De financiële administratie en urenregistratie bijhouden is niet bepaald ieders hobby. Free Agent kan dan een oplossing bieden. Deze Software as a Service (SaaS) maakt het online boekhouden simpel en inzichtelijk. Met een paar eenvoudige handelingen kunnen facturen worden gemaakt en verstuurd, betalingen verwerkt en uren geregistreerd. Doordat de uren afzonderlijk kunnen worden genoteerd, is de software ideaal voor freelancers en ondernemers die projectmatig werken, maar het programma is ook geschikt voor ondernemers met personeel.
Aanmelden bij de online software
De aanmeldprocedure bij Free Agent is niet moeilijk. Het invoeren van een e-mailadres, zelfgekozen wachtwoord en een domeinnaam (in deze test bijvoorbeeld cloudtools.freeagentcentral.com) is voldoende. Na het bevestigen van de toegestuurde aanmeldlink wordt het boekhoudprogramma vervolgens in een beveiligde https-omgeving geopend.
Instellen van boekhoudprogramma Free Agent
Het instellen van de online software vereist geen uitgebreide technische kennis. Stap voor stap loodst het programma de gebruiker door de instellingen: NAW-gegevens, de juiste valuta, gewenste tijdzone, aantal dagen waarbinnen de factuur betaald moet zijn, et cetera. Met enkele simpele handelingen wordt het hele programma gecustomized. Ook kan er een bedrijfslogo worden geüpload en de bankrekening worden gekoppeld. Bij- en afschrijvingen worden pas verwerkt nadat het online bankafschrift is ge-upload.
Handig is dat het beginscherm van de SaaS volledig is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. Door simpelweg aan te vinken welke functionaliteiten zichtbaar moeten zijn, worden tabellen of grafieken met de openstaande facturen, winst- en verliesrekening of bankgegevens getoond. Ook nog niet gefactureerde werkzaamheden worden duidelijk vermeld.
Functionaliteiten van de online software
Free Agent bevat de basis functionaliteiten die van een boekhoudprogramma verwacht mogen worden.
Factureren. Na het invoeren van de geleverde dienst of product wordt een concept factuur aangemaakt. Deze kan per email of als PDF worden verstuurd. Hoewel de software Engelstalig is opgezet, kan de tekst op de factuur in het Nederlands worden ingesteld. En nadat het juiste BTW-tarief is ingesteld, wordt deze automatisch op de factuur vermeld.
Urenregistratie. Veel freelancers werken op projectbasis met een vast tarief. Door de gewerkte uren te registreren en aan het gewenste project te koppelen, worden de uren automatisch op de factuur geregistreerd.
Kilometerregistratie. Net als het boekhoudprogramma Twinfield biedt Free Agent een handige tool voor de kilometerregistratie.
Klantenbestand. Er is een op alfabetische volgorde ingedeeld overzicht met contactpersonen te krijgen. De contacten zijn handmatig in te voeren of als Vcard vanuit Outlook of Gmail te importeren. Ook is het mogelijk het klantenbestand te exporteren.
Inkomsten en uitgaven. Wanneer een factuur is betaald, kan de factuur als betaald worden aangevinkt waarna het betaalde bedrag meteen in het overzicht met inkomsten- en uitgaven wordt verwerkt.
Overzichten. Waar andere online boekhoudsoftware als Yendo en Twinfield een keur aan overzichten bieden, zijn de rapportages in Free Agent simpel. Het programma stelt een overzichtelijke winst- en verliesrekening samen en geeft een overzicht van de debiteuren. En dat is voor de meeste zelfstandigen voldoende.
Gebruikersgemak e-boekhoudprogramma
Free Agent is handzaam en eenvoudig opgezet. De handelingen zijn snel en eenvoudig uit te voeren. Voor wie liever een demonstratie bekijkt, zijn er tutorials beschikbaar. Ook is er een startersgids en zijn er FAQ´s. Via de community kunnen de ervaringen met andere gebruikers worden uitgewisseld. Vragen of opmerkingen kunnen worden gesteld via email of Twitter. In deze test werd op een vraag via Twitter vrijwel direct gereageerd. Ook een vraag per email werd tijdens kantoortijden snel én duidelijk beantwoord.
Data en beveiliging online boekhouden
Er is een API beschikbaar waarmee koppelingen gemaakt kunnen worden tussen Free Agent en reeds bestaande administratie. Net als bijvoorbeeld Yendo biedt Free Agent de mogelijkheid de boekhoudsoftware te koppelen aan Google Apps zoals verschillende projectmanagement-oplossingen, administratie-tools of het boekhoudprogramma van de accountant. Voor de accountant kan een aparte (beperkte) inlogcode worden aangemaakt, waardoor de administratie in één stap inzichtelijk is voor de accountant of het administratiekantoor.
De administratie is via internet middels een beveiligde verbinding toegankelijk. Als extra beveiliging vraagt het programma automatisch elke veertien dagen het wachtwoord te wijzigen. Het is mogelijk (een geselecteerd deel van) de administratie, bijvoorbeeld de BTW-gegevens, te exporteren naar een Excel-bestand waardoor het mogelijk is een back-up uit te voeren en deze op de eigen computer op te slaan. Exporteren als CSV-bestand is (nog) niet mogelijk.
Kosten van de SaaS
De eerste 30 dagen kunnen nieuwe gebruikers gratis kennismaken met Free Agent. Ongeacht het verbruik wordt er daarna elke maand een digitale factuur voor een bedrag van 20 dollar gestuurd naar het persoonlijke boekhoudprogramma (of 200 dollar per jaar). Betalen kan in een beveiligde omgeving met een Visa of Mastercard. Het abonnement op Free Agent is maandelijks opzegbaar. Door de software bij anderen aan te bevelen, kan een korting van 10% worden verdiend. Hierdoor kan de korting oplopen tot 100%.
Eindoordeel online boekhoudprogramma Free Agent
De online software Free Agent is een gebruiksvriendelijk en betaalbaar boekhoudprogramma. Doordat de uren afzonderlijk kunnen worden genoteerd, is de SaaS ideaal voor ondernemers die projectmatig werken. Het vermelden van de BTW op de factuur vergt wat meer inspanning, maar met de juiste handelingen kan elk gewenst BTW-tarief op de factuur worden vermeld. Ook kunnen de gegevens als Excel-bestand worden geëxporteerd. De software biedt verder allerlei handige tools waardoor het boekhouden wordt vereenvoudigd en facturen in een handomdraai kunnen worden verstuurd.
Francesca is freelance journalist, gespecialiseerd in de Finance & IT. Ze heeft een economische achtergrond en schrijft regelmatig over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van financiën en ICT.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
