Online mindmappen heeft voordelen als het gaat om het gemakkelijk delen van kennis en informatie. Het scheelt file-tijd en is prima inzetbaar bij brainstorms, vergaderingen en project-start-ups. Inmiddels zijn voor online mindmappen diverse cloud apps voorhanden. Seavus DropMind heeft al wat langer een web versie van haar desktop software beschikbaar. De integratie met onder andere de desktop versie, Google Apps, iPad en de online samenwerkingsmogelijkheden zijn zeer interessante aspecten van deze Software as a Service (SaaS).
DropMind Web werkt onder Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari 3 en Google Chrome, mits Microsoft Silverlight geïnstalleerd is. Door het gebruik van nieuwe generatie technologie ziet de online software eruit alsof het een desktop programma is. Voor sommige organisaties is het installeren van MS Silverlight echter geen optie en dan valt Dropmind Web als keuze af.
DropMind heeft naast een web versie, een desktop versie voor Windows, Mac OSX en Linux Ubuntu, en een smartphone versie. Op die manier kunnen via http://mapp.dropmind.com mindmaps worden bekeken en worden aangepast in de Android, Apple iPhone Safari en BlackBerry browser.
Functionaliteiten van DropMind Web
Gezamenlijk online mindmappen wordt onder andere toegepast bij het ontwikkelen van plannen en om de communicatie onderling te verhogen. DropMind Web biedt daarvoor de volgende functionaliteiten:
Standaard mindmaps creëren. Met de MapParts functie kunnen terugkerende (combinaties van) takken of delen van mindmaps worden opgeslagen in een bibliotheek om deze met 1 klik aan de mindmap toe te voegen. Dit is een prima functie als er veel gebruik gemaakt wordt van standaard mindmaps zoals bij vergaderingen (lijstje deelnemers, structuur), voor een aantal processtappen, als een 5WplusH sjabloon, et cetera.
Afbeeldingen toevoegen. DropMind beschikt over een bibliotheek van iconen en afbeeldingen. Standaard zijn deze nogal groot en nemen daardoor veel ruimte in en bij het herschalen moet goed op de verhoudingen worden gelet. Vanuit DropMind kan naar afbeeldingen worden gezocht in externe bronnen zoals Flickr, maar Google Images ontbreekt. Via een upload-mogelijkheid kunnen afbeeldingen van de eigen computer worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om via de webcam een foto te maken en deze direct aan een takje te hangen.
Links en bestanden toevoegen. Aan takken in de mindmap kunnen bijvoorbeeld links naar websites worden gehangen. Er kunnen ook bestanden vanaf de computer worden ge-upload zodat deze worden gelinkt. Dit is handig bij het toevoegen van bijvoorbeeld een takje met bronnen aan een project mindmap.
Google Docs toevoegen. Het is ook mogelijk om documenten vanuit het aan DropMind Web gekoppelde Google Docs account te hangen. Als de gebruiker een Gmail of Google Apps account linkt aan het DropMind Web account, kan via een een pop-up in de Google Docs documenten worden genavigeerd en kunnen deze gekoppeld worden aan een takje. De bekijker van de mindmap beschikt dan altijd over de meest recente versie van het Google Docs document.
Audiobestanden toevoegen. Een tekstuele uitleg bij een mindmap kan vaak volstaan, maar soms is het gesproken woord waardevoller om een bepaalde actie of propositie uit te leggen.
Daarvoor bevat de online software een geïntegreerde functie om een audiobestand direct vanuit DropMind Web op te nemen en te koppelen aan een takje.
Teruggaan naar een eerdere versie. De History-funtie maakt het makkelijk om terug te gaan naar een eerdere versie van de mindmap, wat erg handig kan zijn bij het samenwerken.
Takken vrij zetten. Net zoals in andere mindmap tools, wordt de Enter toets gebruikt om op hetzelfde niveau nieuwe takken toe te voegen en met de Insert toets worden takken op een niveau dieper toegevoegd. Wanneer er echter diverse takken worden toegevoegd, kan het voorkomen dat takken door elkaar gaan lopen. Dit verstoort het beeld en is tijdens een braindump behoorlijk hinderlijk. De balanceer-functie zorgt er dan voor dat alle takken weer vrij van elkaar worden gezet.
Naast het online creëren van mindmaps, kan DropMind ook voor andere doeleinden gebruikt worden en biedt daarvoor de volgende functionaliteiten:
Samen projecten starten en visualiseren. Gehele projecten en to-do lijsten kunnen worden geïmporteerd uit Basecamp en worden omgezet in overzichtelijke mindmaps. Mindmaps kunnen ook worden omgezet in een Basecamp project of -taken.
Online brainstormen. Vanuit DropMind kan met gebruikers uit de community een online brainstormsessie worden geïnitieerd. Er kan worden gechat, ideeën worden toegevoegd en worden gestemd over ideeën. In combinatie met het gebruik van Skype ontstaat er een volwaardig alternatief om gezamenlijk online te kunnen werken, plannen en ideeën uit te wisselen.
Websites vanuit mindmaps ontwikkelen. DropMind heeft een goede integratie met Google Apps waarvan Google Sites een onderdeel is. De kracht van gemakkelijk projecten of informatie opdelen, kan worden gebruikt om een gehele site te ontwikkelen vanuit de mindmap. In de mindmap kan gemakkelijk worden geschoven en gestructureerd en met 1 klik worden omgezet in een volwaardig werkende Google Sites website.
Gebruikersgemak van de online samenwerk tool
De functies van DropMind zijn logisch en zelfverklarend. De gebruiker kan gemakkelijk zijn of haar weg vinden in de Ribbon-tab. Deze heeft veel overeenkomsten met Microsoft Office. Er is een uitgebreide online help beschikbaar. De support van DropMind is goed, ze reageren over het algemeen binnen 24 uur. De SaaS is beschikbaar in het Engels, Spaans, Frans, Duits en Japans, maar helaas niet in het Nederlands. Dat DropMind Web op desktopsoftware lijkt, blijkt uit het feit dat er moeiteloos diverse mindmaps kunnen worden geopend in hetzelfde venster.
Om bijvoorbeeld een kleur of link toe te voegen aan een takje moet echter wel eerst een takje worden geselecteerd. Daarnaast heeft de gebruiker bij DropMind maar voor een beperkt deel invloed op de plaatsing van de takjes (links, rechts, onder en boven). De takken die onder en boven komen, worden in tegenstelling tot andere mindmapprogramma's in een organogramachtige vorm en loodrecht weergegeven. Visueel lijkt de mindmap daardoor minder op een mindmap dan bij andere programma’s. Voor de echte mindmappers onder ons zal dit niet aantrekkelijk zijn.
Beveiliging en koppelingen met andere online software
De data binnen DropMind Web wordt opgeslagen bij Amazon in de Verenigde Staten. Inloggen op de online software geschiedt via een beveiligde verbinding (SSL). De mindmaps zijn gecodeerd en zonder DropMind niet te bekijken. Als een map niet publiekelijk is gedeeld, kan alleen de eigenaar van de mindmap de inhoud bekijken. De toegang naar bijvoorbeeld Twitter of Google Apps verloopt via de autorisatie-mogelijkheden van de betreffende dienst.
De tool beschikt over koppelingen met andere online oplossingen zoals Google Docs en Google Contacts (beide onderdeel van de online suite Google Apps). Aan takjes in de mindmap kunnen documenten uit Google Docs worden gekoppeld. Google Contacten waarmee wordt samengewerkt in Google Docs, kunnen worden toegevoegd aan de online community in DropMind. Dit zorgt ervoor dat zonder handmatig invoeren van namen en gegevens, gemakkelijk kan worden doorgewerkt. Diezelfde contacten kunnen dan gemakkelijk samenwerken aan een mindmap.
Dat DropMind web echt gebruikmaakt van web2.0 technologie en meegaat in een nieuwe kijk op online werken, blijkt uit het ruime aantal mogelijkheden om zaken te importeren of exporteren naar online SaaS-diensten.
Importeren vanuit diverse mindmap-tools zoals MindManager, FreeMind en Xmind is mogelijk, maar niet vanuit Excel zoals bij desktopversie MindManager in combinatie met de SaaS versie Catalyst. Ook kent Dropmind Web geen MS Word import zoals MindManager. Dit kan echter worden omzeild door gebruik te maken van een add-in voor Word (Word2map) die een Freemind of MindManager format kan exporteren, wat weer te importeren is in DropMind Web.
De mindmap kan worden geëxporteerd naar een Microsoft PowerPoint presentatie. DropMind exporteert echter alleen tekst als bullet lists in PowerPoint; een tak per slide. Beduidend minder mogelijkheden dan met MindManager, hoewel je moet afvragen of je überhaupt nog wel naar Powerpoint wilt exporteren als je ook vanuit je mindmap kunt presenteren. Daarnaast kan de mindmap worden geëxporteerd naar DropMind desktop, Microsoft Word, Mindjet MindManager, Xmind, Basecamp , HTML website, XML, als afbeelding en als Google Site.
Kosten van DropMind
Seavus DropMind is een relatief nieuwe speler. De fabrikant hanteert de lijn om goede Software as a Service te maken met veel functies tegen een scherpe prijs. DropMind is in vergelijking met de concurrenten bijzonder gunstig geprijsd. DropMind desktop afficheert zichzelf als software die identiek is aan Mindjet MindManager, maar voor persoonlijk gebruik 5 maal en voor bedrijven zelfs tot 10 maal voordeliger in aanschaf en gebruik is.
Het is mogelijk om gratis te starten met DropMind en te beginnen met 15 dagen (30MB opslag). In deze variant kan niet worden geëxporteerd of gebruik worden gemaakt van diverse integratiemogelijkheden. De Premium versie is beschikbaar voor 3 maanden à € 15 (100 MB opslag). Voor een half jaar bedragen de kosten € 25 en voor een jaar is het € 39. Daarmee is DropMind op jaarbasis € 20 goedkoper dan de premium versie van MindMeister en veel goedkoper dan Mindjet Catalyst. DropMind Web is ook als academic versie beschikbaar.
Eindoordeel online samenwerk software DropMind Web
DropMind is een volwaardig alternatief voor bekende online mindmapping tools als Mindjet Catalyst en MindMeister. De beginnende gebruiker kan voor een laag bedrag starten met deze online dienst. De gevorderde gebruiker zal merken dat DropMind verrassend veel handige functies en online integraties biedt, die online mindmappen gemakkelijk verweven in het (samen)werkproces.
Voor gebruikers die echter het mindmappen op professioneel niveau in werkprocessen als projectmanagement, kennismanagement, managementinformatie en dergelijke willen toepassen, blijft Mindjet Catalyst aangevuld met MindManager (desktop) de betere keus omdat hier meer bruikbare add-ins voor bestaan. Deze uitbreidingsfuncties bestaan nog nauwelijks voor SaaS-oplossingen.
Is er behoefte aan een passend advies over online mindmappen of bijvoorbeeld een aantal sjablonen voor DropMind om snel te kunnen starten zoals een persoonlijk dashboard of project startup? Neem dan via onderstaande contactmogelijkheden contact met mij op. Graag ondersteun ik bij de start of het vervolg in online mindmappen.
Alexis is trainer en facilitator bij netwerkorganisatie World of Minds. World of Minds richt zich op het versterken van de 'denk- en doe-kracht' van mensen, teams en organisaties. Alexis adviseert, traint en coacht mensen in toepassing van o.a. MindMapping, Snellezen, Cloudoplossingen en Het Nieuwe Werken. Daarnaast faciliteert hij denk-, strategie-, brainstorm- of kennissessies met LiveMindMappen en/of moderatie. Connection of Minds is een dienst die wordt gebruikt bij het live inzichtelijk maken van events en congressen.
Daarnaast is Alexis zelfstandig professional en adviseert, traint en spreekt bij MKB over SocialMedia en internetstrategie. Hij is bestuurslid bij JCI Haaglanden en Nyenrode VCV MarCom kring.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
online samenwerken, project management, brainstormen, cloud computing, saas, software as a service, google-apps, webmeeting, planning, mindmappen, dropmind
.jpg)
