Afspraken maken met anderen die ook een volle agenda hebben, is vaak een hele uitdaging. Mailen is dan zeer tijdrovend. Om (voor het gemak) dan inzicht te geven in een persoonlijke agenda als Microsoft Outlook is niet altijd gewenst. Met de online afspraken tool Tungle.me kan dit tot het verleden behoren. Deze gratis Software as a Service (SaaS) verstuurt en beheert de uitnodigingen voor meetings en biedt een persoonlijke pagina waarop anderen meetingvoorstellen kunnen doen.
Aanmelden en inloggen gaan snel en eenvoudig en kan ook via een Twitter, Google of Facebook account. De eerste keer wijst een grote pijl in het dashboard goed aan waar begonnen moet worden. In het Public Profile (een eigen Tungle.me url) kunnen de persoonlijke gegevens opgenomen worden die openbaar mogen zijn. Vervolgens kan de eerste meeting gepland worden.
Met deze SaaS kan het maken van afspraken voor meetings op twee manieren:
1. Anderen via jouw Public Profile een meeting laten plannen:
2. Zelf uitnodigingen versturen via een persoonlijk uitnodigingsbericht. Tungle.me biedt hiervoor de volgende opties:
Beschikbaarheid aangeven. De online software geeft standaard aan dat alle werkdagen en werktijden beschikbaar zijn voor meetings. Hierin zijn vervolgens makkelijk de tijdblokken aan te geven die bezet zijn.
Keuzes aanbieden. Aan de genodigden kunnen meerdere opties voor een meetingdatum en -tijdstip verstuurd worden. Tijdens de test bleek echter dat sommige genodigden het niet helemaal duidelijk vonden dat zij een keuze moesten maken.
Genodigden toevoegen. Om het versturen van de uitnodigingen efficiënter te maken, zijn contactpersonen uit verschillende e-mail programma's makkelijk toe te voegen.
Uitnodigingen versturen. De uitnodigingen zijn met een bericht van Tungle.me te versturen of met een e-mail met daarin een link naar de uitnodiging. Deze link ziet er niet erg aantrekkelijk uit en een toelichting in de e-mail is wel nodig.
Bevestigingen ontvangen. Genodigden kunnen de afspraak eenvoudig bevestigen. Van elke bevestiging verschijnt een e-mail in de e-mailbox. Eigenlijk zou een melding via de mobiele telefoon wanneer de afspraak bevestigd wordt ook prettig zijn. Maar dit kan enigszins goed worden gemaakt door de beschikbaarheid van Tungle.me voor BlackBerry en iPhone.
Afspraken weergeven. De bevestigde afspraken komen (met onderwerp, locatie en deelnemers) in de eigen persoonlijke Tungle.me agenda te staan. In het Public Profile wordt het tijdblok als bezet weergegeven (dus zonder alle details ). Echter pas na het verversen van de pagina wordt de meeting als echt bevestigd aangegeven.
Agenda's synchroniseren. Agenda's als Google Calender, Apple iCal of Microsoft Outlook (noodzakelijke download van Outlook Connector) zijn te synchroniseren met Tungle.me. Hierdoor ontstaat een goed overzicht wanneer een meeting gepland kan worden. De details van deze afspraken zijn niet door anderen te zien.
Gebruikersvriendelijke online afspraken software
Bij elke stap legt online software Tungle.me precies uit wat er gebeurt en wat er gedaan moet worden. Ook nadat een stap gezet is (bijvoorbeeld mensen zijn uitgenodigd) staat precies aangegeven wat er daarna gaat gebeuren. Het kleur- en taalgebruik zorgen ervoor dat meetings plannen bijna een leuke activiteit wordt. De prima ondersteuning via de website en de persoonlijke benadering maken Tungle.me tot gebruikersvriendelijke online software.
Social media koppelingen, API en beveiliging
Tungle.me is te koppelen aan social media accounts en een Tungle.me API is beschikbaar. De persoonlijke Tungle.me url is ook te publiceren op een Facebook of Twitter account. Alle informatie die uitgewisseld wordt tussen Tungle.me en e-mail en/of agenda software wordt versleuteld met een 128-bit SSL VeriSign certificaat. Tungle.com wordt gehost op een beveiligde server. En elk uur wordt van de gehele database een back-up gemaakt.
Kosten van de SaaS
Online afspraken software Tungle.me is volledig gratis. Daarnaast is het mogelijk om voor $ 4,99 per maand (of $ 49,99 per jaar, op elk moment op te zeggen en te betalen met creditcard of PayPal via beveiligde verbinding) een Personalisation Pack aan te schaffen. Daarmee zijn het eigen Tungle.me profiel, de uitnodigingen en de favoriete locaties te personaliseren met een logo en eigen kleuren. De uitnodigingen zullen er op die manier persoonlijker uitzien, maar de kosten maken dit niet goed. Dit Personalisation Pack van de SaaS is wel gedurende 30 dagen gratis te testen.
Eindoordeel online afspraken software Tungle.me
Voor het makkelijk maken van afspraken voor meetings zonder de gehele agenda te laten zien, is Tungle.me een prima tool. De online software is gratis voor zowel de verzender als de ontvanger van de uitnodigingen en werkt heel intuïtief. Maar het hangt wel af van de bereidheid onder de genodigden om weer een nieuwe agendatool te gaan gebruiken of deze online afspraken software een echte aanvulling is. De mogelijkheid om niet de gehele agenda te laten zien, is in ieder geval een echte pre.
Fieke is freelance vertaler en schrijver en gespecialiseerd in ICT-gerelateerde producten. Zij heeft een Informatica-achtergrond en houdt zich ook bezig met nieuwsredactie. Zij is sitemanager en eindredacteur van CloudTools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
tungle.me, afspraken, meetings, vergaderingen
.jpg)
