"Vaak heeft men geen idee welke mogelijkheden tools allemaal bieden"
In de Praktijk met Arjan Zuidhof
Na een tijd als software ontwikkelaar in loondienst zijn brood te hebben verdiend, is Arjan sinds ruim twee jaar vanuit zijn eigen bedrijf actief als zelfstandig adviseur rond effectiever werken in de kantoorsituatie. “Als kenniswerker is iedereen op zijn of haar vakgebied professional, maar omgaan met informatie is iets dat we vaak niet geleerd hebben. Ik begeleid daartoe mensen in drukke functies die letterlijk te maken hebben met een uitpuilende inbox of moeite hebben hun werk goed te plannen."
Zijn begeleiding is in eerste instantie gericht op het veranderen van routines en het aanleren van een andere manier van omgaan met bijvoorbeeld e-mail. “In theorie zijn daarbij wat inzichten voldoende, zoals op de juiste manier je hoofd gebruiken en papier. In de praktijk hebben veel mensen baat bij de inzet van tools die hen daarin begeleiden."
Getting Things Done
Dit kunnen volgens de ondernemer tools zijn om volgens de populaire effectiviteitsmethode Getting Things Done te werken. De beste tools op dit gebied zijn volgens hem vaak online te vinden. Zoals Remember The Milk en Toodledo. “Het grote voordeel is dat je daarmee overal en altijd bij je planning terecht kunt. Ik merk dat ook technisch iets minder gevorderde gebruikers hier veel baat bij kunnen hebben. In sommige gevallen hebben klanten waarvan zelfs ik het niet had verwacht, me laten weten enthousiast gebruiker te zijn geworden." Wil je beginnen met een Getting Things Done of To-do applicatie dan raadt hij van de twee tools Remember the Milk aan. “Die is net iets makkelijker in gebruik."
E-mail efficiënt gebruiken
"Er is ook veel winst te behalen door goed gebruik te maken van online e-mail tools. Vaak heeft men geen idee welke mogelijkheden die allemaal bieden. Ik ben bijvoorbeeld iedere keer weer verbaasd hoe weinig klanten weet hebben van zoiets als regels en filters in een e-mail programma. Of geen idee hebben dat zo’n programma ook geavanceerde zoekmogelijkheden aan boord heeft die veel tijd en een hoop muiswerk besparen. Ook het gebruik van sneltoetsen zoals bijvoorbeeld bij Gmail is niet bij iedereen bekend."
Google Calender gekoppeld aan Tungle.me
Arjan maakt ook zelf veel gebruik van online tools. Toodledo gebruikt hij dagelijks en hij werkt met diverse Google applicaties zoals Calendar, Docs en Gmail. Zijn Google agenda is gekoppeld aan de online dienst Tungle.me. Hierdoor kunnen klanten rechtstreeks in zijn agenda kijken en een afspraak met hem inplannen. “Mijn absoluut favoriete online software tools zijn de applicaties van Google. Iedere keer slagen zij er weer in succesvolle nieuwe diensten aan de al bestaande suite toe te voegen. Dat daarbij ook diensten mislukken, met Wave als bekendste voorbeeld, geeft alleen maar hun kracht aan wat mij betreft. Durven fouten te maken en daar niet moeilijk over doen."
Bestanden uitwisselen via Dropbox en WeTransfer
Daarnaast gebruikt de ondernemer Mailchimp voor het verzenden van zijn nieuwsbrief, met Diigo beheert hij online zijn favorieten en met Lastpass veilig en online zijn wachtwoorden. Voor het delen en synchroniseren van zijn bestanden gebruikt Arjan Dropbox. Goede ervaringen heeft hij ook met de bestanden uitwisseldienst Wetransfer.com. “Zeker wanneer er incidenteel een bestand met een minder ervaren gebruiker gedeeld moet worden."
Ratrace
Voor het goed gebruiken van online software heeft de adviseur vooral een algemene tip. “Vaak zie ik dat mensen van de ene naar de andere nieuwe tool hollen. Die nieuwe tool biedt net iets meer dan de volgende en het lijkt nuttig over te stappen. Toch kom je hiermee in een ratrace van najagen van software bling-bling terecht. Mijn tip is, leer alle ins en outs kennen van de tools die je al gebruikt. Soms is overstappen op iets nieuws slim, maar wees hier voorzichtig mee."
“Ik doe zelf ook geen impulsaankopen, zeker niet van software die nog sterk in ontwikkeling is. Dan wacht ik liever af tot de 1.0 opgeleverd is. Daarnaast zijn reviews van anderen belangrijk voor me. Een website kan er mooi uitzien, maar dat zegt nog niet dat de tool ook echt waarde heeft."
Online samenwerken
“Een groot voordeel van online software is dat je overal bij je gegevens kunt, of je nu thuis, op de zaak, bij een vriend of in het café zit en of je nu toegang hebt via een laptop, tablet of smartphone. Het samenwerken op afstand is een grote vlucht aan het nemen. We zitten wat dit betreft in een turbulente fase waarvan we nauwelijks kunnen overzien waar het heengaat. Wie had nog maar vijf jaar terug gedacht dat je met vijftig man tegelijk online in een spreadsheet kunt werken en ieders bijdrage realtime kunt volgen?"
“Helaas zit er wel een bepaald verslavend aspect aan het online zijn en het gebruik van online tools. Belangrijk is tevoren te bedenken, net als bij andere bezigheden, hoeveel tijd je aan een online taak wilt besteden. In het kader van research kun je zomaar uren online zijn. Stel dan ook echt die 30 of 60 minuten in, bijvoorbeeld via e.ggtimer.com, zodat je jezelf niet verliest."
Arjan Zuidhof helpt als adviseur zelfstandigen en professionals in kleine organisaties wiens e-mailbox overstroomt of die te veel informatie op zich afkrijgen, met nieuwe manieren om hun werk effectiever uit te voeren.
Fieke is freelance vertaler en schrijver en gespecialiseerd in ICT-gerelateerde producten. Zij heeft een Informatica-achtergrond en houdt zich ook bezig met nieuwsredactie. Zij is sitemanager en eindredacteur van CloudTools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
google, dropbox, mailchimp, gmail, remember the milk, getting things done, wetransfer, tungle.me, toodledo, arjan zuidhof, laspass
