Voor ondernemers die zich liever bezighouden met zaken in plaats van met de financiële administratie biedt Freshbooks uitkomst. Deze Software as a Service (SaaS) biedt de mogelijkheid tot urenregistratie, facturatie en het bijhouden van klantcontacten. Voor regelmatig terugkerende facturen is het mogelijk dit proces te automatiseren, wat de ondernemer tijdwinst oplevert. De eenvoudige maar overzichtelijke software is zowel online via de internetbrowser als via de iPhone te raadplegen.
Aanmelden bij Freshbooks is niet moeilijk: de registratie van het e-mailadres, naam en bedrijfsnaam is al voldoende om direct een shortlink aan te maken waarna direct en zonder verplichtingen 30 dagen gratis met de tool kan worden gewerkt.
Het inrichten van de applicatie met NAW-gegevens van het bedrijf, uurtarieven, klantcontacten en eventueel uitgaven is even een karwei, maar gelukkig kunnen veel gegevens middels CSV-bestanden worden geïmporteerd. Daarnaast is het mogelijk om het bedrijfslogo toe te voegen op de facturen en het briefpapier te customizen in de huisstijl van het bedrijf.
Wat kan er met Freshbooks?
Freshbooks kent veel mogelijkheden en functionaliteiten:
Contacten beheren. Alle contactgegevens van klant en leverancier zijn overzichtelijk en op alfabetische volgorde op te slaan.
Gewerkte uren bijhouden. Freshbooks kent een aparte tool voor de registratie van het aantal uren. De gewerkte uren voor een bepaald project worden automatisch gefactureerd. Deze tool is ook handig voor ZZP’ers die voor de Belastingdienst hun uren moeten bijhouden.
Factureren. Het maken van een factuur is heel eenvoudig. Het is een kwestie van de juiste contactpersoon selecteren, een korte omschrijving intypen en het aantal uur invoeren, waarna het totaalbedrag en de BTW vanzelf worden weergegeven. Deze factuur wordt vervolgens als PDF opgeslagen of kan direct per e-mail worden verstuurd. Ook is het mogelijk de factuur per post te laten verzenden via ‘Snail Mail’; de factuur wordt dan vanuit het Freshbooks-hoofdkantoor in Canada per post verstuurd. Overigens moeten hiervoor in het systeem wel aparte postzegels worden aangeschaft.
Inkomsten registreren. Als er een betaling binnen is, hoeft er slechts een kleine handeling te worden uitgevoerd. Met een druk op de knop en het intypen van het ontvangen bedrag kan een factuur (deels) worden afgeboekt. De online software zorgt vervolgens voor een automatische update van alle overzichten en rapportages. Ook andere betalingen en bankgegevens kunnen handmatig, middels een CSV of een APIworden toegevoegd.
Rapportages en overzichten. Liefhebbers van rapportages kunnen met Freshbooks hun hart ophalen. Uiteraard is er de uitgebreide winst- en verliesrekening en een overzichtelijke management-rapportage. Bovendien wordt elke week een overzicht van alle inkomsten, uitgaven en openstaande rekeningen per email naar de ondernemer gestuurd.
Hoewel Freshbooks voldoende mogelijkheden biedt en er handige functionaliteiten beschikbaar zijn, is het niet mogelijk om met de online software offertes op te stellen. Freshbooks is toegankelijk voor ondernemers over de hele wereld, maar het is niet mogelijk om de software te koppelen aan de BTW-aangifte van de (Nederlandse) Belastingdienst. Iets wat wel mogelijk is bij de software van Kleisteen, Reeleezee en Twinfield.
Gebruikersgemak van de boekhoudsoftware
Boekhouden met Freshbooks is simpel en eenvoudig. De handelingen zijn redelijk makkelijk uit te voeren, maar er is ook een online tour beschikbaar waarin de gebruiker stap voor stap door het programma wordt geloodst. Daarnaast is de (internationale) helpdesk - gestationeerd in het Verenigd Koninkrijk - op werkdagen tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar. De online software is Engelstalig (desgewenst te veranderen in tien andere Europese talen zoals Frans of Spaans) maar niet in het Nederlands.
Koppelingen en beveiliging van de financiële gegevens
Er is een API beschikbaar waarmee koppelingen tussen urenadministratiesoftware en Freshbooks gemaakt kunnen worden. Hoewel de handeling voor het verwerken van een betaling vrij eenvoudig is, is het niet mogelijk de SaaS te koppelen aan de bankrekening. Bij andere online boekhoudsoftware als Kleisteen, Twinfield en Reeleezee is een directe koppeling met banken wel mogelijk.
De administratie is zowel via de computer als via de iPhone via een beveiligde https-verbinding toegankelijk. Ondernemers met een ander type smartphone kunnen de boekhoudsoftware niet op hun mobiele telefoon raadplegen. Iets wat wel mogelijk is bij de online boekhoudsoftware van Yendo en Xero. Voor een back-up kan er een export naar de eigen computer gemaakt worden van een CSV-bestand.
Kosten van de boekhoudsoftware
Freshbooks biedt onbeperkte mogelijkheden voor het aantal gebruikers en klantcontacten. De maximale grootte van de online opslagruimte is wel gelimiteerd, tot 250 MB. Boekhouden met Freshbooks is de eerste 30 dagen gratis, daarna krijgt de gebruiker een e-mail over de af te sluiten abonnementsvorm (betaling via een beveiligde verbinding met allerlei soorten creditcards).
Voor een ongelimiteerd aantal gebruikers en een ongelimiteerd aantal klanten, maar met een maximum van 25 facturen per maand is er het ‘Seeding’-abonnement. Deze kost 19,95 US Dollar per maand en is ideaal voor starters.
De wat gevorderde ondernemers kunnen een ‘Evergreen’- abonnement afsluiten. Deze kost 29,95 US Dollar per maand en biedt de ondernemer een ongelimiteerd aantal facturen.
Voor wie daarnaast ook over uitgebreide rapportagemogelijkheden wil beschikken, kan uit de voeten met een ‘Mighty Oak’- abonnement. De kosten hiervoor bedragen 39,95 US Dollar per maand.
De kosten voor het online boekhoudpakket Freshbooks zijn redelijk gemiddeld. Een standaard (Evergreen) abonnement ligt in lijn met abonnementen op andere online boekhoudprogramma’s. Software als Twinfield (23 tot 77 euro per maand) en Reeleezee (gemiddeld 49,90 euro per maand) komen zelfs iets duurder uit, maar hiervoor kan de ondernemer direct BTW-aangifte doen. Een vergelijkbaar abonnement op Yendo komt neer op 26 dollar per maand.
Een goedkoper alternatief is er in de vorm van Kashoo. Kashoo richt zich op de wat meer ervaren boekhouder en kent oneindig veel (rapportage) mogelijkheden. Een abonnement op Kashoo kost $10 per maand en het grote voordeel is dat alle data Freshbooks 1:1 kan worden overgezet met behulp van een API.
Eindoordeel online boekhoudsoftware Freshbooks
Freshbooks is een gebruikersvriendelijk en betaalbaar online boekhoudprogramma boordevol mogelijkheden. Zo is het mogelijk om in een programma de financiële administratie te koppelen aan de urenregistratie. Een ander voordeel van Freshbooks is dat de online software zowel via de computer als via de iPhone goed te gebruiken is. Handig voor de ondernemer die vaak onderweg is. De online software heeft een goede prijs-kwaliteitverhouding. Vooral ondernemers met vaste opdrachten, waarvan het factuurproces geautomatiseerd kan worden, kunnen veel plezier beleven aan deze SaaS.
Francesca is freelance journalist, gespecialiseerd in de Finance & IT. Ze heeft een economische achtergrond en schrijft regelmatig over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van financiën en ICT.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
factureren, boekhouden, online boekhouden, urenregistratie, freshbooks
