Tijd is geld. Daarom is het als ondernemer en ZZP'er handig om te weten waar je al je tijd aan besteedt. Toggl houdt op de seconde nauwkeurig een tijdregistratie bij. Aan de hand van veel statistieken en overzichten wordt duidelijk aan welke projecten is gewerkt en wat het opbrengt.
Online software Toggl is eigenlijk maar één grote knop. Na het aanklikken gaat de tijdregistratie lopen, als er pauze wordt genomen of de dag om is, kan de knop weer worden ingedrukt en stopt de urenregistratie. Vervolgens kan een omschrijving van de werkzaamheden worden ingevuld en het desbetreffende project.
Klanten, projecten en taken
In de database van Software as a Service Toggl kunnen klanten worden vastgelegd. Dit is eigenlijk niets meer dan een naam en een eventuele notitie. Aan iedere klant worden projecten gekoppeld. Binnen het project wordt uiteindelijk een taak weggeschreven. Zo is het achteraf mogelijk om te zien hoeveel uur er aan een bepaald project is besteed.
Het is ook mogelijk om als team gebruik te maken van Toggl. Andere gebruikers kunnen dan toegang krijgen tot een project en hun besteedde tijd registreren.
Indien er gekozen wordt voor een betaald account kan er per klant ook een uurtarief worden aangegeven. Zo maakt Toggl ook inzichtelijk hoeveel geld er is verdiend. Bij een betaalde account is het ook mogelijk om taken vooraf te definiëren. Op die manier kan Toggl ook als een todo-lijst worden gebruikt.
Gebruikersgemak van de online software
Software as a Service Toggl is heel makkelijk in gebruik. Het gaat vooral om het klikken op de grote knop. Het is niet nodig om vervolgens de website open te laten staan om de tijdregistratie gaande te houden. Als de website gesloten is blijft de tijd doortikken.
Mocht je geen zin hebben om iedere keer op een knop te drukken, of een keer vergeten aan te klikken, dan kan een taak ook eenvoudig handmatig worden ingevuld. Er zijn 3 invulvelden: taak, project en tijdsduur. De tekstvelden vullen automatisch aan, dus een bestaand project en klant worden automatisch gevonden. Indien een taak al vaker is uitgevoerd kan deze ook uit een dropdown-lijst worden geselecteerd.
Rapportage urenregistratie exporteren
Online software Toggl beschikt over een aantal handige rapportages. Per dag, week, maand of elke willekeurige periode kan worden bekeken hoeveel tijd er aan welke projecten is gewerkt.
Ook kunnen er overzichten per project worden gemaakt, wat handig is bij het opstellen van de factuur. De data kan worden geëxporteerd als .csv-bestand, wat te openen is in Excel. Met de betaalde versie is het ook mogelijk om gebruik te maken van de API. De urenregistratie is dan te koppelen met bijvoorbeeld Basecamp, of eigen software.
Beveiliging van de SaaS
Toggl gebruikt een beveiligde https-verbinding. De data wordt iedere drie uur geback-upt naar een andere locatie. Vorig jaar had de service een uptime van 99.98 procent.
Gratis tijdregistratie met Toggl
Voor veel ZZP'ers en kleine ondernemingen zal de gratis versie van Toggl voldoende zijn. Hiermee kan goed de tijd worden bijgehouden die aan projecten wordt gespendeerd. Voor bedrijven die ook graag taken vooruit willen plannen, een financieel plaatje willen hebben of met meer dan vijf mensen aan projecten werken, zijn er betaalde pro-versies.
Voor één pro-gebruiker zijn de kosten 5 euro per maand. Een abonnement met 5 gebruikers kost 12 euro per maand. Alle pakketten zijn hier te vinden.
Eindoordeel online software Toggl
Toggl is erg gebruiksvriendelijke online software om een urenregistratie bij te houden. De interface is aangenaam en duidelijk. Taken worden eenvoudig ingevoerd, bijgehouden en aangepast. De rapportages die de SaaS produceert zijn uitgebreid en handig om later de factuur mee op te stellen.
Voor veel ZZP'ers zal de gratis versie van Toggl genoeg functionaliteiten bieden. De meerwaarde van de betaalde versie van de online software zit vooral in het vooruit plannen van taken. Hierdoor kan Toggl ook gebruikt worden om offertes op te stellen en voortgang van een project te bewaken.
Emiel (1984) is een freelance multimedia journalist. Hij heeft een achtergrond in de ICT en schrijft regelmatig over digitale ontwikkelingen voor websites en magazines.
Peter Jaap |
Veel ZZP'ers gebruiken Toggl voor hun urenregistratie tbv de zelfstandigenaftrek. Veel ZZP'ers gebruiken echter ook hun agenda (Google Calendar, iCal, etc) hiervoor; ingeplande afspraken zijn nou eenmaal gedraaide uren.
Om een volledig overzicht te krijgen van alle uren in Toggl heb ik een tool gebouwd die ZZP'ers helpt om hun Google Calendar te importeren in Toggl. De URL is http://togglfy.com en het is gratis te gebruiken.
Emiel |
Hoi Patrick,
Voor zover ik weet is dat niet mogelijk. Je zou wel PDF-rapportages kunnen maken en toesturen, maar dat is natuurlijk niet zo handig.
Met de betaalde versie is het mogelijk om Toggl te koppelen aan de urenregistratie vanBasecamp, misschien dat dat een bruikbare oplossing is. Ik heb daar echter geen ervaringen mee.
Patrick |
Dag Emiel,
Kunnen externe opdrachtgevers toegang krijgen en meekijken?
Groet,
Patrick
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
toggl, tijdregistratie
Online software Toggl is eigenlijk maar één grote knop. Na het aanklikken gaat de tijdregistratie lopen, als er pauze wordt genomen of de dag om is, kan de knop weer worden ingedrukt en stopt de urenregistratie. Vervolgens kan een omschrijving van de werkzaamheden worden ingevuld en het desbetreffende project.
