"Overstap naar nieuwe online software is voor sommigen even wennen"
Online Software In de Praktijk - Felix Lepoutre
"Het liefste stap ik voor mijn werk helemaal af van e-mail, er zijn namelijk zoveel betere tools om mee te kunnen samenwerken. Maar aan nieuwe online software moeten anderen vaak even wennen, en dat vergt tijd", aldus Felix Lepoutre.
Felix is locatiemanager bij Igluu, een organisatie waarbij zzp’ers kantoor- en vergaderruimte kunnen huren en die de leden een inspirerende werkomgeving biedt. Igluu heeft locaties in Den Haag en Utrecht en groeit snel.
De limiet van e-mail
“Bij Igluu vinden we het heel belangrijk dat de kantoorlocaties ook onderling samenwerken en hun kennis delen. Om data te delen gebruiken we daarvoor Dropbox. En er wordt veel gebruik gemaakt van Google Apps, onder andere van Google Sites en Gmail." In dit laatste zou Felix voor zijn werk wel graag verandering aanbrengen.
“Er wordt zo veel heen en weer gemaild dat informatie soms moeilijk terug te vinden is. Nieuwe locaties lopen vaak tegen problemen aan waar andere locaties al mee te maken hebben gehad en waarover in het verleden al veel gemaild is. Om hierover informatie uit te wisselen, zijn mijns inziens betere tools beschikbaar, zoals Mindz.com."
Online samenwerken met een slimmere tool
Deze online collaboration suite is ontwikkeld door Cyberdigma, een bedrijf gelieerd aan Seats2Meet, waar Felix kennis heeft gemaakt met het meeting concept. Dit bedrijf faciliteert ontmoetingen en de daaruit voortkomende kennisdeling.
“Mindz.com is een soort wiki, forum en blog ineen waardoor intern gecommuniceerd kan worden. De kracht van mindz.com, en wat vaak ontbreekt bij andere online samenwerk software, is dat de kennis ook als het ware naar buiten gegooid kan worden. De meeste collaboration suits zijn intern gefocust, en niet naar buiten toe. Deze gratis software, een soort LinkedIn, maakt het makkelijker dat er zowel offline als online samengewerkt kan worden. Een lid kan seats inchecken, waarna er direct een profiel aan gekoppeld wordt. Het stelt ze in staat met anderen buiten de locatie te communiceren en zo de kennis ook tussen de locaties te delen."
Overstap e-mail naar speciale samenwerk tool vergt tijd
"Igluu groeit nu heel hard, waardoor we ons momenteel vooral concentreren op de operationele en commerciële aspecten. We zijn wel bezig met het testen en invoeren van Mindz.com. Maar de medewerkers en leden moeten nog even wennen. Het is een nieuw gereedschap, men ziet het nut ervan in, maar het is nog niet volledig ingebakken in de werkstructuur. En e-mail is zo vertrouwd voor de meesten. We maken ook gebruik van LinkedIn en steeds meer van Facebook en Twitter. Mindz.com komt wel".
Online software: geïntegreerde functies en de kritische massa
Persoonlijk maakt Felix vooral gebruik van de online software van Google. "Het mooie aan Google is dat het zo veel geïntegreerde functies heeft die aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Teksten schrijven in Google Docs, die mailen met Gmail, afspraken maken in Google Calender. Het is allemaal centraal en dat is handig."
Voorheen maakte Felix ook veel gebruik van Tungle.me, een mooie online tool om afspraken te plannen. "Maar deze online software mist waarschijnlijk een kritische massa, niet iedereen wil weer een nieuwe afspraken tool aanleren. En Google Calender biedt nu ook een mogelijkheid om je agenda te delen." Om to-do lijsten op te stellen, maakt Felix gebruik van Evernote en Wunderlist. En voor overzicht in zijn social media accounts gebruikt hij Tweetdeck.
Felix Lepoutre is locatiemanager bij Igluu, een full-service flexibele kantoorverhuurder. Daarnaast is hij medebedenker van Letmelinkyou, een app waarmee contacten uit verschillende social media samengebracht kunnen worden. Met als doel mensen met elkaar te verbinden.
Fieke is freelance vertaler en schrijver en gespecialiseerd in ICT-gerelateerde producten. Zij heeft een Informatica-achtergrond en houdt zich ook bezig met nieuwsredactie. Zij is sitemanager en eindredacteur van CloudTools.
Tags:
dropbox, online samenwerken, in de praktijk, google-apps, online collaboration, evernote, tweetdeck, seats2meet, mindz.com, igluu
