Met de online software van Accountsportal is veilig en gemakkelijk de boekhouding te doen. De boekhoudsoftware is via internet te raadplegen en geeft een up-to-date beeld van de administratie. De Software as a Service (SaaS) vereist geen ingewikkelde technische voorkennis waardoor gebruikers snel en eenvoudig een overzicht kunnen hebben van de inkomsten en uitgaven. Accountsportal is niet duur: 8 pond, ongeveer 11,20 euro per maand.
Om aan te melden bij de software zijn een e-mailadres, naam en bedrijfsnaam voldoende. De eerste 30 dagen kan de software gratis en zonder verplichtingen worden verkend. Voor de accountant of voor andere personeelsleden kan er onbeperkt, dus zonder extra kosten, een inlogcode aangemaakt worden zodat ook zij inzage kunnen krijgen in de administratie.
Het inrichten van de applicatie is eenvoudig opgezet. Het invullen van de NAW-gegevens van het bedrijf en het koppelen van één of meerdere bankrekeningen aan het systeem gaan allemaal vrij snel. Ook is het mogelijk het bedrijfslogo toe te voegen aan de facturen.
De klanten en leveranciers moeten echter stuk voor stuk worden toegevoegd en dat vergt tijd. Het is wel mogelijk om het klantenbestand als CSV te uploaden, maar dit kan alleen als het bestand voldoet aan strenge eisen voor de opmaak. Bovendien mag het bestand niet groter zijn dan 100 Kb. Om die reden is Accountsportal meer geschikt voor de startende of kleine ondernemer met een consistent klantenbestand. Ook het instellen van de juiste BTW-percentages dient zorgvuldig te gebeuren. Het is niet mogelijk de BTW-aangifte vanuit Accountsportal rechtstreeks in te (laten) dienen bij de Nederlandse Belastingdienst.
Wat kan er met Accountsportal?
Na het inloggen is het eerste scherm een dashboard met een overzicht van de financiën.
Het dashboard is aan te passen aan de wensen van de gebruiker. De functionaliteiten van het programma zijn standaard:
Factureren. Na het aanmaken van de factuur (op te slaan als PDF) wordt deze automatisch in het sales-overzicht opgenomen. Zo is in één oogopslag te zien hoeveel openstaande facturen er zijn met een bijbehorende lijst debiteuren.
Klantenbestand bijhouden. Alle contactgegevens van klant en leverancier zijn overzichtelijk en op alfabetische volgorde op te slaan.
Rapportages maken. Uiteraard is er de uitgebreide winst- en verliesrekening en een overzichtelijke management-rapportage, maar het is ook mogelijk ook de aan- en verkopen per debiteur te bekijken. Daarnaast kunnen alle bankaccounts van de onderneming worden weergegeven in een overzicht.
Gebruikersgemak van de boekhoudsoftware
Boekhouden met Accountsportal is logisch opgezet. De handelingen zijn simpel en snel uit te voeren. Er is een uitgebreide instructievideo beschikbaar waarin stap voor stap het werken met Accountportal wordt uitgelegd en er zijn handige FAQ’s voor de wat moeilijkere onderdelen. Daarnaast is er een Twitter account en een e-mailadres beschikbaar om de helpdesk te bereiken. Verwacht echter niet direct een reactie. In deze test duurde het 48 uur voordat er via e-mail een niet erg informatief antwoord werd gegeven.
De online software is in het Engels, er zijn geen andere taalkeuzes beschikbaar. Het dashboard van het online boekhoudpakket ziet er overzichtelijk uit, maar in de trialversie nemen de software-updates wel een prominente plaats in.
Veilig boekhouden, geen automatische koppelingen
Werken met Accountsportal gebeurt in een beveiligde https-omgeving. Om alle financiële gegevens van gebruikers te bewaken, wordt het wachtwoord niet in de browser opgeslagen. Het is dus zaak een makkelijk te onthouden wachtwoord te kiezen bij het aanmelden.
Waar andere online boekhoudsoftware tools als Reeleezee beschikken over een directe koppeling met banken, moeten bij Accountsportal de bankgegevens middels een CSV-bestand handmatig en volgens bepaalde eisen worden geüpload. Ook klantgegevens, betalingen en facturen kunnen middels zo'n CSV-bestand worden geïmporteerd. Het is vrij eenvoudig de administratie te exporteren naar een Excel-bestand en deze als back-up op de eigen computer op te slaan. Accountsportal zelf maakt dagelijks een back-up van alle gegevens. Over de uptime is niets bekend.
Goedkoop online boekhouden
Boekhouden met Accountsportal is de eerste 30 dagen gratis daarna kan de gebruiker kiezen voor een abonnement. De kosten voor het abonnement bedragen, ongeacht het aantal gebruikers, 8 Britse pond (ongeveer 11,20 euro) per maand en dat is goedkoop te noemen. Waar andere online softwareprogramma’s als Twinfield 23 tot 77 euro per maand (wel met Nederlandse interface en iPhone app) en Free Agent gemiddeld 14,48 euro per maand rekenen, is de ondernemer met Accountsportal voor 11,20 euro per maand goedkoop uit. Alleen de online software van Saasu is goedkoper, maar hiervoor gelden wel restricties in het aantal transacties per maand.
Accountsportal is een betaalbaar online boekhoudprogramma zonder poespas. Wie makkelijk zijn administratie wil bijwerken of het kostenverloop van een bepaalde periode wil inzien, kan goed uit de voeten met Accountsportal. De SaaS is veilig en biedt een goede basis voor de startende ondernemer, maar vanwege de beperkte mogelijkheden (geen automatische koppelingen met bankaccounts en leveranciers- en klantenbestanden) is de software voor veel ondernemers niet geschikt voor de langere termijn. Vooralsnog is er geen Nederlandstalige versie van het online boekhoudprogramma beschikbaar.
Francesca is freelance journalist, gespecialiseerd in de Finance & IT. Ze heeft een economische achtergrond en schrijft regelmatig over de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van financiën en ICT.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
