Online boekhouden is in opmars, onder meer vanwege de grote voordelen die er aan kleven: kostenbesparing, actuele informatie en efficiëntere processen. CloudTools geeft in samenwerking met Twinfield 10 tips waar u aan moet denken en wat u moet bespreken met uw accountant als u wilt overstappen naar online boekhouden.
1. Bepaal de indicatoren op basis waarvan u wilt gaan meten
Wat zijn de belangrijkste indicatoren op basis waarvan u uw bedrijfsvoering kunt bijsturen? Door deze vooraf helder en duidelijk te formuleren, weet u welke informatie benodigd is in en uit de administratie om goed te kunnen meten.
2. Schrijf uit waar u naar op zoek bent en wat u van de accountant verwacht
Geef zelf aan wat u verwacht van een administratiekantoor of een accountant. U geeft hen daarmee de mogelijkheid om in te spelen op uw wensen en behoeftes. Doet u dit niet dan is de kans groot dat u vervalt in een standaardbehandeling, beredeneerd vanuit de processen en kennis van het kantoor.
3. Zorg voor toegang tot actuele informatie
We leven tegenwoordig in een informatiemaatschappij. Het hebben van snel toegang tot accurate gegevens wordt steeds belangrijker en kan zelfs in sommige situaties leiden tot een competitief voordeel. Zorg ervoor dat u te allen tijde toegang hebt tot de voor u relevante financiële gegevens.
4. Vraag hoe efficiënt de administratie wordt verwerkt
Door een aantal eenvoudige vragen te stellen, kunt u als ondernemer beoordelen in hoeverre het beoogde kantoor werkt op de meest efficiënte manier. Vraag of u uw gegevens elektronisch kan aanleveren, zoals de bankafschriften en facturen. Vraag of het mogelijk is dat u de verkoopfacturen online aanmaakt en dat deze direct in de administratie worden opgenomen. Vraag tevens op welke wijze het kantoor de aangifte verzorgt naar autoriteiten zoals de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel.
5. Vraag om dingen te laten zien en vraag naar de prijs
Een kantoor met moderne hulpmiddelen moet u direct inzage kunnen geven in de administratie, online. Als u bezoek krijgt of als u op bezoek bent, vraag dan of zij het u kunnen laten zien.
6. Zorg dat uzelf en uw accountant altijd en overal toegang hebben tot de meest actuele financiële stand van zaken
Wanneer de administratie online wordt gevoerd, zijn deze gegevens te allen tijde benaderbaar.
7. Kijk of bepaalde eenvoudige boekhoudtaken in eigen beheer uit te voeren zijn en laat deze controleren op afstand door de accountant
Besparen op boekhoudkosten kan door bijvoorbeeld eenvoudige boekhoudtaken zelf uit te voeren. Bespreek samen met het kantoor welke taken u eventueel zelf kunt doen waarbij de accountant online over uw schouder mee kijkt.
8. Maak verkoopfacturen direct aan binnen de administratie
Verkoopfacturen worden veelal aangemaakt in pakketten zoals Word en Excel om deze vervolgens af te drukken en te versturen naar de accountant. Tegenwoordig kunt u deze in een eigen sjabloon online aanmaken, waardoor ze direct in de administratie worden verwerkt. Dat scheelt u tijd, maar de accountant ook!
9. Verstuur belastingaangiftes direct vanuit de administratie
Met behulp van moderne hulpmiddelen is het versturen van een belastingaangifte een kwestie van een druk op de knop.
10. Probeer vaste (maandelijkse) prijsafspraken te maken en vraag om transparantie omtrent de geleverde diensten door de accountant
Betalen voor standaarddiensten, zoals het verwerken van een administratie, op basis van uren is in deze tijden van digitalisering en standaardisatie niet meer realistisch. Probeer vaste prijsafspraken te maken op basis van zaken die concreet worden opgeleverd en verwerkt.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online boekhouden, administratie en digitaal factureren.
Tags:
online boekhouden, tips, twinfield
