Veel doen in weinig tijd. Voor veel ondernemers lijkt het onwerkelijk. Met de online boekhoudsoftware Clear Books komt dit ideaal echter een stuk dichterbij. Deze Software as a Service (SaaS) maakt online boekhouden, factureren en rapporteren mogelijk. Maar ook payrolling en BTW-overzichten worden met een druk op de knop in overzichtelijke rapportages tevoorschijn getoverd. De kosten liggen tussen de £ 5 en £ 15 per maand.
Het aanmelden bij Clear Books is eenvoudig. Na registratie van het e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord is de SaaS klaar voor gebruik. Het is mogelijk het bedrijfslogo en de klantcontacten te uploaden. Een handige tour geeft een duidelijk overzicht van de verschillende functionaliteiten die de online software biedt. Daarnaast zijn er video tutorials beschikbaar.
Het invoeren van de gegevens kost even tijd, maar kan ook op een later moment gebeuren. Na het invullen van de bedrijfsgegevens is het programma klaar voor gebruik. Bij het instellen van de gegevens is het mogelijk de facturen helemaal aan te passen aan de huisstijl van het bedrijf (logo, lettertype, et cetera).
Functionaliteiten van de online boekhoudsoftware Clear Books
Het dashboard dient als basisscherm en geeft een overzichtelijke weergave van de financiële situatie van het bedrijf.
Vanuit het dashboard zijn alle menu's voor online accounting gemakkelijk te bereiken. Daarnaast beschikt de tool over een kalender zodat belangrijke gebeurtenissen niet kunnen worden vergeten. Dit is handig voor een actief debiteurenbeheer.
Naast facturatie biedt het programma uitgebreide rapportages en overzichten van de inkomsten en uitgaven. Ook is het mogelijk de administratie via een CSV-bestand te koppelen aan een bankrekening voor een actueel beeld van alle transacties. Alleen houders van Amerikaanse bankrekeningen kunnen een automatische koppeling bewerkstelligen met behulp van de servers van Yodlee. Bijkomend voordeel is dat het programma vrijwel alle buitenlandse valuta tegen de actuele wisselkoersen omrekent in de standaard valuta.
Overzichtelijke boekhoudsoftware
De Engelstalige boekhoudsoftware is door de Britse producent overzichtelijk opgezet en makkelijk in het gebruik. De vele rapportage-mogelijkheden zijn eenvoudig uit te voeren. De online helpdesk is 24 uur per dag en 7 dagen per week via e-mail en Twitter bereikbaar. De software is interessant voor de internationale ondernemer. Met handige tools worden vreemde valuta met een druk op de knop omgerekend en staan zo in de standaard valuta op de balans. Daarnaast is het programma via de smartphone te raadplegen zodat de gebruiker altijd en overal een overzichtelijk beeld heeft van de financiële positie van de onderneming.
Data en beveiliging van het boekhoudprogramma
Het importeren en exporteren van gegevens (bankrekeningoverzichten en contacten) kan via CSV naar Excel. Inloggen op Clear Books gebeurt binnen een beveiligde https-verbinding. Er wordt zeven keer per dag een back-up gemaakt waardoor er vrijwel altijd een up-to-date kopie van de administratie is. Clear Books streeft naar een uptime van 100%. Afgelopen jaar haalde de online boekhoudsoftware een uptime van 99,7%. In november 2011 was dat 98,48%.
Kosten van de online software
Ter kennismaking is het gebruik van Clear Books de eerste dertig dagen gratis. Daarna dient het abonnement te worden omgezet naar één van de onderstaande betaalde abonnementen. Alle prijzen zijn per maand per account met een ongelimiteerd aantal gebruikers, exclusief BTW.
Growth. £ 5 per maand
Ideaal voor startende ondernemers.
- Per maand maximaal 80 banktransacties
- Geen koppeling voor de BTW-aangifte mogelijk
Estabalished. £ 10 per maand
Voor kleine en middelgrote ondernemingen en regelmatig gebruik.
- Per maand maximaal 200 banktransacties
- Koppeling met BTW-aangifte mogelijk
Premium. £ 15 per maand
Voor veelvuldig gebruik.
- Per maand ongelimiteerd aantal facturen versturen
- Per maand ongelimiteerd aantal banktransacties
- Koppeling met BTW-aangifte mogelijk
De kosten voor een abonnement op Clear Books zijn zeker acceptabel (het duurste abonnement is omgerekend 18 euro). Ter vergelijking: een abonnement op Twinfield kost 23 tot 77 euro per maand, een abonnement op Yendo 26 dollar per maand en een standaardabonnement op Reeleezee kost gemiddeld 49,90 euro per maand. Een vergelijkbaar abonnement op Xero komt uit op 29 dollar per maand.
Eindoordeel online boekhoudsoftware Clear Books
Clear Books is een gebruiksvriendelijk online boekhoudprogramma met uitgebreide rapportagemogelijkheden. Net als bij Yendo is in Clear Books de online administratie ook via de smartphone te raadplegen en geeft de software een duidelijk en overzichtelijk beeld van de financiële administratie. Clear Books is, net als Xero, één van de weinige online boekhoudsoftware pakketten dat beschikt over de realtime wisselkoersen voor het rekenen met buitenlandse valuta.
Bijkomend voordeel is dat per account verschillende gebruikers kosteloos toegang kunnen krijgen tot de administratie. Dit is handig als ook de accountant inzage in de gegevens moet hebben, of als er meerdere mensen op de financiële administratie werkzaam zijn.
Francesca is freelance journalist, gespecialiseerd in de Finance & IT. Ze heeft een economische achtergrond en schrijft regelmatig over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van financiën en ICT.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
