WPB,28139,saas-financieel
CloudTools
Vorige
Volgende

Print pagina E-mail alert Rss feed

Review Expensify: leest bonnetjes en voert automatisch gegevens in




Review Expensify: leest bonnetjes en voert automatisch gegevens in
Eindoordeel
Sterren: 4
Functionaliteiten
Sterren: 3
Gebruikersgemak
Sterren: 4_half
Data & Beveiliging
Sterren: 4_half
Kosten
Sterren: 4_half
Met Expensify kun je online je onkostendeclaratie regelen. Via de tool kunnen uitgaven in de vorm van bonnetjes worden ingevoerd. De handige smartscan-functie 'leest' de kassabon en voert automatisch de gegevens in. De kilometerkosten worden aan de hand van de afgelegde afstand berekend via Google Maps. Onkosten kunnen via verschillende manieren worden ingevoerd, zowel via pc, e-mail als bijvoorbeeld sms. De duidelijke gebruikersinterface maakt het heel makkelijk om snel alle onkosten te noteren.

De online onkostendeclaratie tool is voor 1 persoon persoon en kan ongelimiteerd getest worden. Aanmelding gebeurt zonder opgave van creditcard-gegevens. Bedrijven betalen $ 6 of $ 11 per gebruiker per maand afhankelijk van de gewenste functionaliteiten. Elke eerste twee gebruikers zijn gratis en alleen actieve gebruikers worden in rekening gebracht.

Wat kan er allemaal met de online software van Expensify?

  • Bankgegevens importeren. Een handige manier om onkosten niet handmatig in te voeren is om bank- of creditcardgegevens te importeren. Momenteel is het alleen mogelijk om Amerikaanse banken toe te voegen. Wel kan er een CSV-, XLS-, of OFX-bestand worden ge-upload met de bankgegevens. Deze functie is optioneel en gratis.
Bankgegevens importeren - Expensify
  • Onkosten invoeren. Pas voor het invoeren van onkosten eerst de gegevens in de tab Instellingen aan, waaronder munteenheid en categorieën. Bij het invoeren van nieuwe kosten kan er gekozen worden tussen één bon, een aantal bonnen of heel veel bonnetjes. Er is een onderscheid tussen onkosten, kilometerkosten en tijd. Bij elke invoer kan er een kassabon worden ge-upload. Het ingeven van kilometerkosten is zeer simpel door de Google Maps-functie die precies het aantal gereden kilometers uitrekent. Voor meerdere onkosten tegelijk is het aan te raden bank- of creditcardgegevens te importeren. Het is zelfs mogelijk om per sms onkosten te declareren door deze naar een Amerikaans nummer te sturen met een unieke ID in het bericht. Hieraan zitten wel sms-kosten verbonden.
Onkosten - Expensify
  • Bonnetjes toevoegen.Het toevoegen van bonnen kan ook zonder eerst de onkosten toe te voegen. Door simpel de bonnen op te pakken in een map en deze naar de tool te slepen worden ze ge-upload en in het systeem gezet. Bonnetjes kunnen worden geïmporteerd vanuit de pc, scanner, mobiel, e-mail, Dropbox, Evernote, LG Mouse, OneReceipt en Google Chrome. Elke bon die op deze manier wordt ge-upload, wordt eerst gescand door smartscan. Deze functie 'leest' de bon en zoekt naar de transactiedatum, het bedrag en de naam.
Bonnetjes toevoegen - Expensify
  • Rapportages maken. Om een rapportage te kunnen maken, moet de gebruiker onkosten toevoegen aan het rapport uit de onkostendeclaratie. Ook kan er een factuur worden aangemaakt met de gemaakte kosten die zijn ingevoerd. Aan de factuur kunnen een logo, contactdetails en betaalinstructies worden toegevoegd. Daarna wordt de factuur verzonden via e-mail. Online betaling is mogelijk via Bitcoin. Rapportages kunnen geprint worden naar PDF.
Rapportages - Expensify
  • Mobiele app. Expensify is ook beschikbaar als applicatie voor iPhone, iPad, Android, Windows Phone en BlackBerry. Met de applicatie kunnen declaraties bekeken worden, afbeeldingen van bonnetjes worden ge-upload en rapportages worden gemaakt.
  • Koppelingen. Expensify kan gekoppeld worden aan verschillende applicaties en programma's. Evernote is een mobiele scanservice om bonnen mee te lezen. Gegevens in de tool kunnen worden gesynchroniseerd met Salesforce, een customer relationship management product. Daarnaast zijn integraties mogelijk met SAP, Oracle en Microsoft Dynamics.

Hoe gebruiksvriendelijk is de software voor online onkostendeclaratie?

Zowel het aanmeldproces als het gebruik van Expensify is zeer simpel. Een overzichtelijke en aantrekkelijke interface maakt de gebruiker snel wegwijs in de tool. Op het dashboard geeft de software bepaalde acties aan die de gebruiker kan uitvoeren om snel op gang te komen. Mochten er vragen of problemen zijn dan is er een kennisdatabase en zijn er online workshops. Daarnaast zijn er ook video's te vinden op de website. Expensify is alleen in het Engels.

Hoe staat het met data en beveiliging van Expensify?

Expensify maakt gebruik van het dezelfde beveiligingsniveau als banken om financiële gegevens veilig te houden. Ze voldoen aan de eisen van de Payment Card Industry Data Security Standard. Er wordt dagelijks door McAfee gecontroleerd of de tool veilig is voor hackers. Alle data die wordt verstuurd naar de servers wordt versleuteld en verstuurd via een beveiligde SSL-verbinding. Daarna worden de gegevens opgeslagen op zelf gebouwde datacenters in de Verenigde Staten met een hoge uptime.

Wat zijn de kosten voor het gebruik van Expensify?

Voor individueel gebruik is Expensify gratis. Bedrijven kunnen kiezen uit twee prijsplannen: Team of Corporate. Het Team Plan kost $ 6 per gebruiker per maand. Er hoeft alleen betaald te worden voor actieve gebruikers. Het Corporate plan kost $ 11 per gebruiker per maand. Beide plannen beschikken over de smartscan optie en de eerste twee gebruikers zijn gratis. Daarnaast is het mogelijk om een prepay-account aan te schaffen. Bij de aanschaf van 12 maanden gebruik van Expensify betaalt de gebruiker maar 10 maanden. Wanneer de optie smartscan aanstaat, ontvangt elke gebruiker 10 gratis smartscans per maand. Daarna worden de kosten $ 0,20 per scan.

Wat is ons eindoordeel over de online onkostendeclaratie software?

Expensify is een handige en leuke manier om snel je onkostendeclaratie online in te voeren. De smartscan-functie leest de kassabonnetjes en voert automatisch details als naam, bedrag en datum in. Er kan een koppeling gemaakt worden met een bank- of creditcardaccount. Een nadeel is dat de tool alleen Amerikaanse banken ondersteunt. Wel is het mogelijk om de bankgegevens te uploaden door middel van bijvoorbeeld een CSV-bestand. Als je even geen beschikking hebt over je pc, kunnen bonnetjes ook via sms en mobiele apparaten worden ingevoerd. Rapportages zijn eenvoudig te maken en het is zelfs mogelijk om naar aanleiding van gemaakte onkosten een factuur te creëren en te versturen.


TagsTags: online declareren, onkostendeclaratie, expensify, kassabon
Levina Raven

Over Levina Raven:


Levina is freelance projectmanager met een achtergrond in communicatie en ICT. Ze is gespecialiseerd in website ontwikkeling, internet marketing en SEO.



Laatste Reviews: Financieel

Review Invoiceable: gratis en snel online facturen sturen zonder poespas Review Invoiceable: gratis en snel online facturen sturen zonder poespas
  Review Offective: alles-in-1 tool voor boekhouding, facturatie en meer Review Offective: alles-in-1 tool voor boekhouding, facturatie en meer
Review Nutcache: gratis online tijdregistratie en facturering Review Nutcache: gratis online tijdregistratie en facturering
  Review HumanWave: online salaris- en personeelsadministratie voor het MKB Review HumanWave: online salaris- en personeelsadministratie voor het MKB

Lees al onze reviews over online software en SaaS in de categorie: Financieel
Overzicht leveranciers online software en SaaS in de categorie: Financieel

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Populaire tags

online declareren, onkostendeclaratie, expensify, kassabon


Zoek online software





  
Stichting EuroCloud Nederland

Keurmerk E-factureren
  
SaaS 4 Channel    

Cloudprovider.nl