erg prettig, maar het is onduidelijk waarom een leverancier van HRM software dit aanbiedt in haar software wanneer dit ook makkelijk gewoon buiten de software gestart kan worden.
Hoe veilig is deze tool voor online HRM?
Veiligheid hebben ze hoog in het vaandel bij Hybrid SaaS. Dit is wel erg duidelijk, maar het is naar eigen zeggen ook één van de redenen dat deze dienst via een lokale software client wordt aangeboden en niet direct via de browser. De veiligheid wordt gegarandeerd middels onder meer de volgende punten:
Gebruikerswachtwoorden worden versleuteld opgeslagen in de database.
Iedere gebruiker kan slechts vanaf één werkstation ingelogd zijn
Toegangscontrole op IP-nummer is mogelijk.
TFA (Two Factor Authentication): indien er ingelogd is vanaf een onbekend IP-nummer dan volgt een vereiste validatie via SMS.
Dataverkeer verloopt via https(certificaat uitgegeven door Certificate Authority Comodo).
Het datacenter voldoet aan alle gangbare vereisten voor beveiliging zoals biometrische authenticatie, toegang alleen na melding vooraf, proactieve brandbeveiliging en power redundancy (TierIV-2N), netwerk redundancy en de data wordt meerdere keren per dag gekopieerd naar een off-site locatie.
Verder is de broncode van de software gedeponeerd bij een notaris in geval van surseance of faillissement en is er gedacht aan een 'contingency provider' die zorgt voor continuïteit van het operationeel houden van de software voor 12 maanden in het geval van surseance of faillissement. Hybrid SaaS gebruikt de opgeslagen gegevens volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
De updates van de software worden op een hoog niveau van beveiliging uitgevoerd: de leverancier hanteert een driedubbele check op de updates. De update-packages zijn versleuteld, ze zijn ondertekend met een certificaat en worden gecheckt na download en elke afzonderlijke file heeft binnen de update een hash signature.
Is Hybrid SaaS HRM betaalbaar?
Het prijsmodel is erg duidelijk van opzet: voor de eerste HRM gebruiker wordt € 40,- gerekend. Daarna volgt een staffelberekening voor het daarop volgend aantal extra gebruikers:
5 gebruikers: € 20,-
10 gebruikers: € 35,-
25 gebruikers: € 75,-
50 gebruikers: € 125,-
100 gebruikers: € 200,-
Zo kost deze software voor bijvoorbeeld 6 gebruikers€ 60,- per maand. Verder kan er extra opslagruimte worden gekocht (de gebruiker ziet op de dekstop hoeveel ruimte er nog beschikbaar is):
1 gigabyte: € 30,-
5 gigabyte: € 120,-
Eindoordeel Hybrid SaaS HRM
Hybrid SaaS HRM is een bijzonder product in de markt van cloud tools door haar manier van het aanbieden van centraal ge-update lokaal draaiende software, maar met alle data centraal 'in the cloud'. De software is gebruiksvriendelijk en deze leverancier lijkt haar beveiliging en gebruikerssupport bijzonder goed op orde te hebben. Functioneel kan de software nog wel wat volwassener worden en dat is de reden dat het net niet met een 4 beoordeeld wordt. Maar de leverancier had vooraf al aangegeven dat de HRM module haar nieuwste en nog minst ontwikkelde module is.
Onno la Roi is Testmanager bij De Testmanager BV. In het verleden is hij betrokken geweest bij het opzetten van één van de eerste SaaS e-HRM, CRM & Verzuim/Arbo toepassingen. Tezamen met de ruime ervaring in het testen en reviewen is deze kennis de basis voor zijn inzet voor CloudTools.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online HRM, eHRM, personeelsmanagement en roostersoftware.
Tags:
hrm, saas, ehrm, personeelsmanagement, p&o, hybride
