Voor ondernemers die internationaal zakendoen of regelmatig te maken hebben met vreemde valuta is er Xero. Xero is een online boekhoudpakket waarin de complete financiële administratie kan worden bijgehouden. Bovendien werkt de Software as a Service (SaaS) ook op de smartphone waardoor de administratie altijd en overal binnen handbereik is. De kosten variëren van 19 dollar per maand voor een eenvoudig pakket tot 39 dollar per maand voor het meest uitgebreide pakket.
De aanmeldingsprocedure bij Xero is niet moeilijk. Na registratie van het e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord is de SaaS klaar voor gebruik. Met behulp van factsheets, tutorials en een handleiding wordt de gebruiker door het programma geloosd en gaandeweg dienen de bedrijfsgegevens te worden ingevoerd. Ook is er een handige demo-versie beschikbaar, waarmee de software direct kan worden getest en de verschillende functionaliteiten in de praktijk kunnen worden bekeken.
Instellen dashboard vergt tijd en aandacht
Neem voor het invoeren van de gegevens even de tijd, want net als bij de meeste online boekhoudprogramma's, vergt dit de nodige inspanning. Na het invullen van de bedrijfsgegevens is het programma klaar voor gebruik. Gebruikers dienen wel over een basiskennis financiële administratie te beschikken: als de inkomsten en uitgaven niet in balans zijn, moet de fout eerst in de administratie worden rechtgezet.
Bij het instellen van de gegevens is het mogelijk de facturen helemaal te custumizen in de huisstijl van het bedrijf (logo, lettertype, et cetera). Let er wel goed op dat ook het juiste BTW-tarief wordt ingesteld, want als er eenmaal een factuur is aangemaakt, is dit lastig te wijzigen.
Wat kan er met Xero?
Het dashboard dient als basisscherm en geeft in overzichtelijke grafieken de financiële situatie van het bedrijf weer. Door simpelweg in te loggen is het mogelijk de actuele cashflow te bekijken. Van hieruit zijn alle menu's voor online accounting gemakkelijk te bereiken.
Naast facturatie en voorraadbeheer, biedt het programma uitgebreide rapportages en overzichten van de inkomsten en uitgaven. Ook is het mogelijk de administratie te koppelen aan de bankrekening, voor een actueel beeld van alle transacties.
Bijkomend voordeel is dat het programma vrijwel alle buitenlandse valuta tegen de actuele wisselkoers omrekent in de standaard valuta.
Overzichtelijke software met veel mogelijkheden
De Engelstalige boekhoudsoftware is door de Nieuw-Zeelandse producent overzichtelijk opgezet en makkelijk in het gebruik. De vele rapportage-mogelijkheden zijn eenvoudig uit te voeren en worden in duidelijke tabellen en grafieken weergegeven. De online helpdesk is 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar, dus het tijdsverschil vormt geen belemmering.
De software is met name gericht op de internationale ondernemer. Met handige tools worden vreemde valuta met een druk op de knop omgerekend en staan zo in de standaard valuta op de balans. Handig is dat het programma ook via de smartphone te raadplegen is, zodat de gebruiker altijd en overal een overzichtelijk beeld heeft van de financiële positie van de onderneming.
Data en beveiliging van het boekhoudprogramma
Het importeren en exporteren van gegevens (bankrekeningoverzichten en contacten) kan via CSV, Excel en via Google Docs. Inloggen op Xero gebeurt in een beveiligde Https-verbinding. Elke maand geeft een pop-up venster automatisch een reminder dat het wachtwoord dient te worden gewijzigd. En eenmaal ingelogd en 30 minuten geen wijzigen in de administratie doorgevoerd, dient wederom het e-mailadres en wachtwoord te worden ingetypt.
Kosten van de online software
Ter kennismaking is het gebruik van Xero de eerste dertig dagen gratis. Daarna dient het abonnement te worden omgezet naar één van de onderstaande boekhoudpakketten. Betalingen worden maandelijks automatisch van een creditcard afgeschreven en de factuur wordt per e-mail verstuurd. Alle prijzen zijn per maand, exclusief BTW en inclusief 24/7 online support.
Small. $19 per maand
Ideaal voor freelancers en zzp'ers
- Per maand maximaal 5 facturen versturen
- Per maand maximaal 20 banktransacties
Medium. $ 29 per maand
Voor kleine en middelgrote ondernemingen
- per maand ongelimiteerd aantal facturen versturen
- per maand ongelimiteerd aantal banktransacties
Large. $ 39 per maand
Voor ondernemers die internationaal zakendoen
- per maand ongelimiteerd aantal facturen versturen
- per maand ongelimiteerd aantal banktransacties
- ongelimiteerd omrekenen van buitenlandse valuta
Ter vergelijking: een abonnement op Twinfield kost 23 tot 77 euro per maand, een abonnement op Yendo 26 dollar per maand en een standaardabonnement op Reeleezee kost gemiddeld 49,90 euro per maand.
Eindoordeel online boekhoudsoftware Xero
Xero is een gebruiksvriendelijk online boekhoudprogramma met uitgebreide rapportagemogelijkheden. Net als bij Yendo is in Xero de online administratie ook via de smartphone te raadplegen en geeft de software een duidelijk en overzichtelijk beeld van de financiële administratie. Xero is echter één van de weinige online boekhoudsoftware die beschikt over de realtime wisselkoersen voor het rekenen met buitenlandse valuta. Bijkomend voordeel is dat per account verschillende gebruikers toegang kunnen krijgen tot de administratie. Dit is handig als ook de accountant inzage in de gegevens moet hebben.
Francesca is freelance journalist, gespecialiseerd in de Finance & IT. Ze heeft een economische achtergrond en schrijft regelmatig over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van financiën en ICT.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
