WPB,26609,saas-crm
CloudTools
Vorige
Volgende

Print pagina E-mail alert Rss feed

Review WhiteWorks: krachtige online CRM software




Review WhiteWorks: krachtige online CRM software
Eindoordeel
Sterren: 4
Functionaliteiten
Sterren: 4
Gebruikersgemak
Sterren: 3
Data & Beveiliging
Sterren: 4
Kosten
Sterren: 4
Het Nederlandse WhiteWorks maakt al vanaf 2007 bedrijfssoftware en dat is te merken aan het gelijknamige online product. WhiteWorks zit degelijk in elkaar en biedt de belangrijkste functies voor het totale ordertraject, van offertefase tot en met facturering en verdere financiële afhandeling van orders. Het feit dat deze functies bij elkaar in één online pakket zitten, is het sterke punt van WhiteWorks.

Aanmelden voor een proefperiode van 30 dagen is kinderlijk eenvoudig: e-mailadres opgeven, een wachtwoord verzinnen, een domeinnaam opgeven en de branche waarin het bedrijf actief is, zijn alle handelingen die hiervoor nodig zijn. WhiteWorks vult de database automatisch met gegevens die zijn gebaseerd op de gekozen branche. De dertig dagen proeftijd zijn verder geheel vrijblijvend. Creditcard of andere financiële gegevens hoeft gedurende deze periode niemand te verstrekken. WhiteWorks heeft een demo-omgeving klaar staan die al rijkelijk gevuld is met informatie, zodat de logica van deze Software as a Service (SaaS) iets eenvoudiger is te doorgronden.

Wie met eigen data aan de slag wil, wist de demo-omgeving letterlijk met één druk op de knop. WhiteWorks is dan ontdaan van alle demodata en klaar voor het echte werk. Nieuwkomers hoeven niet alle informatie met de hand in WhiteWorks te zetten: het online programma importeert de zakelijke relaties eenvoudig via een CSV-bestand. De indeling die daarvoor nodig is, staat in een voorbeeldbestand dat te downloaden is vanuit WhiteWorks. Dat zijn details die gebruikers ongetwijfeld weten te waarderen, net als een API om overige bedrijfssystemen aan WhiteWorks te koppelen.

WhiteWorks biedt veel functies voor bedrijfsvoering

Deze online dienst biedt zoals gezegd alle belangrijke functies voor het afhandelen van orders. WhiteWorks toont ze allemaal in een menu dat altijd in beeld blijft: taken, relaties, offertes, opdrachten, facturen, contracten, uren, producten, rapportages en medewerkers. De belangrijkste functionaliteiten hiervan zijn:
  • Offertes. Module om offertes aan te maken die zijn opgemaakt in de eigen huisstijl. Geheel van de grond af opbouwen van een offerte is mogelijk. Iedere offerte kan worden opgeslagen als een basisofferte, wat handig is voor veel voorkomende opdrachten. WhiteWorks biedt de mogelijkheid om een offerte met een druk op de knop om te zetten in een opdracht, of met een andere druk op de knop er een factuur van te maken. WhiteWorks tovert indien gewenst een voorvertoning van de offerte tevoorschijn. Als de offerte naar wens is, verstuurt WhiteWorks deze per e-mail naar de potentiële klant, of maakt er een afdruk van.
review_whiteworks_offertes
  • Taakbeheer. Overzicht van taken en de status waarin ze verkeren: 'nog te doen', 'mee bezig' of 'gepauzeerd'. De taken hangen nauw samen met de opdrachten die in het systeem staan en aan welke medewerker de taken zijn toegekend. Iedere werknemer heeft zijn eigen overzicht van taken. De systeembeheerder heeft uiteraard het totaaloverzicht. Als het geheel van opdrachten, taken en uren die eraan zijn gewerkt goed is ingericht en nauwgezet wordt bijgehouden, krijgt WhiteWorks met deze samenhang van opdrachten, taken en uren projectmanagement-achtige trekken.
review_whiteworks_taakbeheer
  • Facturering. Module om facturen te maken. Net als bij de offertes is het mogelijk om van de grond af een factuur aan te maken, maar ook vanuit een opdracht of een offerte. Ook hier zijn de facturen keurig netjes in de eigen huisstijl op te maken (vanuit Microsoft Word, erg handig), is een voorvertoning beschikbaar, verstuurt WhiteWorks de factuur desgewenst per e-mail naar de opdrachtgever, of maakt er een afdruk van. De financiële administratie en/of boekhouder wordt waarschijnlijk blij van de optie om de gegevens via een Excel-bestand te exporteren naar het boekhoudkundige systeem.
review_whiteworks_facturering
  • Relatiebeheer. Overzicht van alle klanten en bedrijven waar zaken mee wordt gedaan. WhiteWorks houdt netjes bij of er bijvoorbeeld nog facturen open staan en toont dit ook bij de individuele relaties. Natuurlijk bevat WhiteWorks alle standaardinformatie over een klant, zoals naam, adres, woonplaats en contactinformatie. Daarnaast is het mogelijk om voor een klant specifieke informatie op te geven, een afwijkend tarief bijvoorbeeld, of een afwijkende workflow, bijzondere wensen van deze opdrachtgever, enzovoort.
review_whiteworks_relatiebeheer
  • Rapportages. Veelal grafische overzichten van belangrijke informatie over de bedrijfsvoering, zoals openstaande facturen en hoe lang ze al open staan, de omzet en hoe deze is opgebouwd per productgroep, soort opdracht enzovoort en de trends in de omzet. WhiteWorks introduceert na de zomer de mogelijkheid om binnenkomende facturen ('inkoop') te verwerken in het systeem, waardoor de rapportages meer detail krijgen.
review_whiteworks_rapportages

WhiteWorks blijkt degelijk alles-in-één-systeem

Laat er geen misverstand over bestaan: WhiteWorks heeft veel te bieden en het kost tijd om dat allemaal onder de knie te krijgen. De vraag of deze online software gebruikersvriendelijk is, kan daardoor met een gematigd positief oordeel beantwoord worden. Het is even wennen, maar dan werkt WhiteWorks over het algemeen prima en zitten er veel functies in die offreren, facturering en relatiebeheer gemakkelijk maken. Er zijn wel een paar zaken die tijdens de test zijn opgevallen: waarom moet er steeds eerst op de knop 'Bewerken' worden gedrukt voordat informatie aangepast of ingevuld kan worden? De meeste systemen werken andersom: na inloggen is wijzigen direct mogelijk en is er een knop 'Opslaan' om de informatie veilig te stellen. En het invullen van gegevens van een relatie zit ook nog niet optimaal in elkaar. Sommige velden die verplicht zijn om in te vullen, staan in andere tabbladen, waardoor een gebruiker foutmeldingen krijgt over velden die hij in eerste instantie niet eens ziet.

WhiteWorks claimt zelf overal en altijd beschikbaar te zijn. Strikt genomen klopt dit wel, want de online dienst is vanaf ieder apparaat met internetverbinding te bereiken. Er zijn zelfs specifieke apps beschikbaar voor iOS (iPad en iPhone) voor het werken met WhiteWorks. De geteste versies op een iPad 2 en een iPhone 4 overtuigen echter nog niet. Het is mogelijk om uren te schrijven en die worden ook keurig in de database van WhiteWorks gezet, maar de navigatie is niet intuïtief. Met een iPad inloggen op de normale website is helaas ook geen optie, want de website is niet responsive en blijkt te groot voor de resolutie van een iPad 2, waardoor delen van de interface verborgen blijven voor de gebruiker. In de huidige vorm zijn de mobiele apps vooral geschikt om altijd en overal de boel in de gaten te houden en doen ze een beetje afbreuk aan de degelijkheid van WhiteWorks zelf.

Navraag leert overigens dat WhiteWork hard werkt aan het 'responsive' maken van de website en dit op zo kort mogelijke termijn wil doorvoeren.

Hoe veilig is mijn data bij WhiteWorks?

WhiteWorks besteedt relatief veel aandacht aan het onderwerp 'veiligheid' op de website. Ze zijn blijkbaar tevreden over de manier waarop ze omgaan met de data van hun klanten, en niet onterecht: De communicatie van en naar de servers van WhiteWorks verloopt via een met 256-bit versleuteling beveiligde SSL-verbinding. De servers van WhiteWorks staan achter een firewall en worden dagelijks gecontroleerd op zaken die de veiligheid in gevaar zouden kunnen brengen. Iedere klant heeft een eigen database, waarvan iedere dag een back-up wordt gemaakt die op twee fysiek gescheiden locaties wordt opgeslagen. Specifieke informatie over de uptime verschaft WhiteWorks niet. De servers staan in Nederland en dat betekent dat bij wet is geregeld dat de data op die servers niet zomaar kan worden ingezien door de overheid.

Wat kost deze online software?

De kostenstructuur van WhiteWorks is het toonbeeld van eenvoud. Voor beide versies geldt dat de eerste maand gratis is, het contract maandelijks kan worden opgezegd, gebruikers beschikken over support per telefoon en e-mail, er 1 GB opslagruimte beschikbaar is voor iedere gebruiker en een onbeperkt aantal relaties, offertes, facturen, opdrachten en contracten aangemaakt kunnen worden. WhiteWorks kost € 25,- per maand voor iedere gebruiker voor de eerste drie gebruikers en vanaf de vierde gebruiker € 10,- per maand per gebruiker.

Eindoordeel WhiteWorks

De Nederlandse online software WhiteWorks zit degelijk in elkaar, biedt veel functies voor een schappelijke hoeveelheid geld en is na enige gewenning beslist niet lastig in gebruik. WhiteWorks geeft op de website zelf aan met deze online CRM-software op het MKB te mikken. Gezien de vele mogelijkheden die deze clouddienst biedt, is toch te verwachten dat vooral de bovenkant van het MKB (de grotere bedrijven zeg maar) geïnteresseerd zal zijn in WhiteWorks. Voor bedrijven en éénpitters met een beperkt aantal klanten en opdrachten per maand lijkt WhiteWorks ondanks de krachtige functies een overkill.


TagsTags: projectbeheer, urenregistratie, offertes, customer relation management, facturering, whiteworks
Robert Hertogs

Over Robert Hertogs:


Robert Hertogs is eigenaar van 2function en specialist in WordPress en functioneel ontwerp van websites. Robert is technisch bedrijfskundige, heeft een redactionele achtergrond en blogt over internet, technologie, software en webapps.



Laatste Reviews: CRM

Review Polldaddy: online enquetes maken en afnemen via iPad en iPhone Review Polldaddy: online enquetes maken en afnemen via iPad en iPhone
  Review Intercom: gedetailleerd relatiebeheer voor online klanten Review Intercom: gedetailleerd relatiebeheer voor online klanten
Review Casengo: eenvoudig op te zetten online supportsysteem Review Casengo: eenvoudig op te zetten online supportsysteem
  Review Ecwid: supersnel professionele webshops bouwen Review Ecwid: supersnel professionele webshops bouwen

Lees al onze reviews over online software en SaaS in de categorie: CRM
Overzicht leveranciers online software en SaaS in de categorie: CRM

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Populaire tags

urenregistratie, offertes, customer relation management, projectbeheer, facturering, whiteworks


Zoek online software





  
Stichting EuroCloud Nederland

Keurmerk E-factureren
  
SaaS 4 Channel    

Cloudprovider.nl