"De juiste keuze van online software vergt enige voorbereiding"
Software in de Praktijk met Jan Huisers
"Voor mijn werk heb ik veel met online software te maken en een groot aantal tools gebruik ik dagelijks. Ik probeer zo min mogelijk te printen en de software, mijn gereedschapskist, zo efficiënt mogelijk in te zetten. Daarnaast heb ik altijd een notitieblok bij me in de vorm van tweetnotebook.com." Aan het woord is Jan Huisers, adviseur op het gebied van veranderingsprocessen en ICT en trainer in online software tools.
De ondernemer is een groot voorstander van online software. "De beschikbaarheid, toegankelijkheid en vooral de kosten zijn echte pluspunten. Ik maak gebruik van meerdere devices en het werken daarop wordt door online software een stuk makkelijker. Ik hoef niet meer te checken of ik alle documenten bij me heb en maak ik me iets minder zorgen over back-ups."
Evernote
Als professional (Jan geeft onder andere workshops over online samenwerk tools en is adviseur op ICT gebied bij Syntens) gebruikt hij natuurlijk e-mail (Google apps). Maar ook Dropbox, Remember the Milk en Evernote. Deze laatste tool voor gespreksnotities, als vergaarbak van informatie en voor de scan van de visitekaartjes van relaties.
Social CRM tool
Daarnaast is de ondernemer zeer enthousiast over ConnectedHQ. "Dit is een social CRM tool die alle benodigde informatie haalt uit mijn Facebook-, Twitter- en Linkedin-accounts, maar ook uit Evernote en Google apps. Het is een centrale plek waar alles bijeenkomt. Daarnaast gebruik ik voor de facturatie Moneybird, Slideshare voor het delen van presentaties, Yammer voor de interne informatie van Syntens en Hootsuite voor de diverse social media stromen."
Online samenwerken in externe projectteams
Bij zijn klanten probeert hij in eerste instantie een stuk bewustwording voor online software te creëren. Waarom gebruik maken van Software as a Service? "Je ziet dat er wel al iets over bekend is en de eerste stappen zijn vaak het gebruik van e-mail en agenda. Daarna komt de stap dat mensen het wel heel handig vinden om documenten en informatie bij projecten bij elkaar te hebben, zeker als projectleden niet van één organisatie zijn. Door te laten zien wat de mogelijkheden zijn, zet je mensen aan het denken. Geen bijlagen meer mailen, maar deze delen via bijvoorbeeld Dropbox."
Betere garantie van beschikbaarheid mag best wat kosten
Voor zijn werk test hij veel nieuwe online diensten en daar zitten goede tools en minder complete tools tussen. "Je hebt veel software die gratis ter beschikking wordt gesteld. Toch ben ik van mening dat goede software best een bedrag per maand mag kosten als daarmee doorontwikkeling en beschikbaarheid meer gegarandeerd zijn."
Want over dat laatste punt zijn leveranciers volgens de ervaringen van Jan niet altijd even helder. "Zeker met toepassingen die volledig als SaaS-oplossing fungeren, dus helemaal niets lokaal op je computer en alleen toegankelijk via je browser, is een goede beschikbaarheid essentieel. Daarnaast is het niet altijd duidelijk wat er met jouw gegevens gebeurt en ook niet van wie de informatie is."
Koppelingsmogelijkheden
Een ander aandachtspunt is volgens Jan het importeren van gegevens. Dit is niet altijd mogelijk waardoor sommige software-oplossingen op zichzelf staande producten worden. "Dit is niet altijd ernstig, maar zeker bij online bestel-, order- en facturatiesystemen wil je een goede procesflow hebben. Ik merk dat de integratie wel steeds beter wordt en dat die toepassingen ook een steeds betere werking krijgen."
De juiste software kiezen
Door het enorme aanbod aan online software kan de ondernemer zich goed voorstellen dat het niet altijd makkelijk is de juiste tool te selecteren. "Het is een komen en gaan van online tools. Maar laat je hierbij niet van de wijs brengen. Maak voor jezelf, of voor de organisatie, een overzicht van de functionaliteiten en wensen waaraan de software moet voldoen. Kijk in je dagelijkse werkzaamheden wat je mist in de efficiency en wees kritisch. Lees recensies, op CloudTools bijvoorbeeld, en volg personen en andere websites die zich hiermee bezig houden."
Bedrijfsvoering buiten de deur
De ondernemer raadt ook aan goed te kijken naar de organisatie die achter de software zit. "Je zet toch een groot stuk van je kritische bedrijfsvoering buiten de deur. Wees je hier bewust van. Ga vervolgens proberen en testen. Ik heb zelf een testdomein waarmee ik applicaties en software kan testen, zonder dat hier live gegevens voor gebruikt worden. Voor mijn klanten werkt dit zeer prettig. want uiteindelijk moet de software een ondersteuning zijn en geen last."
Jan Huisers begeleidt veranderingen bij automatiseringsprocessen en zorgt daarbij dat organisatie en techniek in balans zijn. Daarnaast helpt hij als adviseur bij Syntens ondernemers bij groei en innovatie op het gebied van ICT in brede zin en geeft workshops over online tools waardoor je slimmer kunt samenwerken.
Fieke is freelance vertaler en schrijver en gespecialiseerd in ICT-gerelateerde producten. Zij heeft een Informatica-achtergrond en houdt zich ook bezig met nieuwsredactie. Zij is sitemanager en eindredacteur van CloudTools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online backup, bestanden delen, hosting en security.
Tags:
dropbox, moneybird, google-apps, yammer, evernote, remember the milk, slideshare, hootsuite, social crm, rtm, jan huisers, connectedhq
