Ogle biedt ondernemers een online harde schijf om zowel digitale bestanden als papieren documenten op te slaan en te archiveren. De online software beschikt over tekstherkenning waardoor gescande documenten doorzoekbaar worden. Jammer genoeg biedt Ogle geen plugins waardoor de hardeschijf alleen via de webbrowser toegankelijk is.
Als nieuwe gebruiker van Ogle is het onduidelijk welke functionaliteiten de online software biedt. Op de website wordt gesproken over documentenbeheer, workflow management en automatisch documenten genereren. Deze laatste twee onderdelen zijn alleen beschikbaar als er gebruik wordt gemaakt van de enterprise suite, welke geen Software as a Service is, maar op een eigen server draait.
Ogle: online documentenbeheer voor het MKB
Voor zelfstandige en middelgrote ondernemingen biedt Ogle een professional editie. Hiermee kunnen verschillende gebruikers bestanden en gescande documenten op een gezamelijke online harde schijf opslaan en doorzoeken.
Online samenwerken met Ogle kan met de volgende functionaliteiten:
Mappenstructuur zodat documenten overzichtelijk worden opgeslagen.
Gebruikersbeheer om verschillende personen toegang te geven tot de online harde schijf.
Groepen waarin verschillende gebruikers zitten. Per map kan aangegeven worden welke groepen toegang hebben en of gebruikers bestanden mogen bewerken of toevoegen.
Versiebeheer: Nieuwe versies van documenten worden onder het oude document geplaatst met versie-nummer en commentaar.
Gescande documenten doorzoekbaar maken.
Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de professional suite-editie, biedt Ogle ook nog de mogelijkheid om de online software te integreren met Microsoft Office. Ook kan er gebruik worden gemaakt van digitale handtekeningen.
Gebruikersgemak van Ogle
Na het bekijken van een aantal video tutorials lijkt Ogle redelijk simpel in gebruik. Via de webinterface kunnen mappen worden aangemaakt en vervolgens documenten worden geüpload. Uit de test blijkt dat de praktijk iets anders is.
Het online plaatsen van documenten in Ogle gaat via een Java-applet. Hierdoor duurt het laden van de pagina een paar seconden (afhankelijk van de snelheid van de computer), maar vervelender is de interface om de bestanden te selecteren. Er wordt geen gebruik gemaakt van het standaardvenster die de meeste websites gebruiken bij het uploaden van bestanden, maar van een scherm dat er ouderwets uitziet.
Online documentenbeheer met Ogle werkt niet goed
Het aantrekkelijke van de Software as a Service die Ogle biedt, is de mogelijkheid om papieren documenten te scannen, online op te slaan en doorzoekbaar te maken. PDF-, Tiff- en JPG-bestanden met een resolutie van 300 dpi zouden hiervoor geschikt moeten zijn. Volgens de melding van de online software zou binnen enkele minuten na het uploaden het document beschikbaar zijn. Tijdens twee testen zijn de gescande documenten nooit online gekomen.
UPDATE: Uiteindelijk zijn de documenten wel online gekomen, maar niet zoals beloofd binnen de enkele minuten.
In de online software van Ogle zou het ook mogelijk moeten zijn om bestanden te bekijken in de browser, maar deze functie werkte niet optimaal tijdens het testen. Word-documenten kunnen bijvoorbeeld niet bekeken worden in HTML-preview modus. TXT-bestanden en afbeeldingen worden wel weergegeven.
Bewerken van documenten met Ogle
Ook is het niet mogelijk om binnen Ogle documenten te bewerken en als nieuwe versie op te slaan. Een document moet eerst worden gedownload en lokaal worden geopend, waarna het bestand moet worden opgeslagen en als een nieuwe versie worden geüpload.
Die werkwijze brengt een aantal problemen met zich mee. Bij Internet Explorer gebruikers 'verdwijnt' een Word-document dat via de browser wordt geopend in het cache-geheugen. Als een gebruiker na het openen en bewerken op opslaan klikt, staat het document in een verborgen map ergens op de harde schijf (hier: C:\Documents and Settings\User Name\Local Settings\Temporary Internet Files\ ). Weinig gebruikers zullen het document terug kunnen vinden.
Een tweede punt waar rekening mee gehouden moet worden is de mogelijkheid dat meerdere gebruikers gelijktijdig een document bewerken. Het is niet mogelijk om met Ogle aan te geven dat een document geopend is en dat andere gebruikers moeten wachten met het downloaden en het bewerken van het document.
Ogle: Data export en beveiliging
Software as a Service Ogle maakt gebruik van een beveiligde (https) verbinding. Het Nederlandse bedrijf maakt dagelijks back-ups van de data. Het is niet mogelijk om met de online software alle opgeslagen data in één keer te exporteren.
Er is geen API beschikbaar voor Ogle. Ook is er geen plugin om bijvoorbeeld een virtuele harde schijf met de Ogle-mappenstructuur in de Verkenner te tonen.
Kosten online documentenbeheer met Ogle
De professional-editie van Ogle met 1 Gigabyte opslag en waar 5 gebruikers online mee kunnen samenwerken, kost 35 euro per maand. De professional suite-editie met Microsoft Office integratie kost 25 euro per gebruiker per maand.
Eindoordeel online software Ogle
Op papier is Ogle interessante software voor online samenwerken. De mogelijkheid om gescande documenten doorzoekbaar te maken is iets wat andere opslagdiensten niet aanbieden. Echter blijkt de Software as a Service nog niet helemaal goed te werken. Tijdens het testen van de Software as a Service duurde het doorzoekbaar maken van de gescande documenten langer dan verwacht. Een ander minpunt is dat Ogle geen plugin biedt om de online harde schijf te tonen in de Verkenner, iets wat andere aanbieders van een online harde schijf wel doen.
Emiel (1984) is een freelance multimedia journalist. Hij heeft een achtergrond in de ICT en schrijft regelmatig over digitale ontwikkelingen voor websites en magazines.
Ed |
Als ZZP-er heb ik een tijdje gebruik gemaakt van Google Docs om mijn documenten in te kunnen zien bij mijn diverse opdrachtgevers. Helaas vindt niet iedereen het fijn om een vreemde laptop aan zijn netwerk te hangen en het van mijn eigen zakelijke adres mailen van documenten naar het mailadres dat mijn opdrachtgever ter beschikking stelt heeft een paar keer versieproblemen gegeven. Sinds april gebruik ik Ogle hiervoor en ik kan maar 1 ding zeggen: wat een opluchting! Ik heb (virtueel) altijd alles bij me, inclusief mijn complete administratie (handig als er een vraag gesteld wordt over een factuur) in een compleet beveiligde, eigen omgeving (waar ik bij Google niet zo zeker van was). En sinds kort kan ik via de Ogle App mijn docs ook inzien op mijn Iphone. Binnenkort stap ik over naar een licentie voor meer gebruikers zodat mijn klanten (en m'n accountant) een eigen omgeving krijgen waar ze naar mijn documenten kunnen kijken.
Het is wel een feit dat door een uurtje naar Ogle te kijken je de meeste functionaliteit niet gaat gebruiken. Maar een belletje naar de helpdesk is snel gemaakt en levert veel op. In mijn ogen is Ogle een aanrader die bedrijven zeker kosten kan besparen!
Redactie |
De Ogle software is op basis van feedback van de leverancier op de review nogmaals door twee personen op diverse tijdstippen getest. Het artikel is op basis van deze extra testen op een paar punten aangepast. Een test is natuurlijk een momentopname. We zullen naar aanleiding van de positieve klantreacties in overleg met Ogle snel nogmaals een test doen. Zijn er onder jullie bedrijven die meer gebruik van online software maken? Mail dan de redactie even. We interviewen jullie graag voor de rubriek "CloudTools in de praktijk".
Ewout |
Ik herken eigenlijk niet veel in het bovenstaand artikel. wij zijn als groothandel sinds 6 maanden gebruiker. Het heeft ons aan de administratieve kant van onze organisatie veel tijdswinst opgeleverd. Uiteraard is het wel even wennen, maar zelfs als analfabeten op computergebied vinden wij intussen makkelijk de weg in onze Ogle. Jammer dat de bovenstaande review een ander beeld oproept.
Wij zijn in ieder geval een zeer tevreden gebruiker.
Onno |
Ik ben zelfstandig ondernemer. Ik gebruik Ogle nu ruim een jaar voor het opslaan van mijn administratie van mijn onderneming. Daarmee heb ik altijd, overal en veilig alle stukken beschikbaar, juist ook door de mogelijkheid dat een document doorzoekbaar is. Doordat mijn accountant ook gebruik kan maken van Ogle heb ik een slimme verwerking van mijn administratie beschikbaar en bespraar ik ook nog (administratie)kosten. In de review van Emiel lees ik dat deze het het tonen "de harde schijf" een gemis vindt. Als gebruiker heb ik deze plugin helemaal niet nodig omdat ik altijd, door gebruik van zoekwoorden, snel mijn documenten kan vinden. De door Emiel beschreven UIF is idd niet de standaard "look & feel, maar functioneert uitstekend en door middel van drag & drop kan ik snel documenten, die al digitaal zijn toevoegen aan mijn bibliotheek. Kortom sneller werken, minder stress voor weinig geld, mede ook door de recente invoering van een IPHONE. Op naar de 4 urige werkweek. Ogle, een applicatie in ontwikkeling waar regelmatig nieuwe features aan worden toegevoegd: mijn eindoordeel 4 sterren.
sander |
Ik kan me niet geheel vinden in het bovenstaande verhaal. We zijn als bedrijf een gebruiker en mijn medewerkers zijn allemaal tevreden. Elke ochtend wordt de post netjes gescand en wordt via de workflow bij de juiste persoon in zijn werkvoorraad gezet. Ook deze kan worden gewijzigd. HEt zoeken van documenten gaat zeer snel. Het is ook zeker mogelijk oude versies van de documenten te vinden. Onlangs is er een update geweest waarbij we nu ook microsoft documenten naar de verschillende dossiers (ongeveer 10.000) kunnen slepen. Ik heb geen verstand van het technische gedeelte, ben slechts een gebruiker en daar zeer tevreden over. Er zijn altijd dingen die voor verbetering vatbaar zijn. Nogmaals ik ben een gebruiker en blijf gelukkig wensen hebben.
Rogier |
De oplossing die Ogle ons biedt, voegt een aanzienlijke verrijking toe aan ons proces en biedt de functionaliteit die we nodig hebben voor onze bedrijfsvoering. Ogle werkt snel, gescande bestanden komen zeer snel online gebruikersgemak is hoog
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
samenwerken, hardeschijf, documenten, documentenbeheer
Het online plaatsen van documenten in Ogle gaat via een 
