WORKetc is een combinatie van CRM, projectbeheer, urensheets en facturatie. De leverancier claimt dat de gebruiker met WORKetc helemaal klaar is en geen aanvullende apps meer nodig heeft. En vergelijkt het eigen prijsmodel met dat van drie complementaire andere cloud software aanbieders bij elkaar opgeteld. Is dat wel helemaal eerlijk?
Het klinkt natuurlijk goed dat de klantgegevens die in de WORKetc CRM staan ook daadwerkelijk één op één gebruikt kunnen worden voor facturatie via de urensheets die ook zijn ingevoerd in WORKetc, gekoppeld aan de projecten die in WORKetc zitten, die weer gekoppeld zijn aan...? Juist... de klanten in WORKetc. Zo kan er ook een supportdesk worden gekoppeld aan diezelfde klantgegevens en contactpersonen. Maar denk ook aan document management. Et cetera. Dat is WORKetc.
Wat kan er met WORKetc?
Onderstaande modules zijn allemaal via de workflow van de online software te gebruiken. In willekeurige volgorde opgesomd zijn dit:
CRM
Contacthistorie
Contacten omzetten in opportunities
Contactgroepen voor getargete benadering via tagging
Realtime rapportage van bijvoorbeeld de omzet per klant
E-mailmarketing
Productenbeheer
Contacten
Importeer contacten via vCard, Outlook, Gmail
Bekijk de activiteitenhistorie per contact
Koppel een persoon aan meerdere contacten
Zelf velden toevoegen voor het vastleggen van eigen specifieke informatie
Koppeling met Google Maps voor de locatie
Tagging
Bekijk project- en facturatiehistorie per contact
Samenvoegen van contactgegevens van meerdere contacten (ontdubbelen)
Projecten
Klanten koppelen aan en uitnodigen voor projecten om samen te werken
Subprojecten (onbeperkt aantal)
Afhankelijkheid tussen projecten aangeven
Deadlines, milestones en monitoring daarop
Notificaties naar collega's op nieuwe projecten
Bijvoegen van documenten, notities en timesheets
Facturatie
Creëer facturen op basis van timesheets
Automatisch factureren van project milestones en declaraties
Buitenlandse valutaondersteuning
Terugkerende en/of abonnementfacturen
Facturen als PDF versturen
Automatisch herinneringen genereren
Timesheets
Urenregistreren op basis van e-mailverkeer
Uren koppelen aan klant, project en/of activiteit
Bulk timesheets voor het invoeren van groepsactiviteiten
Support desk
Creëer een database van veel gestelde vragen
Desktop widget voor het snel kunnen invoeren van incidenten
Overig
Documentmanagement
E-mail drop box
Gedeelde agenda's
Integratie met Google Docs
Apps voor op de iPhone en Android
Hoe gebruikersvriendelijk is WORKetc?
Om snel van start te kunnen gaan, wordt de nieuwe gebruiker voorzien van een Quick Start Manual in PDF formaat. Deze is redelijk duidelijk al was een online geïntegreerde quick start meer in de lijn der verwachting van een cloudtool. Online is een zeer uitgebreid forum te vinden met veel doorzoekbare vragen en antwoorden, wat ook het vertrouwen geeft dat het systeem veel andere gebruikers kent. Hiermee lijkt deze CRM software niet 'van gisteren' en lijkt het een grote 'installed base' aan klanten te hebben. De software is verkrijgbaar in veel meer dan de 8 talen waarover de verkoopinformatie spreekt en is inmiddels ook in het Nederlands.
De software kent ook wel een aantal eigenaardigheden. Zo is het na het aanmelden onduidelijk waar men kan inloggen op de applicatie. Uiteindelijk blijkt dat voor elke klant een eigen subdomein wordt aangemaakt waarop kan worden ingelogd, zoals https://testmanager.worketc.com. Op de homepage staat echter geen enkele verwijzing naar de login-pagina. Verder is de user interface soms een beetje druk, misschien iets te rommelig of uitgebreid. Het is moeilijk de vinger op de zere plek te leggen, maar ergens matcht het niet helemaal met de verwachtingen van de ideale user interface.
Hoe veilig is deze tool voor online CRM en projecten?
De software wordt gehost in Amerika in een datacenter van Peer1.com. Jammer genoeg is dit de enige informatie omtrent beveiliging die de leverancier verstrekt. Bij cloud software is voor potentiële klanten natuurlijk een belangrijke vraag: "Hoe veilig is mijn data bij deze leverancier". De leverancier stelt alleen dat het systeem beveiligd is op een vergelijkbaar niveau als dat van een internetbank. Hoeveel vager kun je zijn?
Is WORKetc betaalbaar?
WORKetc is betaalde software, maar is de eerste 14 dagen gratis en volledig uit te proberen. Daarna kost WORKetc $ 39,- per gebruiker per maand zonder verder bijkomende kosten. Voor dit maandbedrag is de software volledig functioneel en zonder beperkingen. Extra gebruikers erbij of juist weer verminderen kan per maand gebeuren en het is ook weer per maand op te zeggen.
Na de 10e gebruiker treedt er een staffelkorting in werking: de 11e tot en met de 20e gebruiker kosten $ 29,-. Elke extra gebruiker boven de 20e gebruiker kost nog maar $ 19,-. Door voor 12 maanden vooruit te betalen, ligt er een interessante korting in het verschiet: 2 maanden gratis. NGO's, Not-for-Profit organisaties en goede doelen kunnen een levenslange extra korting van 30% krijgen op bovengenoemde prijzen. Bijzonder is dat bedrijven 'die het even zwaar hebben' een uitstel van betaling van 3 maanden kunnen krijgen. Voor bedragen variërend van $ 69,- tot en met $ 499,- zijn er diverse trainingen te bestellen:
Eindoordeel online software pakket WORKetc
WORKetc is een cloud toepassing met veel potentieel. De basis van modules die met elkaar integreren, lijkt te voorzien in de basisbehoefte van menig MKB-er. Helaas is er weinig bekend omtrent de veiligheid van de data en de applicatie zelf. Ook is het pakket niet bijzonder goedkoop. Zelf vergelijkt de leverancier haar prijzen met concurrenten door de prijzen van 3 verschillende pakketten bij elkaar op te tellen. Zo lijkt elk pakket natuurlijk wel goedkoop. Wat ons betreft, is het niet helemaal fair om de CRM module te vergelijken met een erg uitgebreid pakket als Salesforce.com. Omdat ook de user interface hier en daar nog wat te wensen over laat en soms een beetje rommelig of druk is, wordt deze software beoordeeld met een 3.
Onno la Roi is Testmanager bij De Testmanager BV: voor ondersteuning bij softwaretesten. Zijn ervaring in het testen en reviewen is de basis voor zijn inzet voor CloudTools.
Bernard Edelenbos |
Wij werken nu een aantal maanden met dit pakket, heel aardig maar verre van perfect. Helpdesk is wel coöperatief snel en goed bereikbaar. Primair doel voor ons waren de helpdesk belletjes en mails netjes te structureren en eventueel meewerk snel inzichtelijk te hebben, dat werkt. Interface is vaak iets verwarrend en een hoop kleine puntjes van ergernis. Maar er zit verbetering is en dat geeft ons vertrouwen. Tussen score van onze pilot is op de schaal van 1-10 is een 6-. Wij verlengen de pilot met een periode van 3 maanden.
Jos v.d. Voort v.d. Kleij |
Voor 1 van mijn cliënten gebruik ik WorkEtc. Persoonlijk gebruik ik SalesForce. Ik vind de twee moeilijk te vergelijken. Zodra je de functionaliteit een beetje gaat uitbreiden is SalesForce duur, erg duur.
WorkEtc heeft alle functionaliteit in 1 systeem weten te vangen. Het is verre van perfect maar wel compleet. Twee belangrijke zaken doet WorkEtc beter als SalesForce: het vastleggen van alle contactmomenten, ook van en met personen die nog niet in WorkEtc geregistreerd staan. SalesForce gaat daar veel krampachtiger mee om.
Als je de functionaliteit van WorkEtc nodig hebt, is dat absoluut de betere keuze.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
samenwerken, crm, projectmanagement, relatiebeheer, e-mail marketing, ecrm, support, projectbeheer, klanten, timesheet, contactbeheer, projecten, worketc
