De Software as a Service (SaaS) Batchbook is interessant voor zzp-ers en kleinere organisaties die snel en eenvoudig relaties willen beheren en klanthistorie willen opbouwen. De social media integratie maakt het mogelijk activiteiten vanuit LinkedIn, Facebook en Twitter in Batchbook te tonen. Daarnaast kunnen contacten vanuit externe systemen via een importmodule in de online software geïmporteerd worden. Voor $ 14,95 per maand (het goedkoopste abonnement) is de online crm tool binnen handbereik.
Elk abonnement bevat alle functionaliteiten en kan voor een periode van 1 maand gratis getest worden. Echter, tijdens het aanmaken van een account is het opgeven van creditcard gegevens verplicht en de account moet ook binnen de proefperiode geannuleerd worden om ongewenste kosten te voorkomen.
Wat kan er met Batchbook?
Voor het gebruik van de Engelstalige online software is geen installatie nodig. Een stabiele internetverbinding is voldoende om Batchbook te gebruiken. Na het inloggen verschijnt een persoonlijk dashboard in beeld met diverse tabbladen.
Binnen het dashboard zijn de volgende secties interessant:
Quick Add: Met deze optie kunnen onder andere relaties, to-do’s en evenementen direct aangemaakt worden.
To-Do list: Aangemaakte taken worden verdeeld over 3 categorieën; Overdue (Achterstallig), Today (Vandaag), and Upcoming (Toekomstig). Een to-do kan onder andere toegewezen worden aan een collega en gekoppeld worden aan een relatie.
Sales overview: Deze pie chart toont alle deals in diverse statussen.
Twitter search: In deze sectie kan de gebruiker Twitter berichten opzoeken.
Batchbook bevat daarnaast de volgende tabbladen:
Contacts: Deze optie geeft alle gesynchroniseerde contacten weer. Nieuwe organisaties en individuen kunnen eenvoudig aangemaakt worden. Het aantal velden is wel wat summier en het koppelen van kenmerken aan organisaties of individuen werkt op basis van het toekennen van tags. Voor het importeren van contacten uit andere systemen moet eerst een CSV of vCard bestand vanuit het betreffende systeem gemaakt worden. Met de importmodule binnen Batchbook wordt dit bestand vervolgens handmatig geïmporteerd. Het wel of niet koppelen van één of meerdere tags aan de te importeren contacten en het wel of niet ontdubbelen en samenvoegen kan tijdens de import aangegeven worden.
Communications: Alle communicatieve uitingen en klantcontacten worden in dit tabblad geregistreerd. Belangrijke e-mails kunnen met een uniek en persoonlijk Batchbook adres (in de cc van een e-mail plaatsen) naar dit tabblad verzonden worden.
Calendar: Voor het inboeken van evenementen en zichtbaar maken van taken en klantcontacten.
Deals: Het registreren van acquisitie activiteiten wordt in de Engelstalige online software Deals genoemd en vormt de sales pipeline. Vanuit dit tabblad kunnen bestaande deals bekeken, gewijzigd en nieuwe deals aangemaakt worden. De statussen geven aan in welk stadium de acquisitie zich bevindt. Vastgelegde klantcontact-momenten zijn te koppelen aan een deal (deze worden vastgelegd in het tabblad Communications).
Social media integratie
Met een paar muisklikken is een connectie gelegd met de social media netwerken Facebook, Twitter en LinkedIn. Vervolgens is via de knop Search Social Network op de Batchbook-entry van een relatie te zoeken naar de social media accounts van die persoon. Eenmaal aangeklikt, kunnen alle activiteiten van de betreffende organisatie of persoon per netwerk getoond worden. Op de website van Batchbook staat een volledige lijst met screencasts (instructievideos), waarin helder wordt uitgelegd hoe de social media integratie werkt.
Het feit dat de leverancier zich met Batchbook met name richt op kleine ondernemingen en de integratie met social media netwerken hoog op de agenda heeft staan, wordt na het testen van de functionaliteiten bevestigd. Dit in tegenstelling tot de online software SugarCRM, die toch een sterke focus heeft op grotere organisaties en uitgebreidere functionaliteiten bevat.
App beschikbaar?
Batchbook is op smartphones met besturingssystemen iOS (Apple) en Android (Google) via een App benaderbaar. Voor Blackberry toestellen is nog geen App beschikbaar, maar wel een mobiele versie voor het gebruik van de SaaS via de webbrowser op de telefoon zelf. Deze is ook geschikt voor Palm, Windows Mobile en Opera Mini.
Gebruikersgemak van de e-CRM software
De Engelstalige interface van Batchbook is fraai en de functies zijn eenvoudig in gebruik. Het overzichtelijke dashboard is aanpasbaar en geeft direct inzicht in de meest gebruikte toepassingen. Echter, op willekeurige momenten verschijnen eerder gedeactiveerde secties spontaan weer in het dashboard. Het tagging systeem van Batchbook werkt wel uitstekend. Om foutieve invoer te voorkomen kunnen supertags (een tabel met voorgedefinieerde tags) ingezet worden. Via een importmodule kunnen relaties in de online software geïmporteerd worden en dat scheelt invoerwerk. De smartphone Apps (Android en iPhone) werken solide.
Beveiliging en koppelingsmogelijkheden van Batchbook
De online software draait op een beveiligde multiple-server omgeving, gehost en gemanaged door Rackspace. Deze provider garandeert een 100% netwerk uptime. Dagelijks worden back-ups van de data gemaakt en dit geldt voor alle abonnementsvormen. De gegevensoverdracht wordt beveiligd door SSL-technologie en data encryptie.
Relaties en contactpersonen kunnen vanuit andere systemen zoals Microsoft Outlook, LinkedIn, Gmail, Hotmail en Macintosh adresboek via een CSV of vCard bestand in Batchbook geïmporteerd worden. De SaaS kan tevens via een API gekoppeld worden aan onder andere Zendesk (helpdesk), Freshbooks (boekhoudsoftware) en Mailchimp (e-mailcampagnes).
Hoeveel kost de relatiebeheer tool met social media integratie?
De prijs hangt niet af van de afname van extra functionaliteiten, maar van het benodigde aantal gebruikers, de gewenste opslagcapaciteit en extra support-uren. De leverancier hanteert de volgende prijsstructuur:
NavyBlue:$ 14.95 per maand. 1 gebruiker 2 GB data opslag 2 uur 1-op-1 support.
DeepBlue:$ 29.95 per maand. Tot 5 gebruiker 5 GB data opslag 2 uur 1-op-1 support.
RoyalBlue:$ 49.95 per maand. Tot 10 gebruiker 10 GB data opslag 2 uur 1-op-1 support.
KingFisher:$ 69.95 per maand. Tot 20 gebruiker 25 GB data opslag 4 uur 1-op-1 support.
Indigo:$ 149.95 per maand. Tot 50 gebruiker ongelimiteerd4 uur 1-op-1 support.
Batchbook heeft een duidelijke indeling en bevat voldoende functionaliteiten voor het voeren van relatiebeheer. Het overzichtelijke dashboard is eenvoudig aanpasbaar, maar vertoont hier en daar wat kuren. Smartphone bezitters (Android en iOS) kunnen een Batchbook App downloaden. Batchbook is tevens via een API integreerbaar met andere online software als Zendesk, Mailchimp en Freshbooks. Het goedkoopste abonnement ($ 14,95 per maand) bevat alle functionaliteiten en dit is een pluspunt voor zzp-ers en kleine organisaties. Jammer dat het opgeven van creditcard gegevens voor het testen van de SaaS verplicht is.
Alexander is eigenaar van Houthuyse Consultancy en adviseur/trainer van de afdeling Informatiemanagement & ICT bij een landelijk kenniscentrum. Implementaties van bedrijfsbrede software oplossingen (ERP) bij organisaties in de opleidingsbranche vormen de basis van zijn ICT achtergrond. Daarnaast houdt hij zich bezig met website en webshop ontwikkeling, Open Source CMS en Internetstrategie.
Wegens onderhoud zijn de reactie's tijdelijk uitgeschakeld
CloudTools is het platform voor online software en tools. Lees reviews, testen, tips en nieuws over online CRM, eCRM, relatiebeheer, support, marketing en sales software.
Tags:
social media, crm, relatiebeheer, e-crm, online crm software, batchbook, batch book, batchblue
