Zelfstandigen en ondernemers die graag online willen samenwerken en bestanden willen delen zonder al te veel toeters en bellen zullen blij zijn met de aanpak van Box. Deze samenwerksoftware is net zo minimalistisch van opzet als haar naam. Met de gratis versie van Box kunnen gebruikers bestanden van maximaal 100 MB delen en over een opslagruimte van 5 GB beschikken. Het betaalde abonnement, waarmee bestanden tot 2 GB gedeeld kunnen worden met 1000 GB totale opslagruimte, kost $ 15,- per maand.
Registratie bij Box kan op eigen initiatief middels het opgeven van naam, e-mail en telefoonnummer of op uitnodiging, met naam en e-mail. Na registratie kan het gebruikersprofiel aangevuld worden met een avatar en aanvullende contactinformatie. Tijdens het testen van deze cloud computing tool slaagden wij er helaas niet in de tijdzone te veranderen. Deze bleef hardnekkig op een foutieve zone staan, die zelfs niet in overeenstemming met ons IP-adres was. Het testen verliep verder wel soepel in verschillende browsers, waaronder Google Chrome, Mozilla Firefox en Internet Explorer.
Wat kan samenwerksoftware Box allemaal?
Folders delen. Gebruikers maken in hun persoonlijke werkomgeving in Box een onbeperkt aantal folders aan. Per folder bepalen gebruikers welke collega's of klanten toegang hebben tot de folder. Instellen voor privégebruik is ook een optie. In de gratis versie maakt Box uitsluitend onderscheid tussen gebruikers die documenten mogen bewerken en gebruikers die documenten alleen mogen inzien. In de Business en Enterprise abonnementen zijn meer toegangstypen mogelijk zoals: Co-owner, Viewer Uploader, Previewer Uploader, Previewer en Uploader.
Taken toekennen. Van ieder bestand kunnen gebruikers taken afleiden en toekennen aan zichzelf of andere teamleden. Box heeft hiervoor een kalender geïntegreerd waarmee de datum geselecteerd kan worden, maar er kan geen tijdstip aan de taak toegekend worden.
Contacten importeren. Gebruikers kunnen contacten importeren uit Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook of bestanden in CSV-formaat. Nieuwe gebruikers hoeven dus niet handmatig hun bestaande contacten in te voeren.
Versiebeheer. Gebruikers kunnen meerdere versies van documenten bewaren en oude versies van documenten voor referentie downloaden. Een sterk punt van Box is dat de toegangslink tot het bewerkte document gelijk blijft. Een nieuwe versie van het document blijft dus gewoon beschikbaar op een reeds gedeelde toegangslink.
Reacties en discussies. Gebruikers kunnen reageren op iedere actie die op hun berichtenstroom langskomt. Discussies en reacties zijn altijd verbonden aan specifieke documenten of folders.
Integratie met Google Docs. Box biedt integratie met Google Docs en tientallen andere online software applicaties, zoals TeamLab, dankzij de vrij beschikbare API-key. Gebruikers kunnen Google Docs creëren in Box en, na het delen van de documenten met de technologie van Google, in de Box gebruikersinterface samenwerken aan de documenten.
Hoe gemakkelijk is Box in het gebruik?
De gebruikersinterface van Box is erg helder en tijdens onze test hoefden wij op geen enkel moment te zoeken naar een functie of een knop.
Het menu biedt de volgende opties:
Updates. Toont alle activiteiten waarbij de gebruiker betrokken is in een op Facebook lijkende berichtenstroom.
Files. Toont de folders en bestanden waartoe de gebruiker toegang heeft. Gebruikers kunnen bestanden sorteren op naam, datum en bestandsgrootte.
Contacts. Toont alle medewerkers (collaborators) en gasten.
Apps. Toont alle aan de Box account toegevoegde apps. Standaard wordt Box al met 9 apps uitgerust, waaronder Adobe Echosign, Docusign, Chatter, Gmail en diverse tools voor het bewerken van documenten en foto's in de Box interface.
My account. Geeft toegang tot het gebruikersprofiel en upgrade-mogelijkheden.
Box biedt helaas geen statistische informatie over het gebruik van de gedeelde bestanden. Een ander nadeel is dat Box uitsluitend in het Engels beschikbaar is. Wel scoort Box goed met de Customer Success Corner waar gebruikers toegang hebben tot tutorials, how-to video's, implementatie-instructies voor administrators, een FAQ en een knowledge base.
Box scoort ook erg goed met haar API. Iedere ontwikkelaar kan een API-key opvragen en daarmee de interactie tussen Box en andere software verbeteren. Hierdoor is Box goed te integreren met andere applicaties en beschikbaar voor mobiele platforms waaronder iPhone, iPad, Android, HP TouchPad en Blackberry PlayBook. De social media integratie is goed: Met de beschikbare apps kan er direct vanuit Box geplaatst worden op LinkedIn, Twitter en Facebook. Inloggen in Box is mogelijk via Google+.
Hoe veilig zijn mijn bestanden en contacten bij Box collaboration software?
Box garandeert 99,9% uptime en de communicatie met de Box online software verloopt via een https-beveiligde verbinding. De data is versleuteld met 256-bit SSL en Box heeft een SSAE 16 Type II rapport ontvangen.
Wat kost deze software voor online content delen?
Met de gratis versie van Box kan een onbeperkt aantal gebruikers maximaal 5 GB aan bestanden van maximaal 100 MB opslaan. Een upgrade naar 25 GB opslagruimte met een maximale bestandsgrootte van 1 GB kost $ 9,95 per maand. Het Business abonnement met 1000 GB opslagruimte met een capaciteit voor het uploaden van bestanden tot 2 GB kost $ 15,- per gebruiker per maand. Het Enterprise abonnement biedt onbeperkte opslagruimte. Voor een prijsopgave hiervan kan met Box contact opgenomen worden per telefoon. Het aantal gebruikers waarmee gebruikers bestanden kunnen delen is onbeperkt. Het gratis abonnement heeft als enige beperking dat niet meer dan 10 GB bandbreedte per maand gebruikt mag worden.
Eindoordeel content sharing software Box
Box biedt veel functionaliteiten voor een redelijke prijs. Vooral mobiele ondernemers die veel reizen en op locatie werken zullen de toegang tot Box met de vele apps voor mobiele toegang waarderen. ZZP'ers die geen behoefte hebben aan uitgebreide projectmanagementfunctionaliteiten, maar wel aan het delen van bestanden, is Box een prettige applicatie die erg makkelijk in het gebruik is. Wanneer de noodzaak tot aanvullende functionaliteiten zich voordoet, zijn er tal van CRM- en projectmanagement tools die te integreren zijn met Box, zoals Salesforce, TeamLab en BaseCamp. De functionaliteit van Box is beperkt, maar de software doet wat zij belooft op een prettige, gebruikersvriendelijke en veilige manier. Wij geven Box daarom 4 van de 5 sterren!
Saskia is freelance consultant Intelligente Systemen en informatiemanagement en ontwikkelt chat bots. Zij schrijft over haar bevindingen met de nieuwste technologieën op het gebied van Marketing, CRM, Data management en Samenwerkingstools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
