Workbooks CRM is online software voor customer relation management oftewel relatiebeheer en sales. De basisversie tot 2 gebruikers is gratis, voor meer functionaliteiten en extra gebruikers dient betaald te worden (vanaf £ 19,- per gebruiker). De software is van Engelse origine en geheel in het Engels. Er is geen Nederlandse versie of taalmodule beschikbaar.
De leverancier communiceert open en duidelijk met haar klanten over de gewenste en de daadwerkelijk te leveren functionele uitbreidingen of verbeteringen. Zelf pretendeert Workbooks.com dat 98% van haar klanten jaarlijks het abonnement verlengt en de leverancier poogt dat percentage voor de komende jaren te handhaven of zelfs te verhogen. Dat belooft veel goeds. Een veel gehoorde klacht over cloudsystemen en/of -leveranciers is dat 'de afstand tussen gebruiker en leverancier zo groot is'. Dus juist deze houding wekt natuurlijk interesse.
Wat kan er met Workbooks CRM?
Workbooks presenteert zich als een uitgebreid en functioneel goed gevuld CRM systeem met de eigenschappen duidelijk per module ingedeeld. De belangrijkste onderdelen in deze online software zijn:
Sales
Contactpersonen- en organisatiebeheer
Taken en activiteiten uitzetten
Leads en opportunities beheren
Forecasting: omzet prognotisering
Offertes omzetten in PDF
Contractbeheer (optie)
Marketing
Webleads voor het verzamelen van leads via het web
Marketingcampagnes plannen en budgetteren
Integratie met Google Analytics
Email templates (huisstijl)
Email marketing en opt-out
Customer support
Case management
Web2case: klanten toegang tot hun eigen dossier verstrekken
Uitzetten van opvolging en takenbeheer
Order fulfilment
Verkoop- en inkoopopdrachten omzetten in PDF en versturen
Leveranciersbeheer
In- en verkoopprijsschema's
Boekhouding
Ondersteuning voor meerdere valuta (optie)
Ondersteuning voor verschillende werkmaatschappijen (optie)
Als ondersteuning voor nieuwe gebruikers wordt middels een duidelijk aanbod van video's de belangrijkste "How to's" getoond. Overigens zijn de meeste niet nodig omdat de gebruikersinterface behoorlijk voor zichzelf spreekt.
Een app voor de smartphone of mobiele website is nog niet beschikbaar, maar deze staat wel op de planning. Overigens is het interessant om te zien hoe open de leverancier communiceert met (potentiele) gebruikers over de gevraagde functionaliteiten en de roadmap van de uit te brengen releases. Ook mooi is de integratie met een email dropbox functie: alle e-mail die hierheen gestuurd wordt (bijvoorbeeld via de CC) wordt gelogd in het CRM en voor zo ver mogelijk gekoppeld aan het juiste record (dit heeft dus niets te maken met de Dropbox bestand opslagdienst!).
Hoe veilig is deze tool voor online releatiebeheer?
Het systeem werkt via SSL en de software wordt gehost op twee geografisch gescheiden gedupliceerde datacenters zodat bij uitval van het ene data center de software en de data alsnog automatisch bereikbaar zijn via het andere data center. Verder werkt de leverancier volgens de ISO27001 normering wat staat voor een standaard in beveiliging van informatie. Er wordt een uptime van 99,5% geboden op de betaalde abonnementen. Voor de gratis versie wordt geen uptime gegarandeerd.
Is Workbooks betaalbaar?
Het prijsmodel is redelijk uitgebreid en misschien wel een beetje (te) complex: er worden bij de 2 betaalde abonnementsvarianten veel standaard functionaliteiten geboden, maar er zijn ook plug-inswaarvoor apart £ 3,- per stuk per gebruiker per maand extra betaald dient te worden. Denk hierbij aan een 'Outlook connector' of het kunnen werken met meerdere verschillende valuta of met en namens verschillende bedrijven (bijvoorbeeld bij verschillende werkmaatschappijen) in het systeem te kunnen werken. Dit wekt misschien het idee dat er snel allerlei kosten bijkomen. Liever zien we een wat eenvoudiger model.
De gratis versie is bruikbaar tot en met 2 gebruikers. Daarop volgt de CRM versie voor £ 19,- per gebruiker per maand. De meest uitgebreide versie (Business) kost £ 39,- per maand. Het is wel bijzonder dat sommige functionaliteiten wel in de gratis en de Business versie zitten, maar niet in de CRM versie, zoals ondersteuning voor verschillende BTW-percentages. Upgraden van de betaalde naar de CRM versie kan dus resulteren in het verdwijnen van sommige functionaliteiten. Zijn dit vereiste functionaliteiten, dan dient er dus gelijk twee abonnementsstappen ge-upgrade te worden. En ook al worden de prijzen genoemd per maand, er wordt wel per jaar vooraf afgerekend.
Eindoordeel CRM software Workbooks
Workbooks CRM voldoet meer dan prima. Het ietwat complexe prijsmodel voor de abonnementen kunnen we als enig minpuntje aanmerken. De focus op de klanten van Workbooks en de duidelijke communicatie en participatie met haar gebruikers geven Workbooks CRM toch echt een pluspunt.De leverancier heeft goed begrepen waar het om draait: de klanten en gebruikers.Daarom beoordeeld met een half puntje extra op de daarvoor toch al beoogde 4.
Onno la Roi is Testmanager bij De Testmanager BV: voor ondersteuning bij softwaretesten. Zijn ervaring in het testen en reviewen is de basis voor zijn inzet voor CloudTools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online CRM, eCRM, relatiebeheer, support, marketing en sales software.
Tags:
