De online samenwerktool SkyDox is een cloud tool die bestanden delen met medewerkers en externe contacten makkelijk maakt. Gebruikers kunnen downloadlinks sturen aan contacten vanuit SkyDox, via e-mail, via publicatie op het web of via de social media. Bestanden kunnen rechtstreeks vanuit Microsoft Office ge-upload of gedownload worden. SkyDox stelt geen limiet aan de bestandsgrootte waarmee deze tool zich in positieve zin onderscheidt van andere filesharing tools.
Via de SkyDoc homepage kunnen gebruikers zich aanmelden voor een 60 dagen durende Business Edition Trial. Opgave van creditcard gegevens is niet nodig. Het invullen van naam, bedrijfsnaam, e-mail en telefoonnummer volstaat. De verificatie-e-mail met activeringslink komt direct binnen. Op het overview scherm dat vervolgens opent, vindt de gebruiker aanwijzingen voor het gebruik van deze SaaS (Software as a Service), zoals het uitnodigen van andere gebruikers en het uploaden van het bedrijfslogo.
Wat kan er met de filesharing software SkyDox?
Dit online file- en content management systeem (CMS) verenigt verschillende diensten op het gebied van cloud computing: samenwerken, bestanden delen en web publishing. Met SkyDox:
Kunnen alle bestandstypen uitgewisseld worden.
Kunnen de meest gangbare bestandstypen in SkyDox bekeken worden (onder meer Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, JPEG, PNG en GIF bestanden).
Kan commentaar gegeven worden op versies en documenten.
Kunnen discussiegroepen gestart worden.
Kunnen toegangsrechten per document en per persoon vastgesteld worden.
Hebben gebruikers toegang tot statistische informatie over het gebruik van hun bestanden door derden. Van ge-uploade files kan middels de tracking functie gevolgd worden hoe vaak de files zijn bezocht, gedownload of bewerkt, door wie en welke bladzijden van het document het meest bezocht zijn.
Kunnen bestanden direct uit Microsoft Office 2007 of 2010 ge-upload en gesynchroniseerd worden.
Kan over bestanden gecommuniceerd worden middels messaging, virtuele meetings en conference calls.
Kunnen afgeronde documenten op het web gepubliceerd worden.
Hoe zit het met het gebruikersgemak van SkyDox?
De gebruikersinterface van SkyDox is duidelijk. Links op het scherm wordt de folderstructuur getoond en in het midden van het scherm de bestanden in de geselecteerde folder. Rechts op het scherm wordt de activity feed getoond, die door het afvinken van opties gepersonaliseerd kan worden.
SkyDox is alleen in het Engels beschikbaar. SkyDox Support bestaat uit een gebruikersgids, knowledge base, how-to video's, persoonlijke hulp middels tickets en Twitter.
Integratie SkyDox met Microsoft Office
De integratie van SkyDox in Microsoft Office 2007 en 2010 is naadloos. Vanuit het Overview scherm in SkyDox kunnen zogenaamde Apps gedownload worden die een menu toevoegen aan MS Powerpoint, MS Excel en MS Word.
Het aan Word, Excel en Powerpoint toegevoegde menu maakt het mogelijk rechtstreeks vanuit MS Office documenten te uploaden of te delen en documenten van SkyDox te downloaden, wijzigen of te synchroniseren.
SkyDox importeert alle bestandsformaten. Export vindt plaats in het originele formaat van het bestand of in PDF-formaat. Een alternatief voor uploaden naar SkyDox is het mailen van een bestand naar share@skydox.com. Het document komt dan in de account van de afzender terecht. Op ieder gewenst moment kan een gebruiker besluiten vanuit Office de verbinding van een document met SkyDox te verbreken. Daarmee worden alle in SkyDox gegeven commentaar, links en gebruikersassociaties verwijderd. Het is ook mogelijk een document vanuit Office volledig van SkyDox te verwijderen, inclusief alle commentaar en geschiedenis.
Hoe is de kostenstructuur van de filesharing software?
Als de 60-dagen geldende proefversie niet omgezet wordt, wordt alle gevalideerde gebruikers van het account een gratis Guest Edition gegeven door SkyDox. Deze gratis versie heeft als belangrijkste beperkingen: maximaal 1 gebruiker, 2 GB online storage, bestandsgroottelimiet van 25 MB en 6 maanden storage per bestand.
De Business Edition kost $ 15,00 per gebruiker per maand. Een jaarabonnement kost $ 150,00 (dus $ 12,50 per gebruiker per maand). De Business Edition biedt betere toegangscontrole voor bestandseigenaren, rollback naar oudere versies van documenten, privé discussiegroepen, online meetings, conference calling, personalisatie met eigen logo en een gebruikersmanagement console. Voor de prijs van de Enterprise Edition (meer dan 10 gebruikers, flexibele bestandsgrootte en opslaglimiet) kan een e-mail gestuurd worden naar sales@skydox.com.
Ons eindoordeel over de bestanden delen tool SkyDox
De online filesharing software SkyDox biedt veel gebruikersgemak met name voor gebruikers van Microsoft Office. Het grootste voordeel van SkyDox is de flexibiliteit. In tegenstelling tot andere online samenwerktools, zoals Huddle, Feng Office en Asana delen gebruikers van SkyDox geen virtuele werkruimte. Ieder account heeft een individuele eigenaar. Wel kan er toegang tot folders gegeven worden aan derden. Ook kunnen aan andere gebruikers administrator privileges gegeven worden. Een groot voordeel van deze opzet is dat de toegang van derden tot folders niet automatisch wederkerig is.
Een nadeel van Skydox ten opzichte van een andere filesharing software tool als SmartFile is dat het uploaden van bestanden onderbroken wordt wanneer de gebruiker het uploadscherm verlaat. In SmartFile kan van alles gedaan worden terwijl het programma in de achtergrond blijft uploaden. SkyDox is echter het proberen waard, zeker gezien de twee maanden geldige evaluatieversie.
Saskia is freelance consultant Intelligente Systemen en informatiemanagement en ontwikkelt chat bots. Zij schrijft over haar bevindingen met de nieuwste technologieën op het gebied van Marketing, CRM, Data management en Samenwerkingstools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
