Met de online software Timelog Project kunnen organisaties projecten beheren, uren schrijven en factureren waarbij urenregistratie centraal staat. Met de tijdregistratie module Tracker kunnen medewerkers de bestede uren vrij accuraat (laten) registreren. Daarnaast is de software uitgebreid met diverse modules waaronder CRM en Helpdesk. Aan standaard managementrapportages is geen tekort. Het goedkoopste abonnement (Team) is beschikbaar voor 8 euro per gebruiker per maand. Met de duurdere versies, Business en Enterprise, is de software ook op mobiele apparaten te gebruiken.
Het registreren voor het gebruik van de trial versie van TimeLog Project (Team editie) via de website van TimeLog is eenvoudig. De trial versie van 30 dagen moet wel tijdig opgezegd worden, anders wordt deze periode in rekening gebracht. Tijdens de registratie voor de testversie wordt dit echter niet genoemd.
Welke functionaliteiten bevat TimeLog Project?
De online software bevat meer functionaliteiten dan de naam doet vermoeden. TimeLog Project bevat namelijk naast Projectbeheer, Tijdregistratie en Facturatie ook diverse andere modules zoals CRM en Helpdesk. Na het inloggen wordt het volgende dashboard getoond:
De volgende modules zijn het meest in het oog springend:
Projecten. Vanuit dit menu kunnen nieuwe projecten aangemaakt en bestaande projecten opgezocht worden. Na de keuze voor de optie Nieuw Project wordt het onderstaande scherm geopend:
Binnen de online software wordt de term Termijnen (Installments) gebruikt voor het vastleggen van de diverse projectactiviteiten. Elke termijn heeft onder andere een begin- en een einddatum, één of meerdere medewerkers en kan wel of niet gefactureerd worden. De wijze van factureren wordt ook op dit niveau vastgelegd. Denk hierbij aan fixed price en nacalculatie.
CRM. Aan projecten kunnen relaties gekoppeld worden. Dit zijn de (potentiële) opdrachtgevers. Bij het aanmaken van een nieuwe relatie is het mogelijk een relatietype aan te geven. Deze types zijn op instellingenniveau vrij definieerbaar. Denk hierbij aan prospects, klanten et cetera.
Het is ook mogelijk sales activiteiten zoals verkoopkansen te registreren.
Urenregistratie. Het schrijven van uren op projectactiviteiten kan semi-automatisch of handmatig. TimeLog Project bevat de handige functionaliteit TimeLog Tracker. Hiermee registreert de online software de bestede uren voor de medewerker en koppelt deze direct aan de activiteit.
Handmatige registratie van uren gebeurt in het weekoverzicht. De uren worden hier handmatig ingeklopt en weggeschreven.
Facturering. Dit onderdeel binnen de online software zorgt voor het factureren van de verschillende projectactiviteiten. Dit kan op basis van voorgedefinieerde termijnen of op basis van nacalculatie. De functionaliteiten voor het aanmaken van creditnota's en betalingsherinneringen ontbreken niet.
Rapportages. TimeLog Project bevat veel rapportages, met name op de gebieden Project, Uren, Facturatie en Klanten. Op diverse plekken in de online tool is het mogelijk de data te exporteren naar Excel of PDF.
Hoe is het gebruiksgemak van de online projectmanagement software?
TimeLog Project is een uitgebreid software systeem, maar verliest wat punten op gebruiksvriendelijkheid. Het dashboard mist overzichtelijkheid en structuur door de vele uitklapmenu's. De makers lijken zich hiervan bewust en hebben aan de rechterkant van het scherm een geïntegreerde user guide ingebouwd. Bij het opstarten van sommige functionaliteiten loopt de tool vast en dit is best storend. Helaas is de online software niet in het Nederlands beschikbaar. De functionaliteit TimeLog Tracker is daarentegen een fraaie functionaliteit die een hoop goed maakt.
Hoe veilig is de online software
Toegang tot TimeLog Project loopt via een beveiligde SSL verbinding. De leverancier werkt samen met VeriSign wat betreft deze SSL-encryptie. De online software heeft een uptime van 99.98%. De tool kan dusdanig geconfigureerd worden dat toegang alleen via bepaalde IP-nummers verleend wordt. Elke nacht vinden er back-ups van de data plaats. De opslag van deze back-ups gebeurt op een andere locatie dan de servers van TimeLog. Bij afname van het Business abonnement wordt een API beschikbaar gesteld voor het koppelen van de software aan externe applicaties.
Wat zijn de kosten?
De makers van TimeLog Project hanteren drie verschillende abonnementen. Team dat 8 euro per gebruiker per maand kost en een maximum van 10 gebruikers kent. Business kost 26 euro per gebruiker per maand en Enterprise35 euro per gebruiker per maand. De genoemde prijzen bij de abonnementen Business en Enterprise zijn gebaseerd op 20 gebruikers, zonder additionele extensies. Het verschil tussen Business en Enterprise zit met name in de ondersteuning en de mogelijkheid de software ook op mobiele apparaten te gebruiken. Voor een exacte prijsopgaaf moet contact opgenomen worden met TimeLog. Op de website is een totaaloverzicht van de prijzen inclusief de bijbehorende functionaliteiten te vinden.
Eindoordeel TimeLog Project
TimeLog Project is een online urenregistratie tool waarmee gebruikers onder andere projecten en relaties kunnen aanmaken, uren kunnen registreren en facturen kunnen opmaken. Dit geeft de online software het imago van een totaaloplossing. Echter, alles draait om de registratie van uren en de overige functionaliteiten zoals Projecten en CRM zijn geen volwaardige modules. Het gebruiksgemak is een aandachtspunt voor de makers en hier valt nog wel wat te winnen. De beveiliging van data is goed te noemen. De filosofie een totaaloplossing aan te bieden is redelijk vergelijkbaar met die van WORKetc.
Alexander is eigenaar van Houthuyse Consultancy en adviseur/trainer van de afdeling Informatiemanagement & ICT bij een landelijk kenniscentrum. Implementaties van bedrijfsbrede software oplossingen (ERP) bij organisaties in de opleidingsbranche vormen de basis van zijn ICT achtergrond. Daarnaast houdt hij zich bezig met website en webshop ontwikkeling, Open Source CMS en Internetstrategie.
What a great review - we are honered! :-)
We have a couple of corrections though, which is listed below for the sake of future users ;-)
1: The mobile devices you will need to use is phones with touch screens (smartphones). Other devices such as PDA's and mobile phones without touch screens are not able to use the TimeLog app. This statement might not be clear enough and we will address this matter asap.
2: The Team-trial will not bill you automatically after 30 days. That is because you don't need to register your credit card by the beginning of the trial. This little snippet is taken from the homepage:
"Review your order and accept terms to complete your order. Your trial is free for 30 days. We will contact you before the end of the trial period, and if you decide to keep your account open past the trial period you will be charged EUR 8 per user/month for the service."
We understand, though, that some may be confused when reading it, and we are now aware of the matter and will adress it accordingly.
3: The Business and Enterprise versions work with these types of projects:
Fixed Price Projects, Fixed Price Phases, Time&Material. Team will only handle T&M though.
4: Difference between Business and Enterprise is that Enterprise includes:
a. Departments
b. Skills
c. Sandboxed test environment
d. Unlimited support
5: Both Business and Enterprise include access to the API without extra costs. The Team-version does - as previous mentioned - not offer access to the API.
Thank you for your time and great effort in writing explaining the content of TimeLog Project in this blogpost - we hugely appreciate it! :-)
Best regards
TimeLog.com
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online CRM, eCRM, relatiebeheer, support, marketing en sales software.
Tags:
projectmanagement, factureren, urenregistratie, timelog project, timelog tracker, timelog
