Evernote is een online opslagdienst met geavanceerde zoekfunctionaliteiten. Via online software, desktop applicaties en mobiele apps kunnen notities, afbeeldingen en bestanden worden opgeslagen. Evernote beschikt over tekstherkenning voor afbeeldingen die zelfs handgeschreven teksten doorzoekbaar kan maken.
Evernote is populaire Software as a Service (SaaS) om data in de cloud op te slaan. De meerwaarde ten opzichte van vele andere diensten die dataopslag aanbieden, is de goede zoekfunctie en de vele applicaties, plugins en koppelingen met andere (online) software en services.
Hoe werkt online software Evernote?
Evernote werkt met notebooks waarin notities worden gemaakt. Dit zijn teksten, snapshots van webpagina's, foto's die gemaakt zijn met mobiel, gescande documenten of bestanden. Iedere note kan uit één of meerdere 'items' bestaan. Het is dus mogelijk om een foto te voorzien van een korte omschrijving, en daar ook een PDF-bestand bij te voegen. Bij iedere note kunnen verschillende tags worden toegevoegd.
Zoeken en vinden met Evernote
Met de SaaS die Evernote biedt is het kinderlijk eenvoudig om notitites online op te slaan, maar daardoor zou het lastig kunnen zijn om informatie weer terug te vinden. Gelukkig kent Evernote verschillende zoek- en ordersystemen:
Notebooks: Iedere notitie wordt in één notitieboek opgeslagen. Hierdoor kunnen bestanden overzichtelijk worden opgeslagen. Rekeningen bij rekeningen en de recepten bij recepten.
Tags: Door notes bepaalde tags te geven, kunnen vergelijkbare notities snel worden teruggevonden.
Attributes: Notities kunnen gefilterd worden op de datum (wanneer is iets gemaakt of aangepast), de bron (via e-mail, als snapshot, via het web aan Evernote toegevoegd) en type (PDF, afbeelding, tekst).
Zoekveld: Hiermee kan op tekst worden gezocht. Getikte notities, toegevoegde PDF-bestanden (alleen bij een betaald account) en afbeeldingen met herkenbare tekst worden doorzocht.
Het is ook mogelijk om een combinatie van de zoekfunctionaliteiten te gebruiken om snel bij een gezochte notitie in Evernote te komen.
Tijdens de test was het doorzoeken van handgeschreven notities niet heel erg succesvol (screenshot). Zoeken op het woord 'over' gaf een highlight op 'meng'.
De data die in de cloud van Evernote wordt opgeslagen, kan op verschillende manieren worden benaderd. Via de online software kunnen via de browser alle notities en boeken worden benaderd en doorzocht. Het zoeken door alle data kan soms wel even duren. Voor Windows en Mac OS X zijn er desktop-clients beschikbaar die data synchroniseert met de online opslag van Evernote. Hierdoor gaat het doorzoeken van notities vele malen sneller dan met de online software.
Ook handig zijn de vele koppelingen die andere online software en applicaties hebben met Evernote. Zo kan bijvoorbeeld een tweet naar Evernote worden gekopieerd of een handgeschreven Livescribe-notitie in de Evernote-cloud worden gezet.
Data en beveiliging van Evernote
De online software van Evernote maakt gebruik van een beveiligde (https) verbinding. Betaalde accounts maken ook gebruik van SSL encryptie. In zowel de gratis als betaalde versie is het mogelijk om notities te voorzien van een wachtwoord.
Wie gebruik maakt van een desktop-client download automatisch alle data die in de cloud van Evernote staat, ook wanneer notities gemaakt zijn met bijvoorbeeld een mobiele app. Momenteel is er geen officiële desktop client voor Linux-gebruikers.
Kosten Evernote
De SaaS Evernote is gratis te gebruiken. Een gratis account heeft een online opslag van 40 Mb per maand. Volgens de website is dit voldoende voor 19.000 geschreven notitites, 260 webclips of 400 foto's gemaakt met een mobiel. Met een premium abonnement van 5 dollar per maand (of 45 dollar per jaar) is er een limiet van 500 Mb per maand. De online software biedt dan ook de mogelijkheid om PDF-bestanden te doorzoeken en bovendien kunnen Microsoft Office documenten online geplaatst worden. Bekijk hier alle verschillen tussen een premium en gratis account.
Eindoordeel online software Evernote
Evernote heeft als doel het tweede geheugen van mensen te zijn, waar alles is opgeslagen en kan worden teruggevonden. En dat gaat héél goed met deze SaaS. De verschillende zoekfunctionaliteiten werken uitstekend, net als de tekstherkenning voor foto's (bij getypte documenten en krantenartikelen).
Wie de online software van Evernote gebruiken in de browser, zal niet optimaal gebruik kunnen maken van de dienst. De desktop-applicatie werkt toch sneller en makkelijker. Maar ook de mogelijkheid om via een mobiele App bij je online documenten te kunnen is ideaal.
Emiel (1984) is een freelance multimedia journalist. Hij heeft een achtergrond in de ICT en schrijft regelmatig over digitale ontwikkelingen voor websites en magazines.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online CRM, eCRM, relatiebeheer, support, marketing en sales software.
Tags:
