WPB,12912,saas-data
CloudTools
Vorige
Volgende

Print pagina E-mail alert Rss feed

Review software Shoeboxed: bonnetjes en visitekaartjes online opslaan




Review software Shoeboxed: bonnetjes en visitekaartjes online opslaan
Eindoordeel
Sterren: 3.5
Functionaliteiten
Sterren: 3
Gebruikersgemak
Sterren: 3
Data & Beveiliging
Sterren: 4
Kosten
Sterren: 3
Ondanks dat er tegenwoordig steeds meer digitaal gebeurt, zoals betalen per pin en contacten via e-mail en social media, loopt de gemiddelde ondernemer nog vaak met een dikke portemonnee met bonnetjes en visitekaartjes. Deze items handmatig invoeren of bewaren in een schoenendoos en eenmaal per jaar overdragen aan de accountant, is ook weer zo wat. "Dat kan vast handiger", hebben de ontwikkelaars van de Amerikaanse online archiveringssoftware Shoeboxed gedacht. Vanaf $ 9,95 per maand scannen zij de per post opgestuurde items en voeren ze in. Gratis kan ook, maar dan moet de gebruiker dit helemaal zelf doen.

Aanmelden gaat via een beveiligde 128 SSL https-verbinding en met invullen van creditcard gegevens en postadres en kan eventueel ook met een Google Apps account. Amerikaanse gebruikers krijgen automatisch Shoeboxed enveloppen toegestuurd. Via de post opgestuurde items worden binnen 2 tot 4 werkdagen na ontvangst gescand en opgeslagen.

Voor Europese gebruikers geldt dit niet (zij krijgen geen Shoeboxed enveloppen), maar zij zullen ook niet snel de voorkeur geven aan het opsturen per post naar Amerika. En eerder kiezen om zelf scans te maken van de belangrijkste bonnetjes en visitekaartjes en ze zelf toe te voegen (gratis). Voor deze review is deze gratis doe-het-zelf versie getest.

Wat kan er met Shoeboxed?

  • Visitekaartjes scannen en toevoegen. Uploaden kan via de uploader (bèta) waarmee ook allerlei andere soorten documenten (ook facturen en brieven mits in jpg, gif, png of pdf formaat) geüpload kunnen worden. Dit gaf tijdens het testen echter een foutmelding. De tweede keer ging het uploaden wel goed.
  • Visitekaartjes omzetten in contacten. Helaas gebeurt dit bij de gratis doe-het-zelf versie niet automatisch, maar na het toevoegen kunnen wel makkelijk de belangrijkste gegevens ingevoerd worden. Samen met eventuele aantekeningen over waar diegene ontmoet is en wat die persoon doet. Het kunnen inzoomen op het gescande visitekaartje is daarbij heel handig.
  • Visitekaartje exporteren. Naar PDF formaat of naar de online aantekeningen software Evernote.
Shoeboxed Visitekaartje toevoegen
  • Bonnetjes scannen en toevoegen. Van elke bon kunnen (onder andere) bedrag, betaalwijze, datum, items, muntsoort, btw en categorie (ook zelf aan te maken) aangegeven worden. Het is daarbij wel even opletten op de punt in plaats van de komma in bedragen. Bestanden die geaccepteerd zijn: jpg, gif, png en pdf.
  • Bonnetje exporteren. Naar PDF formaat of naar de online aantekeningen software Evernote. Dit levert echter als PDF niet veel extra's op, behalve de scan van de bon.
  • Facturen en brieven scannen en toevoegen. Deze zijn op dezelfde manier toe te voegen en te exporteren naar een PDF bestand.
  • Zoeken in opslagen items. Op alle tekstvelden die zijn ingevuld, kan gezocht worden. Dit onderdeel is nog wel in bèta uitvoering.
  • Contactlijsten exporteren. Een CSV bestand van alle geselecteerde contacten kan geïmporteerd worden in onder andere Outlook, Constant Contact, Apple Address Book, Gmail, Blackberry en Salesforce.
  • Toevoegen via smartphone. Het toevoegen van visitekaartjes en bonnetjes kan bij de betaalde abonnementen ook via de smartphone door het maken van een foto en die vervolgens naar een specifiek e-mail adres van Shoeboxed te mailen.

Gebruikersgemak Shoeboxed

Het dubbel moeten bevestigen van het e-mailadres en enkele spelfoutjes geven niet een heel betrouwbare indruk tijdens het aanmeldproces. De software is in het Engels, maar de invoervelden en de interface zijn simpel en spreken voor zich. Er is een doorzoekbare knowledge base en FAQ beschikbaar.

Jammer is dat bij de gratis versie geen gebruik gemaakt wordt van OCR waardoor elementen niet automatisch uit de tekst gehaald worden. Het alsnog handmatig invoeren van alle gegevens is niet echt waar een ondernemer op zit te wachten. Uit commercieel oogpunt is dit van Shoeboxed natuurlijk wel te begrijpen.

Koppelingen met boekhoudsoftware en CRM tools

Lijsten met bonnetjes zijn te exporteren naar Quicken, Microsoft Excel, CSV, PDF, Quickbooks, MYOB, Xero, Saasu, Evernote en FreshBooks. De export van bonnetjes naar Excel is getest en geeft een duidelijk overzicht van de uitgaven met een link naar de originele bon.

Lijsten met contacten zijn te exporteren naar Constant Contact, CSV-bestand, Jigsaw of Evernote. Een CSV bestand maakt het mogelijk contactlijsten te importeren in onder andere Outlook, BlackBerry, Apple Address Book / iPhone, Gmail en LinkedIn.

De persoonlijke gegevens worden beschermd met een Truste certificaat waarmee de privacy beschermd wordt. Shoeboxed belooft daarmee geen persoonlijke informatie te verkopen of te delen met andere bedrijven. De opgeslagen bestanden worden regelmatig geback-upt op meerdere servers. Het toesturen van de items per post kan het beste aangetekend. Na verwerking worden ze vernietigd of gratis teruggezonden.

Wat kost Shoeboxed?

Er is een gratis doe-het-zelf account waarbij de gebruiker het scannen zelf doet, zelf de scans uploadt en zelf de items online archiveert. De kracht van Shoeboxed zit hem echter in de andere 3 abonnementen waarbij zij het scanwerk doen en de gegevens uit de items halen. Daarbij horen ook zogeheten kick-off plans waarmee in één keer achterstallige "schoenendozen" door hen ingevoerd worden. Shoeboxed biedt de volgende maandabonnementen die elk moment op te zeggen zijn:
  • Business. 500 documenten per maand. $49.95 per maand. Opstarten met maximaal 1000 scans
  • Classic. 150 documenten per maand. $29.95 per maand. Opstarten met maximaal 500 scans
  • Light. 50 documenten per maand. $9.95 per maand. Opstarten met maximaal 250 scans
Elk document kan meerdere pagina's bevatten. Alle abonnementen zijn 30 dagen gratis te proberen, wel met ingeven van een Mastercard of American Express card. Als er binnen 30 dagen wordt opgezegd, wordt er niets afgeschreven. Op de website van Shoeboxed is een gedetailleerd overzicht te vinden van de verschillende maand- en jaarabonnementen.

Eindoordeel online archiveringssoftware Shoeboxed

De online software Shoeboxed zou een prima oplossing kunnen zijn om op een snelle en makkelijke manier alle papieren visitekaartjes, bonnetjes, facturen en brieven te digitaliseren. Helaas wordt dat snelle niet waargemaakt. De online software is weliswaar een prima plek om online al dit soort items opgeslagen te hebben. Maar het zou echt een voordeel hebben opgeleverd als uit de zelf gemaakte scans automatisch elementen gelezen kunnen worden, bijvoorbeeld via Optical Character Recognition (OCR) software. En deze functionaliteit zit niet in de gratis doe-het-zelf-versie van Shoeboxed.

Daarvoor moet echt een betaald abonnement genomen worden en moeten de items per post opgestuurd worden. Pas dan biedt deze online software echt gemak. Zeker de optie tot het laten digitaliseren van grote hoeveelheden visitekaartjes en bonnetjes is dan interessant. Net als de optie tot het toevoegen van deze items via een opname met de smartphone.


TagsTags: facturen, digitaliseren, online opslaan, visitekaartjes, shoeboxed, business card, bonnen
Fieke Meijer

Over Fieke Meijer:


Fieke is freelance vertaler en schrijver en gespecialiseerd in ICT-gerelateerde producten. Zij heeft een Informatica-achtergrond en houdt zich ook bezig met nieuwsredactie.



Laatste Reviews: Data

Review Ghost: weblog met professioneel design beheren en hosten Review Ghost: weblog met professioneel design beheren en hosten
  Review NovaBACKUP: veilige en snelle back-ups in de cloud voor Windows Review NovaBACKUP: veilige en snelle back-ups in de cloud voor Windows
Review Insync: goedkope samenwerking en synchronisatie via Google Drive Review Insync: goedkope samenwerking en synchronisatie via Google Drive
  Review Ecwid: supersnel professionele webshops bouwen Review Ecwid: supersnel professionele webshops bouwen

Lees al onze reviews over online software en SaaS in de categorie: Data
Overzicht leveranciers online software en SaaS in de categorie: Data



Vertel ons hoe jij erover denkt:


Naam:   E-mail: (verplicht; wordt niet gepubliceerd)



Reactie:


Anti SPAM code:
Reload Image

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Populaire tags

facturen, business card, bonnen, digitaliseren, online opslaan, visitekaartjes, shoeboxed


Zoek online software





  
Stichting EuroCloud Nederland

Keurmerk E-factureren
  
SaaS 4 Channel    

Cloudprovider.nl