Wie herinnert zich nog het intranet? Het doel was om kennis binnen de organisatie digitaal te delen en samenwerken te stimuleren. Tegenwoordig is het traditionele intranet gedateerd, wordt het maar weinig gebruikt en vindt het personeel het intranet vaak nutteloos. De SaaS (Software as a Service) Noodle biedt echter een social intranet platform. De online software brengt mensen, inhoud en mogelijkheden binnen het bedrijf bij elkaar.
Noodle is 30 dagen gratis te testen. Na het invullen van (bedrijfs)naam en e-mailadres wordt een mail verstuurd met daarin de gegevens om in te loggen als administrator. Vervolgens kunnen medewerkers worden uitgenodigd om deel te nemen aan Noodle. Een bedrijf kan Noodle op twee manieren inzetten: zelf installeren op de server achter een firewall of als SaaS. Voor deze review is de SaaS-oplossing getest.
Hoe werkt de online software Noodle?
De interface is volledig aan te passen, dankzij toegang tot de CSS. Aan de linkerzijde staat de navigatie binnen Noodle. In het midden wordt het dashboard weergegeven. De gebruiker kan zelf instellen welke onderdelen daar te zien zijn.
Noodle heeft een zeer breed scala aan functionaliteiten. Standaard zijn onder andere de user profiles, microblogging, instant messaging, events en takenlijsten. In zoverre lijkt Noodle op andere tools als Flowr, Yammer en Staction. De functionaliteiten die veel uitgebreider zijn in Noodle, worden hieronder besproken.
Folders App
De mogelijkheden voor file sharing binnen Noodle zijn te vergelijken met Microsoft SharePoint en Dropbox:
Folders en subfolders aanmaken
Documenten uitchecken en voorzien van commentaar
Versiebeheer van documenten
Alle type documenten uploaden en gezipte documenten uitpakken
Gelijktijdig meerdere bestanden uploaden
Binnen Noodle nieuwe documenten aanmaken en bewerken
Page App De Page App fungeert als een Wiki. Iedereen binnen Noodle kan deze verzameling van teksten met hyperlinks bewerken. Op die manier kan binnen het bedrijf kennis gedeeld worden en kan die kennis gemakkelijk up-to-date gehouden worden.
Conference Room
De Conference Room is in feite een group-chat waarvoor een groep deelnemers kan worden uitgenodigd. Binnen het chat-venster wordt naast tekst ook beeld (foto’s) weergegeven. Na afloop van de Conference krijgt iedere deelnemer de integrale chat toegestuurd bij wijze van verslag.
Question Manager
De Question Manager fungeert als een soort FAQ (Frequently Asked Questions). Vragen van medewerkers worden hier beantwoord en er kan gezocht worden naar trefwoorden in reeds gestelde vragen.
Calendar
Verschillende agenda’s kunnen worden samengevoegd en met kleuren kan het onderscheid tussen de agenda’s worden weergegeven. In Microsoft Outlook kan een kopie van een Noodle Calendar worden weergegeven.
Blog en Forum
Zoals er vroeger via intranet nieuwsbrieven werden verspreid, zo werkt Noodle met blogs. Daarnaast biedt de online software de mogelijkheid van een discussieforum.
Address Book
Hierin kunnen onbeperkt contacten worden opgeslagen en beheerd. Noodle heeft de ambitie om hier een echte relatiebeheerfunctionaliteit van te maken.
Database Form Builder
Met deze App kunnen webformulieren gemaakt worden waarvan de verzamelde data geanalyseerd kan worden in verschillende rapporten. Bovendien kunnen verschillende databases worden aangemaakt.
Training om met Noodle te leren werken
Het feit dat Noodle over uitgebreide functionaliteiten beschikt, heeft ook een keerzijde. De gemiddelde gebruiker zal door de bomen het bos niet meer zien. Een Noodle training lijkt geen overbodige luxe. Een stapje in de goede richting bieden de instructievideo's van Noodle. De bijbehorende iPhone App van Noodle is gelukkig eenvoudiger en overzichtelijker in gebruik.
Veiligheid van het social intranet
Toegang tot de website vindt plaats via een beveiligde SSL-verbinding. De data wordt dagelijks geback-upt naar de server in Florida. De afgelopen 2000 dagen was de gemiddelde uptime van Noodle 99,97%. De online software heeft momenteel geen publieke API. Koppelingen met andere software zijn nog niet mogelijk.
Prijzige samenwerk software
Noodle is absoluut een dure oplossing. De prijzen staan zelfs niet op de website vermeld. Per mail kan een offerte worden aangevraagd. De goedkoopste cloud computing oplossing van Noodle kost $ 260,- per maand (25 gebruikers en 5 GB opslag). Het duurste abonnement van de online software is $ 845,- per maand (vanaf 160 gebruikers en 20 GB opslag). Daar staat tegenover dat Noodle in principe een dure oplossing als SharePoint zou moeten vervangen.
Naar verhouding is de opslagruimte bij Noodle echter relatief klein. Voor een extra opslagruimte van 10 GB per maand wordt $ 100,- afgerekend. Eveneens prijzig vergeleken met bijvoorbeeld Dropbox. De software kan ook lokaal op een server worden geïnstalleerd. Daarvoor wordt minimaal $ 3250,- in rekening gebracht (eenmalig) en daarnaast een bedrag van $ 1500,- voor support en updates.
Eindoordeel Noodle: software voor online intranet
Noodle heeft uitgebreide functionaliteiten op verschillende vlakken: online samenwerken, file sharing, social media, Wiki’s, gedeelde agenda’s en discussie forums. Wellicht te veel om in één tool te combineren en daarvoor een (te) hoog bedrag te vragen. Zeker wanneer sommige onderdelen als open source of freeware worden aangeboden.
Charlotte van Regenmortel heeft een eigen communicatiebureau genaamd VictorCharlyCharly Productions. Ze schrijft teksten voor diverse media, verzorgt de (eind)redactie en coördineert grotere projecten. Met een achtergrond als projectmanager in software voor de retail, volgt ze online ontwikkelingen en trends op de voet. Vooral ICT-toepassingen voor educatie-doeleinden hebben haar aandacht. VictorCharlyCharly is actief op verschillende sociale netwerken.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
samenwerken, intranet, online software, opslag, management, file sharing, groupware, social network, wiki, corporate blogs, forum, noodle, social intranet
