Digitaal factureren: tips voor de selectie van een leverancier
Stel je wilt aan de slag gaan met e-factureren. Dan kan je beginnen met een gratis PDF printer of bijvoorbeeld Excel. Maar het is handiger om gebruik te maken van Software as a Service (SaaS). Digitaal factureren kan een onderdeel zijn van een online boekhoudpakket of specifiek gemaakt zijn voor het factureringproces. De software biedt meestal extra mogelijkheden, waardoor je efficiënter kan werken en een beter overzicht hebt.
Er zijn inmiddels veel aanbieders van zowel software om te e-factureren als online boekhoudsoftware. Wij geven een aantal tips waar je rekening mee moet houden bij de selectie van een leverancier.
1. Zoek het dicht bij huis
Onderzoek je financiële software. Want daar begint het leven van je verkoopfacturen. Wat voor mogelijkheden biedt deze leverancier je? Reeleezee, Twinfield, Exact Online en veel andere online software bieden al standaard de mogelijkheid om facturen in PDF te printen en ze ook te verzenden in UBL. Is e-factureren nog niet standaard opgenomen, kijk dan of er een module beschikbaar is, of beschikbaar komt. Zo zijn er ook boekhoudpakketten die je helpen je papieren inkoopfacturen te digitaliseren.
2. Functionaliteiten
Veel is niet altijd goed. Bedenk voor jezelf welke functionaliteiten je minimaal nodig denkt te hebben. Maak een duidelijk onderscheid tussen wat echt nodig is en wat leuk is voor erbij. Zoek uit of je met minder functionaliteiten ook minder hoeft te betalen.
3. Bedrijfsgegevens
Wie is de leverancier, hoe is hij bereikbaar en wat is er over hem bekend bijvoorbeeld via openkvk.nl? Is het een bedrijf met een duidelijke focus op dit terrein, of is het een hobby project waarbij met Wordpress, een website template, een e-billing plugin en e-commerce plugin in een halve dag een online e-factureren applicatie in elkaar is gedraaid?
4. Productgegevens
Is het duidelijk wat je krijgt en wat het dan kost? Nu en in de toekomst. Vraag een duidelijk overzicht van wat het je gaat kosten. Hieronder een overzicht van wat je tegen kunt komen:
éénmalige (installatie)kosten
licentievergoeding per maand/kwartaal/jaar
prijs per tik/betaling/maand/kwartaal/jaar
consultancy
extra kosten
5. Contractduur en andere voorwaarden
Hoe lang zit je minimaal aan de leverancier van de software vast? 1 jaar, 3 jaar of maximaal 1 maand? En hoe zit dat met de opzegtermijn als je toch wilt (of moet) overstappen op een andere leverancier?
6. Eigendom
Wie is er eigenaar van de gegevens? Ben jij dat? Of zijn de gegevens van de leverancier waar je gebruik van maakt? Mag de leverancier jouw gegevens gebruiken om er nog eens aan te verdienen? En zo ja, wil je dat?
7. Opslag en exporteren
Is er een archieffunctie? Tot hoever terug in de tijd gaat het archief? Soms gaat een archief maar tot maximaal 6 maanden terug. Kan je je factuurgegevens en andere gegevens dan exporteren, om er toch over te kunnen beschikken?
8. Service Level Agreement
Wat heeft de leverancier te zeggen over up-time, beveiliging, privacy en vertrouwelijkheid? Transparante voorwaarden en een goed Service Level Agreement zijn belangrijke onderdelen om vooraf te lezen en helder te hebben.
9. De toekomst
Stel dat je bij een dienstverlener zit die nu biedt wat je op dat moment nodig hebt. Maar hoe zit dat in de toekomst? Is er informatie of een weblog waarin duidelijk wordt dat ze zich nog steeds aan het ontwikkelen zijn? Is de laatste update 2 jaar geleden geweest, dan moet je je afvragen of dit zo’n goed idee is.
10. Helpdesk
Als klant mag je meer verwachten dan alleen maar tegen betaling gebruik maken van hun diensten. De helpdesk is net zo belangrijk. Offline of online, dat maakt niet uit. Als je maar (snel) geholpen wordt.
Conclusie
Als je een factuur verstuurt, dan ben je verantwoordelijk voor die factuur. Tenminste 7 jaar lang. Als je gebruik gaat maken van een leverancier, is het belangrijk om op zoek te gaan naar een betrouwbare leverancier. Op www.keurmerkefactureren.nl staat een overzicht met leveranciers die zich hebben verbonden aan de kwaliteitscriteria van het Keurmerk E-factureren.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
tips, digitaal factureren
