Met NetDocuments kunnen bestanden online opgeslagen en gedeeld geworden. De online software blinkt uit in degelijkheid en is daarom uitermate geschikt voor bedrijven die veel waarde hechten aan de beschikbaarheid en beveiliging van hun bedrijfsbestanden. Dit heeft echter wel een prijs. De Software as a Service (SaaS) is beschikbaar vanaf 20 $ per maand per gebruiker, plus toeslagen voor de eventuele extra's. De online software kan wel eerst 30 dagen gratis getest worden.
Bij het aanmelden voor de testversie is het mogelijk om direct twee andere gebruikers uit te nodigen. De preview van de uitnodigingsboodschap werkte alleen tijdens deze test niet (dode link). Na afronding van de aanmelding, verschijnen in het NetDocuments dashboard drie informatiebronnen voor het starten met de online software: een video-tour, een step-by-step-guide en een toegangslink tot de NetDocuments user community.
Het dashboard van de online software is opgedeeld in een navigatiedeel en een weergavedeel. In beide delen zijn bestanden op een Windows-manier te verplaatsen.
Er zijn twee manieren om de bedrijfsdocumenten in het dashboard te organiseren: met een folderstructuur, bijvoorbeeld per afdeling. Of met een workspaces-structuur, bijvoorbeeld per klant of project, zodat alle documenten die daaraan gerelateerd zijn in één workspace terecht komen. NetDocuments biedt verder de volgende functionaliteiten:
Bestanden importeren. Bij het importeren van bestanden (maximaal 150 per keer), zijn deze naar NetDocuments te kopiëren (bestand blijft op de pc) of te verplaatsen (bestand wordt verwijderd van de pc). Helaas is het standaard niet mogelijk mappen te importeren. Daarvoor moet een speciale, gratis, Folder Import Utility gedownload worden. Dit programma functioneert los van de NetDocuments browserinterface.
E-mails omzetten in bestanden. Elke map in NetDocuments heeft een eigen e-mail adres. Hier kunnen e-mails met attachments naar toe gemaild worden. De bestanden uit de e-mail komen zo direct in de juiste map in NetDocuments. Dit kan nog makkelijker met een (betaalde) koppeling met Microsoft Outlook.
Bestanden bewerken. Om een bestand te kunnen bewerken, moet het bestand eerst uitgecheckt worden. Na het aanbrengen van veranderingen, moet het bestand weer in NetDocuments ingecheckt worden.
Bestanden creëren. Vanuit NetDocuments zijn ook Word en Excel bestanden te creëren. Maar deze programma's moeten wel aanwezig zijn op de pc. Zo niet, dan kunnen tekstbestanden gecreëerd worden met de NetDocuments online-editor.
Bestanden tijdelijk lokaal opslaan. Met de echoing functie kan een kopie van het bestand lokaal opgeslagen worden gedurende een aantal dagen. Hierdoor is een bestand ook zonder internet toegankelijk.
Bestanden delen. Binnen de organisatie zijn bestanden te delen met andere gebruikers van NetDocuments door het toekennen van toegangsrechten aan bepaalde mappen. Mensen buiten de organisatie kunnen via de Netbinder (een afgeschermd deel op de NetDocuments account) toegang krijgen tot geselecteerde bestanden.
Bestanden terugvinden. De zoekfunctie met uitgebreide mogelijkheden, zoals het zoeken op tags en het sorteren van de zoekresultaten, maakt het terugvinden van een specifiek bestand makkelijker.
Gebruikersgemak van de online software
NetDocuments ziet er vooral overzichtelijk en degelijk uit. De software is gericht op het opslaan en toegankelijk maken van voornamelijk tekstbestanden. En tekst is wat er te zien is in het dashboard. Het besturen van de interface gaat op de vertrouwde Windows-manier. Het is jammer dat NetDocuments vooral ontwikkeld is voor Internet Explorer. De interface in Mozilla Firefox ziet er namelijk heel basic uit en is een stuk minder gebruikersvriendelijk.
Data en Beveiliging van de SaaS
Software as a Service NetDocuments biedt koppelingen aan met Adobe en Microsoft Word, Excel en Outlook. De online document software kan ook via een smartphone gebruikt worden.
Alle inhoud in NetDocuments wordt in beveiligde datacenters opgeslagen en wordt beschermd met de Secure Socket Layer van de browser. Bestanden zijn alleen toegankelijk met een inlognaam en password. Externe gebruikers kunnen toegang krijgen tot bepaalde bestanden. Maar de beheerder van het account bepaalt wie toegang heeft tot een bestand. Ondanks dat de bestanden bij NetDocuments worden opgeslagen, blijft de accountbeheerder de eigenaar van de bestanden.
Online opslaan en delen van bestanden heeft een prijs
NetDocuments biedt een 30 dagen gratis testversie aan waarmee alle functionaliteiten uitgeprobeerd kunnen worden. Daarna lopen de prijzen van 20 $ per gebruiker per maand tot 38 $ per gebruiker per maand.
Voor alle abonnementen geldt een maximum van 10 GB opslagruimte plus 2 GB per gebruiker (1 GB bij het goedkoopste abonnement). Er geldt een verplichte afname voor 2 gebruikers. Voor de extra's moet tussen de 2 % en 30 % van het totale maandbedrag extra betaald worden. Betaling gaat met creditcard via een beveiligde verbinding.
NetDocuments heeft 20 jaar ervaring met documentmanagement systemen voor grotere kennisintensieve bedrijven zoals financiële instellingen en advocatenkantoren en dat is te zien. De SaaS-aanbieder heeft veel aandacht besteed aan het toegankelijk maken van grote hoeveelheden documenten en de online software komt degelijk over.
Vooral voor bedrijven die belang hebben bij een betrouwbare toegankelijkheid en beveiliging van hun online documenten, kan NetDocuments een goede, maar prijzige, investering zijn. MKB en ZZP'ers zullen waarschijnlijk voldoende hebben aan eenvoudigere (en goedkopere) online software voor het opslaan en delen van bestanden.
Fieke is freelance vertaler en schrijver en gespecialiseerd in ICT-gerelateerde producten. Zij heeft een Informatica-achtergrond en houdt zich ook bezig met nieuwsredactie. Zij is sitemanager en eindredacteur van CloudTools.
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
online bestanden opslaan, document management systeem, netdocuments
.jpg)
