Met Help Scout kan een gedeelde e-mail inbox beheerd worden. Verschillende collega's kunnen zo samen binnenkomende e-mails beantwoorden en opvolgen. Denk hierbij aan een info@bedrijf.nl adres of een support mailbox. Vaak wordt een dergelijke mailbox gemonitord door iemand van de receptie, terwijl na screening van de e-mail deze meestal door een andere collega verder opgepakt en/of gemonitord dient te worden.
Help Scout lijkt hiervoor de oplossing door de gebruikers te helpen de communicatie te stroomlijnen en zo als het ware een helpdesk of eigenlijk servicedesk in te richten. De leverancier claimt dat de software binnen 4 minuten geconfigureerd is en de gebruiker aan de slag kan gaan. Dat klinkt zo aantrekkelijk dat dit natuurlijk gelijk geprobeerd dient te worden!
Wat kan er met Help Scout?
Gedeelde inbox beheren. Het systeem werkt met een forward-optie. Het logt dus niet direct in op de betreffende mailbox, maar vraagt de gebruiker de mailbox te laten forwarden naar een specifieke mailbox bij Help Scout.
Notificaties via e-mail. Help Scout attendeert gebruikers op praktisch elk mogelijke statusupdate. Dit voorkomt het onnodig CC-en of BCC-en in e-mails.
Elimineren van dubbele reacties. Help Scout waarschuwt gebruikers mochten er twee of meer gebruikers tegelijkertijd een melding oppakken of beantwoorden. Binnenkomende e-mails ontglippen niet aan de aandacht. Er is geen status gelezen/ongelezen. Zolang een e-mail nog niet opgevolgd is, blijft deze bovenaan de lijst staan. Het is dus niet mogelijk dat een e-mail gelezen wordt en dus de status 'nieuw' verliest, zonder dat er actie op is ondernomen.
Status van gedelegeerde e-mails volgen. Een conversatie kan met een klik worden toegewezen aan een collega, maar kan qua opvolging gemonitord blijven worden. Zo wordt voorkomen dat de controle op de conversatie verloren gaat.
Rapportages. Geven inzicht in de statistieken per gebruiker, gemiddelde response- en behandeltijd, mailboxgebruik of bijvoorbeeld de meest gebruikte tags.
Hoe gebruiksvriendelijk is Help Scout?
Help Scout heeft een erg duidelijke en fijne interface. De e-mail inbox software toont een heldere opeenvolging van de conversatie. Ook de menu-indeling is eenvoudig en duidelijk opgezet. Inderdaad kan er binnen een paar minuten na de aanmelding van het proefabonnement al gestart worden met het beheren van binnenkomende e-mails.
Hoe veilig is deze online crm software?
Help Scout wordt gehost bij Amazon en Voxel.net. Er wordt gebruik gemaakt van New Relic software monitors om de applicatie te monitoren en in shape te houden. De applicatie zelf werkt via SSL. Helaas wordt er verder niks vermeld over de gegarandeerde uptime en overige beveiligingsmaatregelen. Overigens wordt wel duidelijk uitgelegd hoe de leverancier uit Boston met de privacy van de gegevens omgaat.
Is Help Scout betaalbaar?
Help Scout kent een proefperiode van 15 dagen. Dit is korter dan de reguliere 30 dagen, maar aan de andere kant is binnen relatief korte termijn te beoordelen of dit pakket voldoet aan de wensen van de gebruiker. Na deze periode kan worden gekozen voor een basisversie voor 3 gebruikers van $ 35,- per maand of een standaardversie voor 5 gebruikers voor $ 75,- per maand. Elke extra gebruiker kost $ 15,- per maand. Indien de gebruiker niet tevreden is, wordt er geld terug beloofd. Er is ook een Free forever plan, voor 3 gebruikers op 1 mailbox. Deze heeft als beperking dat er geen rapportages zijn en elke uitgaande e-mail wordt voorzien van een Help Scout logo met hyperlinks naar de applicatie om zo de klanten van de Help Scout gebruikers te verleiden ook klant te worden.
Eindoordeel Help Scout
Help Scout is werkelijk een heel mooi product. Simpel, snel aan de slag, duidelijke interface en voor de niet te veeleisende gebruiker zelfs gratis! Het is jammer dat er (te) weinig informatie is omtrent de beveiliging van de applicatie en de data, daarom blijft de beoordeling hangen op een 3.
Onno la Roi is Testmanager bij De Testmanager BV: voor ondersteuning bij softwaretesten. Zijn ervaring in het testen en reviewen is de basis voor zijn inzet voor CloudTools.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online CRM, eCRM, relatiebeheer, support, marketing en sales software.
Tags:
