Yuki verzorgt en archiveert de gehele administratie voor ondernemers. Facturen worden gescand, geüpload of gemaild naar Yuki. De medewerkers daar zorgen er voor dat alles op de juiste manier wordt ingeboekt en versturen (indien gewenst) de periodieke BTW-aangifte. Het is echter niet mogelijk om de complete boekhouding met online software Yuki te doen.
Een accountant blijft nog steeds nodig voor wie de Software as a Service Yuki gebruikt, maar de software zorgt er wel voor dat er op accountantskosten kan worden bespaard. Het inboeken en bijhouden van de (financiële) administratie doet de ondernemer zelf, met de hulp van Yuki. Maar een accountant blijft nodig om een jaarrekening te maken en financiële adviezen te geven.
Wat doet Yuki voor ondernemers?
Met de online applicatie van Yuki kunnen alle financiële documenten worden gearchiveerd en automatisch worden toegevoegd aan de boekhouding. Via de online applicatie kan een factuur worden gescand en ingediend. Maar het is ook mogelijk om met een iPhone-app een foto van een bonnetje te maken en toe te voegen, of een digitale factuur direct naar Yuki te sturen.
Als een document bij de online software op de server staat, wordt het bestand geanalyseerd en verwerkt. Vervolgens worden de gegevens weggeschreven naar de boekhouding en gearchiveerd. Doordat alle bestanden digitaal zijn, is het ook mogelijk om bestanden te doorzoeken.
Yuki als bureaublad
Naast het bijhouden van de boekhouding, kan er met Yuki nog meer. Het beginscherm werkt als een bureaublad voor ondernemers. Vanuit hier kan de administratie worden gedaan, maar ook allerlei andere zaken:
Archiveren: Naast het opslaan van facturen, kunnen ook allerlei andere documenten worden geupload naar de servers van Yuki. Zo kunnen er mappen worden gemaakt met bijvoorbeeld offertes en verkoopcontracten.
Bedrijfsagenda waar afspraken kunnen worden gekoppeld aan contacten of werknemers in het persoonlijke Yuki-systeem. Daarnaast kunnen dossiers uit het archief worden gekoppeld, zodat er inzicht is in de benodigde documenten tijdens een afspraak.
Takenlijst maakt het mogelijk om eenvoudig todo's bij te houden, met de mogelijkheid om sub-activiteiten te definiëren. Jammer genoeg komen de deadlines van taken niet in de agenda te staan.
Personeelsbeheer: Yuki beschikt over een aantal basis HRM-functies. Aan het personeelsbestand kunnen ingescande loonstrookjes en HR-documenten gekoppeld. Ook is het mogelijk om verzuim bij te houden.
Facturen kunnen worden opgemaakt en verstuurd binnen Yuki.
Yuki en de accountant
Yuki boekt alleen de aangeleverde documenten, zoals bonnetjes en facturen. Uiteindelijk is er nog steeds een accountant nodig die bijvoorbeeld de afschrijvingen inboekt, controles uitvoert en het uiteindelijke jaarrapport opstelt.
Het is mogelijk om je eigen accountant (gratis) toegang te geven tot het persoonlijke Yuki-account. Ook kan de data worden geëxporteerd. Zo kan de grootboekrekening opgeslagen worden in een aantal formaten (Audition, CSV, Excel, PDF en XML). Ook kunnen er verschillende overzichten van de debiteuren en crediteuren worden opgeslagen als PDF-bestand.
Gebruikersgemak van de SaaS
De interface van Software as a Service Yuki is overzichtelijk. Vanuit het beginscherm zijn verschillende onderdelen van het programma te benaderen. Toch word je als gebruiker niet overladen door de vele opties omdat er standaard maar een paar koppelingen op het startscherm staan. Als gebruiker kun je eigen snelkoppelingen toevoegen of verwijderen.
De onderdelen van de applicatie zijn overzichtelijk opgebouwd. Links bevindt zich altijd een menu met verschillende acties. De vormgeving van buttons is echter niet overal hetzelfde, en de uitstraling van verschillende programmaonderdelen is wisselend.
Het uploaden van documenten naar Yuki werk via een Java-applet, iets wat niet altijd even soepel werkt (op een Apple-computer). Het laden duurt in het begin lang en het dialoogvenster flikkert bij muisbewegingen, waardoor het vinden en selecteren van de juiste bestanden op je eigen computer lastig is.
Yuki: beveiliging van data
De SaaS-aanbieder van Yuki claimt een hoge veiligheid, zowel op het gebied van techniek als personeel. De verbinding tussen de gebruiker en de de server is altijd versleuteld (https). De data op de servers worden elk kwartier geback-upt naar een server op dezelfde locatie. 's Nachts wordt er ook een back-up weggeschreven naar een server op een andere locatie.
Als data niet automatisch kan worden verwerkt, bekijkt het personeel van Yuki de opgestuurde facturen en andere documenten. Deze informatie kan gevoelig zijn en als ondernemer wilt u de zekerheid dat niemand ermee aan de haal gaat. Daarom eist de SaaS-aanbieder dat personeel een Verklaring Omtrent het Gedrag overhandigd.
Betalen naar gebruik
De kosten van online software Yuki zijn afhankelijk van de hoeveelheid documenten er worden geupload. De minimale kosten zijn 420 euro per jaar, hierbij kunnen 100 inkomende en 100 uitgaande facturen worden toegevoegd. Een bedrijf met 400 verkoop- en 800 inkooprekeningen per jaar, betaalt zo'n 2500 euro per jaar. Op de website van Yuki staat een rekenschema.
Eindoordeel Software as a Service Yuki
De SaaS van Yuki biedt naast het administreren van alle facturen, ook de mogelijkheid om alle data online te archiveren. Daarnaast biedt de online software nog een aantal extra functies die voor ondernemers handig kunnen zijn zoals de personeel- en relatiebeheer en agendasoftware.
Voor de service die Yuki biedt, het invoeren van de bonnetjes, zijn de kosten redelijk. De vraag is echter of je als ondernemer deze zaken wel wil uitbesteden. Als je het geen probleem vindt om handmatig bedragen van een factuur in een boekhoudprogramma in te voeren, dan zijn er voldoende goedkopere alternatieven. Maar als je iedere week weer opziet tegen het bijwerken van de administratie, dan is Yuki een goede oplossing.
Emiel (1984) is een freelance multimedia journalist. Hij heeft een achtergrond in de ICT en schrijft regelmatig over digitale ontwikkelingen voor websites en magazines.
Arco |
In eindoordeel stel je dat als je bedragen wil invullen er goedkopere alternatieven zijn. Maar zelf inkoopfacturen boeken betekent iets meer werk dan een bedrag invullen. Je moet dan wel echt een journaalpost kunnen maken en grootboekrekeningen kiezen en BTW soorten bepalen.
Kwa prijs: Als je bijv Exactonline kiest kost dat eur 49 per maand. Yuki kost bij kleine aantallen niet meer dan 35,= per maand en dan worden er maximaal ook nog eens 35 transacties geboekt en verwerkt en heb je een heel boekhoudpakket met archief en onbeperkt aantal gebruikers
Emiel |
Beste Peter,
Bedankt dat je mij er op wijst, de functie heb ik over het hoofd gezien.
-Emiel
Peter |
In je eindoordeel geef je aan dat het niet mogelijk is om afschrijvingen en reserveringen te boeken. Dit is onjuist. Het is net als in ieder ander boekhoudpakket gewoon mogelijk om journaalposten te maken.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
yuki, factureren, boekhouden, administratie, personeelsmanagement, archief
