Met Software as a Service Box.net kunnen bestanden online gedeeld worden. De online software biedt een overzichtelijke mappenstructuur en de mogelijkheid om online previews te bekijken van documenten en media-bestanden. Aan de opgeslagen documenten kunnen taken voor andere gebruikers worden gekoppeld.
Maar het is de vraag of Box.net wel de juiste software is. De gratis versie biedt te weinig mogelijkheden in vergelijking met andere online diensten. De betaalde versie maakt van Box.net geen volwaardige online collaboration tool.
De mogelijkheden die de Software as a Service van Box.net biedt zijn afhankelijk van het gekozen abonnement. Een gratis account bij deze SaaS biedt de volgende mogelijkheden:
Een mappenstructuur om documenten te ordenen. Het is ook mogelijk om tags aan bestanden toe te voegen.
Delen van bestanden of een hele mappen. Er kan worden gekozen tussen verschillende rollen, zoals editor of viewer.
Online tekstdocumenten schrijven en delen met andere gebruikers. Het is alleen niet mogelijk om gelijktijdig te werken aan een document.
Widget die de inhoud van een map toont. Deze kan embedded worden gebruikt op een blog of website.
Reageren op documenten. Wanneer een document gedeeld is, kunnen andere gebruikers reacties achterlaten. Ook is het mogelijk om andere mensen een opdracht te geven. Bijvoorbeeld een document goed- of afkeuren.
Online samenwerken met Box.net
Het betaalde pakket van de SaaS, gericht op bedrijven, biedt een aantal extra mogelijkheden. Hierdoor wordt Box.net meer een collaboration tool. Zo zijn de volgende functies mogelijk:
Gebruikersbeheer. Via een admin-gedeelte kunnen rechten worden toegekend. Bepaalde mappen kunnen onzichtbaar worden gemaakt, ook is het mogelijk om per map of bestand in te stellen of iemand edit-, view-, preview- en upload-rechten heeft.
Versiebeheer. Wanneer een gebruiker een nieuwe versie van een document uploadt, wordt de oude versie bewaard.
Rapportages bekijken van alle activiteiten binnen de Box.net-omgeving.
Eigen look-and-feel geven aan Box.net, door bijvoorbeeld kleuren van de interface aan te passen of een eigen logo toe te voegen.
Documenten automatisch synchroniseren met de computer. Een plugin zorgt ervoor dat de Verkenner de online Box.net harde schijf toont met de verschillende mappen en bestanden.
Gebruikersgemak van Box.net
De online software van Box.net blijkt tijdens de test makkelijk in gebruik. Het werken met een mappenstructuur is voor iedereen herkenbaar. Ook is het eenvoudig om met andere gebruikers samen te werken. Zij ontvangen per e-mail een uitnodiging om een bestand te bekijken of te bewerken. Jammer genoeg zijn de editing opties niet heel uitgebreid, online kunnen alleen tekstdocumenten bewerkt worden die met Box.net zijn gemaakt. Alle andere documenten moeten eerst worden gedownload, bewerkt en als een nieuwe versie worden toegevoegd.
Standaard gaat alle data van en naar Box.net over een beveiligde (https) server. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een betaalde account, is het mogelijk om ook gebruikers te beheren. Naast het instellen van rechten kan bijvoorbeeld ook worden ingesteld wanneer een wachtwoord verloopt. Verder geeft een betaald account de mogelijkheid bestanden met een wachtwoord te beveiligen wanneer deze online worden gedeeld. Ook is het mogelijk om rapportages te bekijken waarin staat welke gebruikers welke bestanden openen, aanpassen of verwijderen.
Als er gebruik wordt gemaakt van de Enterprise-editie is de beveiliging van data nog strenger. Opgeslagen data wordt versleuteld. Ook is het mogelijk om gebruikers te laten identificeren via LDAP.
Gratis dataopslag met Box.net
Wanneer de Software as a Service Box.net als filesharing wordt gebruikt, is dit gratis. Een gebruiker kan maximaal 1Gb aan bestanden opslaan en bestanden mogen niet groter zijn dan 25 Mb. Voor 10 dollar per maand kunnen bestanden van 1Gb worden opgeslagen en is de totale opslag 10Gb.
De versie voor bedrijven kost 15 dollar per maand, per gebruiker. Dit abonnement maakt van Box.net meer een online collaboration tool. De kosten voor de Enterprise-editie zijn op aanvraag.
Eindoordeel online software Box.net
Vooral de mogelijkheid van Software as a Service Box.net om een map te embedden op een blog is onderscheidend. De mogelijkheid om reacties en taken toe te voegen aan bestanden is handig tijden het samenwerken. Samenwerken gaat echter niet heel makkelijk met Box.net omdat bestanden bijna altijd moeten worden gedownload en weer worden geüpload. Wanneer er samen aan teksten, spreadsheets of presentaties moet worden gewerkt is Google Docs, Zoho Docs of Microsoft Office Online eenvoudiger en sneller om te gebruiken.
Met de betaalde versie van Box.net hoeft het uploaden en downloaden niet meer door de plugin die de online hardeschijf in de Verkenner zet. Maar vergelijkbare diensten worden gratis aangeboden door bijvoorbeeld DropBox. Ook als collaboration software is Box.net het net niet helemaal. Daarvoor biedt het te weinig projectmanagement functionaliteiten.
Emiel (1984) is een freelance multimedia journalist. Hij heeft een achtergrond in de ICT en schrijft regelmatig over digitale ontwikkelingen voor websites en magazines.
Kees |
Persoonlijk vind ik je conclusies wel erg kort door de bocht. Box plaats zich tussen de 'Dropbox-achtigen' en de Sharepoint en Allfresco's en bevat veel essentiële functionaliteit die je als modern bedrijf nodig hebt, zonder de complexiteit van grotere DMS'en.
De grootste belemmering van een Dropbox (alleen maar files delen, beperkte beveiliging/ beheersbaarheid) heeft Box netjes opgelost. En de issues van een Sharepoint omgeving (te uitgebreid, beperkt multiplatform, beperkt offline te gebruiken etc) heeft Box ook standaard voorhanden.
Prima te overwegen als vervanger voor je fileserver en sharepoint/DMS omgeving zou ik zeggen
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
samenwerken, filesharing, project management, collaboration, opslag, hardeschijf, box.net
